浅谈完善电力企业工程建设项目档案的方法

摘 要：在电力企业建设工程中，建设工程项目档案的质量，关键在于全过程把控，笔者结合工作实际，浅谈如何完善电力企业工程建设项目档案的方法。

关键词：电力企业;项目档案管理;质量

电力企业建设工程项目档案，是在工程建设期间包括勘测设计阶段、施工建设阶段到竣工验收全过程管理中形成，具有保存和利用价值的文件材料，是工程建设的过程记录，也是项目建设、后期的设备运行、维护、改造不可或缺的原始依据。基建工程項目档案记录了工程建设过程及建成后的真实面貌。做好基建工程项目档案的管理，对于企业的长足发展有着重大作用。笔者结合广东惠来电厂建设工程档案管理和自身工作实际，浅谈如何完善电力企业工程建设项目档案的方法。

一、建立健全制度及组织网络信息体系，以合同作为档案管理的约束点，做好项目档案前端控制

1.领导重视、健全机构，前期制度及工作网络图的建立

厂领导在重视基建工程建设进度、质量和成本的同时，对于基建工程项目档案的建立与管理也十分重视，充分认识到基建工程项目档案达标对于建设、运行并申报优质工程的重要性，在开工建设前，就确立了“确保通过达标投产验收、争取档案管理优秀等级”的档案管理工作目标，与打造优质工程的目标同步。确立以“总经理全面负责、基建副总经理负责档案管理工作”的领导责任制，将基建工程项目档案的建立与管理纳入公司分管领导工作的重要议事日程。

在基建前期成立基建文件中心，配备专业的档案工作人员，在各参建单位进厂的同时，要求各参建单位配备专业的档案专职人员，总包单位建立文件中心，从而建立以建设单位基建文件中心为核心，工程部、计划合同部、监理、各参建单位等联合组成的建设项目档案管理工作网络图。文件中心先后制定了《档案工作总体规划与实施措施》《工程流通文件管理制度》《移交资料总目录》《项目档案归档管理制度》《基建项目档案管理网络及管理职责》等一系列项目档案管理制度，及时组织各参建单位学习文件，并下发到各参建单位，让参建单位档案管理人员开展工作有据可依，明确项目档案具体收集和归档什么、如何收集和归档、收集的标准是什么等一系列要求，确保了对整个项目档案的前端控制。

2. 确保对前期文件的收集整理

工程前期文件是工程建设的依据性文件材料，指的是工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件材料，是工程建设核准工作的依据。为保证前期文件的齐全与完整归档，基建文件中心对照项目的进展情况，加强与工程部、计划合同部的沟通，对前期文件及时收集及整理，发现有缺件等问题及时反馈并解决。

3. 将档案工作纳入合同管理

将项目档案文件材料收集、整理和归档工作列入设计、施工合同管理中，明确要求参建单位对文件资料必须按质、按期移交归档，档案移交要经过档案管理部门验收并签署确认，并设置工程款比例质保金。工程进度款的交付同样要经过基建文件管理部门签名确认，以此作为工程结算的考核依据之一。这些举措的实施，使得项目档案管理工作有据可依，切实增强了对参建单位配合文件材料及档案管理工作的约束性。

二、加强项目档案工作文件交接和信息沟通，项目工程建设进度与项目档案工作同步进行，落实项目档案过程把控

项目档案工作与项目建设同步进行是做好项目档案的重要方法，基建文件中心按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，结合项目产生文件材料的实际情况，检查项目档案的完整性、准确性、系统性;项目文件材料的收集、整理、归档和项目档案的整理与移交符合上述《规范》及《科学技术档案案卷构成的一般要求》。

1.加强内部控制

（1）工程流通文件是指产生于项目建设全过程，流通于建设、勘察、设计、施工、监理和设备供应单位之间，与工程建设有关的文件材料。为加强对这些文件的管理，基建文件中心制定了“三一两面”的管理原则，即“管理统一、质量第一、用户第一、面向工程、面向生产”，根据建设工程进度要求，及时对各类技术文件和图文信息进行发送和处理，为工程建设提供准确的技术文件和图文信息。

（2） 对前期招投标文件及合同文件的把控，基建文件中心与公司计划合同部保持密切联系与沟通，掌握招投标及合同签订情况，对已完成的招投标及合同，及时联系办理移交，并分类登记保管。

（3）对竣工图前期的把控，自工程建设伊始，文件中心结合自身实际情况，根据《电力工程竣工图文件编制规定》的有关规定拟定竣工图编制要求，并积极与设计单位沟通。为保证竣工图质量，基建文件中心在竣工图印制前就与设计单位一起就竣工图编制深度、竣工图折叠方式、竣工图章等系列问题进行协商，保证了其质量。

（4）加强建设工程档案信息化的建设。基建档案文件中心配备基建档案管理软件系统，进行借还、分发、存储、归档等管理，同时实现纸质档案与电子版同步归档。先进的软件系统和良好的硬件设施使基建文件中心成为一个全新的综合信息储备中心，对档案管理的工作效率与信息化水平起到了强大的推动作用。

2. 加强外部控制

（1） 严格要求施工技术文件的把控和管理。工程部专工和档案管理人员根据工程建设时间节点，按照《火电建设项目文件收集及档案整理规范》要求，进行监督检查和资料验收。档案工作人员对工程档案实行过程融入的工作方法，采取填写《单位工程竣工文件验收记录表》等形式，从案卷的形成至目录的填写，从图纸的折叠至页码的编制，均严格要求参建单位，以确保档案的准确性。

（2） 以点带面。为保证施工技术文件归档齐全、完整，对各参建单位档案质量标准统一，施工技术文件的收集与归档按照单位工程来移交，推行“样板工程”归档移交方法，由基建文件中心按照施工进度，将早期竣工的单位工程档案中，选取一个符合档案要求、案卷质量高的单位工程案卷作为“样板工程”，将“样板工程”档案推广到施工全现场，使各参建单位对于归档的具体要求