让人怦然心动的商务旅行

林星华

杂乱无章的房间和繁琐劳累的商务差旅听上去是2件毫不相关的事，直到日本收纳达人近藤麻理惠的出现，让人们意识到它们之间的潜藏关联。通过正确的方法整理收纳，舍弃不需要的物品，无论多么怕麻烦的人，都能让一个凌乱的房间变得让人怦然心动。同样，商务旅行也能技术创新、化繁为简，变得井然有序、轻松愉快。

传统的差旅方式迫使商旅人士在出发前进行繁杂的操作：多次手动检索航班和酒店信息，再分别进行预订，这个过程中还要反复输入个人信息和预订信息。终于将全部订单整合在一起，但打印的纸质订单并不能更改或实时提醒和更新。而这只是开始，更繁杂的事务接踵而来：出行前要递交内部审批申请；行程中要记得收集并保管纸质票据；行程结束后，还要整理零散的票据再进行报销申请。

现在，企业借助创新科技优化差旅与费用管理，围绕以下3点开始实施，真正实现简化商务旅行。

1.用智能APP预订航班、酒店和用车。全程简化差旅预定、报销和发票管理的流程，旅行期间实时接收航班动态，当有更好座位时能及时收到提醒。在一个平台上管理所有旅行计划，并实时掌控行程变化和优惠更新。

2.去繁从简的差旅管理。无论是商务差旅还是休闲旅行，系统通过一个平台连接员工所有差旅账户和奖励计划，减少花费在机票预订上的时间，完成流程的同时遵守公司政策。并且，公司还能自动掌握员工的位置信息，以便在需要时提供帮助。

3.报销流程自动化。无需再费力保管和整理大量纸质票据，员工可以用手机拍摄收据并实时上传，在旅途中自动提交电子票据。财务团队也能查看所有渠道的预定信息，帮助其更高效地管理费用并满足合规要求。

这些全新功能对千禧一代的商旅人士特别有吸引力，根据联合国世界旅游组织（UNWTO）最新发布的《世界旅游晴雨表》数据显示，预计到2020年亚洲千禧一代出国旅行支出将增加1.6倍，金额可达到3 400亿美元。

创新解决方案的另一个好处是，员工在旅途中时，公司能自动掌握其行程信息，实现对员工人身安全的远程保障。企业通过应用程序追踪可能影响差旅的外界因素，比如天气、区域动态、系统故障或其他风险，一旦出现问题，便能及时联系到相关员工，在必要时提供专家支持。

目前像SAP Concur这样的应用程序已能做到自动创建、排列和分类报销申请中的各项费用，自动化提交酒店、餐厅和交通的电子票据，或将供应商的信息和收据直接传到公司的费用报销系统。除了实现无纸化以外，系统还能为公司差旅推荐绿色低碳的出行方式。例如，旅行者可以根据碳排放量选择更环保的路线，租用节能车辆，选择高速铁路这样的交通工具，以更好地支持节能减排。

除了打造理想的商旅体验，SAP Concur移动应用还能显著提高公司财务控制力和工作效率。财务团队能查看到员工在所有渠道的差旅和费用信息，通过可視化数据清晰掌握全部支出，制定切实有效的合规制度并优化费用管理。另外，财务管理者可利用实时生成的财务报表，分析员工差旅需求，预判未来可能发生的的财务与业务挑战，准确及时地把握机遇，预防潜在风险。

据统计，亚洲商务旅行的增长速度是世界其他地区的2倍，中国就是世界最大的商务旅行市场，随着商旅需求的不断上升，如何应用前沿技术让员工从繁琐的差旅行程和费用管理中解脱出来，是管理者应该重点考虑的议题。希望SAP Concur可以协助更多中国企业尽快实现智慧高效的差旅与费用管理，化繁为简，让员工尽情体验财智商旅之美。