高效管理效率提升30%艾比森海外运营成功之道

周冉

打开公司内部网络，通过员工费用管理平台，完成公务约车、到点计费、出差机酒预定，后续发票开具及报销上传，一键实现月度汇总、年度汇总。费用管理由财务端口整体平移至业务端口，并将整体数据进行收集、汇总，实施扁平化处理，数据的碎片化采集、标注业务需求操作所需的实时记录，操作时间、操作端点明细更加清晰。

深圳市艾比森光电股份有限公司始创于2001年，产品覆盖众多行业应用细分市场，广泛应用于体育、总统新闻发布会、企业零售、控制室、文化租赁和公共综合服务等领域。

利用财务工具升级，实现了财务管理提效，为企业创造更加广阔的价值空间和更为顺畅的运营环境。艾比森副总裁丁崇彬认为，财务工具效能释放业务流程管理的潜力，背后是更为专业的管理思路和流畅的运转设计。他强调，运用SAP Concur进行费用管理不到半年，整个费用管理流程效率便已经实现了超过30 %的提升。

剖析问题

作为一家海外业务占公司收入来源较大比重的出口型企业，需要解决15家海内外子公司所形成的国际化复杂形态，尤其是在产业布局覆盖多个国家和地区、员工结构多样等条件下，人员管理和法律合规审核等运营业务的高效、准确运行。

费用管理越来越受到财务部门的重视，不仅是其占总支出比重不低，更因为以往的“粗放管理”以及全球布局下各国财务报销管理的“文化差异”，形成了这一版块成本居高不下，人员投入与价值产出比过低。因此，差旅费用的精细化管理成为财务价值提升的重要空间。

艾比森布局全球，拥有15家海内外公司，员工近2000人，公司拥有国际领先的自动化生产设备和现代化的实验室、专业的管理、研发、生产及完善的销售和服务团队。但大量差旅费用支出申请以及相关数据填报、核销，占据了财务人员的大部分时间和精力。同时，不同国家法规下，合规审核更加剧了财务人员的工作复杂度。

因此，艾比森选择费控系统时，需要的是更加专业化、便利化的功能设定，而SAP Concur能够提供更多。

打造专业

“想要完成全球业务的推广，首先要保证专业解决方案的搭建，让专业的人去做专业的事，让经验体现价值，让个性设计以专业共性为基。”丁崇彬补充道，“能够提供费用管理系统不难，难的是如何在满足全球化业务发展的多项、复合需求的基础上，还能由工具完成日常性业务辅助需求。”

首先，费用的合规性。丁崇彬说：“由于海外业务的大范围铺设和深入开展当地化布局，海外员工人数较多，在满足通用数据保护条例（GDPR）等外部法规要求方面，需要着重考量系统功能的适配度。”在SAP Concur的帮助下，艾比森的财务管理者能够结合不同海外市场的监管要求、财税政策及企业内相关费用开支的要求，从容适应各个国家和地区的政策和法律法规，实现海外费用支出的可视化，有效管理运营风险，避免不必要的资金损失。

其次，业务相关服务平台的整合度，即费控系统与第三方支出运用平台是否能够进行快速、便利的合作，提供更为完整、流畅的费用支出反馈流程。丁崇彬指出，“SAP Concur与携程、滴滴出行等平台的紧密合作、功能集成，保证了整个企业的差旅及费用管理在效率上有了很大的提升。”基于SAP Concur覆盖全球的商旅生态圈，将诸多国际酒店集团、知名航空公司、网约车和租车公司以及OTA等资源高度集中，艾比森能在全球范围内选择并统一管理供应商，有利于大幅提升差旅预定和费用管理效率，并提高员工的满意度。最后，数据的价值激活。如果差旅费用相关数据只用于财务事后管理，财务数据等价值将大量流失。运用SAP Concur的数据分析功能，为差旅费用劃重点。例如，机酒费用支出受时间影响及地域文化（节庆日）影响突出，利用数据整合分析，为差旅行程安排提供更加优化的方案支持。

进行全球化业务发展，需要能够覆盖全球的解决方案。以SAP Concur为核心打造的差旅生态圈，与Uber、携程、滴滴企业版等全球在线预订系统的连接，信用卡系统、在线支付系统等的对接、外嵌，保证了差旅活动中，相关费用有据可查，支出事项路径连贯一致。

财务分析体系利用差旅支出数据，以SAP Concur差旅和费用解决方案为基础，打造多维度、可视化的差旅支出分析体系，将员工出差地点统计、投入产出比、合规分析、费用报销整理、预算使用情况、供应商交易分析等多个支线进行整合、分析，使差旅费用在财务报表上“抽丝剥茧”，一目了然。

SAP Concur支持27种语言登录并操作，员工可以通过PC、平板、手机等各种终端，随时随地进行差旅与费用相关的操作。手机APP的运用，在满足移动办公需求的同时，更将员工业务开展的时间线极大缩短。

数据“点金”

“企业的运转和发展，最原始的出发点就是自身的战略设定，由基础运营战略来决定资源投入的分配和业务布局比重的调整，信息化建设就是战略制定的强大支撑，而数据就是重中之重。”丁崇彬说道。

“实践重于形式”，以SAP Concur在艾比森的运用实践来看，通过不到半年的线上操作，在磨合流程运转惯性与系统功能设定之后，艾比森在费用管理方面已经实现了30 %以上的流程提效，并且流畅简洁的页面设计和流程设定，也得到内部员工的认可。

丁崇彬总结道，“整个管控流程数据的自动录入与核对功能，完成了财务人员颇为头痛的‘基础准备工作’，提高效率的同时，准确度和透明度也提升明显。在极速处理财务数据时，也压缩了一些数据不明、实效不对称造成的数据‘灰色空间’；票据管理的效率提升，在对公支付方面形成了强大的良性效能。”

对于目前SAP Concur在艾比森财务层面产生的价值和效果，丁崇彬十分认可。他认为，在接下来的合作中，艾比森依托SAP Concur积累的专业经验，实现差旅费用全流程数据的积累，并通过高智能的数据子目录划分、归档、可供提取等功能，查找资源冗余环节，对症下药，最终实现“开源节流”，全面提升企业海外运营效率。