试论志书编纂与档案工作的关系

摘 要：档案是历史的记录，修志是用文字记载历史，前者基石，后者是升华。修志是一项浩大的工程，是对包括档案资料在内的文献资料的系统利用，是“功在当代，利在千秋”的一件好事。正确认识志书编纂与档案工作两者之间的关系，用详实的档案资料为志书提供高质量素材，并通过修志推动档案管理进一步优化，实现两者良性互动，方是相辅相成、相得益彰之策。

关键词：档案资料;地方志;馆藏;志书编纂

一、志书与档案的联系

1.两者的历史联系。我国古代，编修史志与档案管理这两项工作都是由史官承担。史官既负责管理档案又编史修志，由于他们对档案史料熟悉，编史修志十分方便，成果丰富。汉代史官司马迁的历史巨著《史记》和兰台令史班固的历史巨著《汉书》，就是利用石渠、兰台、东观等处所存的大量档案资料编写而成。司马迁曾负责管理过档案，他的著作是在广泛阅览大量档案资料的基础上进行的。班固是时为最大图书档案库——兰台的令史，相当于现在的档案馆馆长。隋唐后，凡全国性图經史志，均离不开官方秘阁的档案资料。清代学者章学诚，曾做过国子监典籍、湖广总督毕源的幕府，一生从事著述和修志。新中国成立后，党和国家一贯重视档案、史志工作。早在1959年，周恩来总理就号召档案工作者“要学司马迁，做司马迁”。之后，国家也多次下发文件，要求档案部门积极参加编修史志工作，以使各级档案馆成为今后长期编写地方志的取材之地。所以说，修志与档案工作有深刻的历史渊源，两者的联系是历史的。

2.两者的天然联系。档案是历史的原始记录，档案资料是最具权威性的资料。历代的史官编史修志主要靠的是档案资料。地方志是综合记述一地的自然环境和人文历史全面情况的资料性著述，是一个地域的百科全书。地方志书具有丰富的内容、详实的资料、突出的地方特点和时代特色，其资料来源主要是档案资料。编修地方志所用资料是指各级各类志书、年鉴及相关地情文献，在编纂和管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存和使用价值的文字、图表、照片、声像等各种载体的材料，同样必须依靠各级档案部门的全力支持和配合，这些资料是城市“百科全书”的基础元素，是记录一个城市发展脉络的重要符号。

根据广州市政府对地方志工作的部署和要求，广州地铁被纳入《广州市部门志、行业志丛书》第一批编纂单位，并于2017年6月开展《广州地铁志》编纂工作。我们编纂《广州地铁志》要求做到思想性、科学性和资料性相统一。思想性和科学性是志书资料性质的要求，而包括档案在内的海量的资料是它的实体，没有资料就谈不上思想性和科学性。正确认识和处理好地方志与档案之间的相互关系，对于推动编修史志和档案管理工作的发展，有着十分重要的意义。

二、档案是修志的重要基础

1.馆藏档案是地方志的重要来源。编纂地方志的原则是“述而不论”，要符合历史事实，坚持实事求是为原则，突出广州地铁特色，全面、客观、真实、科学地反映广州地铁的发展历史、发展成果和现实状况，做到观点正确、结构合理、内容翔实、重点突出、去伪存真、去粗取精、准确记述，做到不溢美、不诿过;而档案的原则是“维护党和国家历史真实面貌”，由所在机构、组织形成的，将办理完毕的文件转化而来，且具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案，可以说“文件是档案的前身，档案是文件的归宿”。

编修地方志要利用各方面的材料，其中档案是最为可靠的资料来源之一，在反映事物本来面貌的真实性方面，档案材料是其他材料无法比拟的。所以，要进行历史研究，编纂成高质量的地方志书，一部详实可靠、富有参考价值和教育意义的地方志书，必须利用查阅档案资料。所以，健全的档案管理体系（分类、全宗指南等）、海量的档案资源、良好的保管与利用条件，是修志工作的重要前提。

经过二十多年的发展，广州地铁馆藏档案30余万卷，包含文书类、设备仪器类、基建工程类、科学技术类，经营类等十大类档案，为集团各项工作提供了支撑。随着信息技术的进步和企业发展的需要，2017年，广州地铁对集团档案业务进行了整合，将信息化管理、知识管理、档案管理整合，成立信息管理中心，下设数据知识管理部和档案管理部，负责集团知识数据和档案的共享利用，实现企业档案数据的集中统一服务。基于档案资源共享的原则，建立了档案知识利用平台，实现档案资源的开放与共享，通过信息平台为员工提供档案资源共享服务，真正做到 “让数据多跑路，让员工少跑路”，实现随时随地的档案查询与档案数据信息的主动推送服务，为《广州地铁志》的编纂创造了良好条件。

2.创新档案利用方式为现代修志服务。在修志期间，广州地铁建立档案知识服务平台，实现档案利用创新，极大地促进了多部门、多用户协同编制，实现了异地协同修志。广州地铁知识平台共管理近140万份知识文档，包括档案知识、技术标准、专利证书、技术维修文档、地铁科技杂志、劳动竞赛成果等内容，并接入了中国知网文献期刊。同时，根据修志利用需求，整编高频利用资料，建立编研库，将图片档案数据在云端存储，提供档案利用精准服务。实施分级授权档案资源共享新模式，将近22万条档案数据在知识管理系统共享公开。该平台提供电脑端和移动端两个版本，可通过内部门户、移动门户以及部分业务系统等多个登录入口，最大限度满足使用需求，提供更广泛便捷的档案服务。

三、修志是对档案工作的检验与促进

1.修志是对档案收集的验证。修志工作是档案编研的一种拓展，特别是企业的编史修志，要查阅企业很多文书档案、科技档案，《广州地铁志》的编写查阅了大量的档案。同样，在以需求为导向的档案利用过程中，通过修志对档案的利用，可检验档案工作的质量，特别是档案收集的完整性。企业修志的内容涉及到企业发展的各个业务模块，通过查阅、利用档案，做到查漏补缺。比如在查阅干部档案时，发现有些年度的收集不齐全，档案部门主动组织有关部门进行了收集归档。根据修志的利用需求，档案部门进一步完善归档方案，拓宽了收集渠道，扩大归档范围，可增加专题资料、内部刊物、图书、论文、情报的收集与整合，为日后编史修志提供更加丰富的参考资料。

编修地方志又丰富了馆藏档案资料，目前，广州地铁档案部门收集了行业、公司历年编写的志书、年鉴等，充实了档案馆藏，系统的建立了专门图书资料库。馆藏的档案材料越丰富、越完整，越能体现企业发展历史，展示企业文化沉淀，积累企业各类知识，越便于史志的编写，可以说档案工作和志书编写工作相得益彰，共同促进，为企业的发展提供坚实的基础支撑。

2.修志是对档案整理与保管的提升。修志工作在某种意义上讲是科学化、系统化的檔案资料编研工作，它是一项规模庞大的系统工程，在编制过程中也反映出各部门档案工作是否做到位的体现。修志工作大量查阅老旧档案，反过来，对档案的保管提出了新的要求，在查阅档案过程中，发现有些档案破损，需要进行修复;有些档案没有进行数字化版本，需要进行数字化加工处理;有些电子版本数据与纸质不对应，需要互相检验。

修志利用工作也是检验档案管理成效，从侧面促进完善保管条件。修志工作需要定期续编，档案数量也不断增加，档案越多越能支撑修志工作的开展，这也对档案的保管提出了更高的要求，广州地铁专门建立了档案智能化库方案，并配置智能密集柜、监控系统、温湿度系统等确保档案的安全保管，并定期进行消毒杀虫处理，确保时间久远的档案能够长期保管，并结合电子档案的不断增加，制定电子档案备份及长期保管机制。

3.修志是对档案利用的推动。修志需要系统的查找资料，档案馆藏众多内容丰富，要从众多的档案中查出修志需要的参考资料，需要配置快速的检索系统和信息利用平台。修志工作对档案工作提出了更高的要求，档案部门主要进行利用系统的优化，设计档案知识利用平台，建立专题特色数据库，做好基础编研工作，为修志工作打下前期基础，比如广州地铁建立了知识管理平台，可以在知识管理平台专门建立“志书导引”栏目，根据修志工作的需要，建立修志常用资料汇编，出版志书数据库，为修志工作者提供参考。

修志工作需要从企业发展的脉络梳理企业发展的历史，以档案资料为参考编写，因此对档案的系统性要求比较高。通过修志，可评估出档案的利用效果、便利程度，促进档案利用工作的提升，查找出空白与缺陷，检验档案工作利用工作不足，促使档案部门不断改进档案利用方式、方法和途径，不断提升档案利用水平，发挥档案潜在价值。

综上可知，志书与档案的联系是历史的、天然的、客观的。馆藏档案是地方志的重要来源，创新档案利用方式才能更好地服务现代修志工作。同时，通过修志，能够对档案的收集、整理、保管、利用等业务全流程，带来巨大的促进作用。从行业互相融合、复合型人才培养出发，档案人员要积极参与修志工作;修志工作者要认真学习档案分类、保管等与利用密切相关的知识，以更好地挖掘馆藏档案资源。

作者简介：陈艳艳（1978-），女，广东湛江人，工作单位：广州地铁集团有限公司，职称：档案馆员，研究方向：档案管理。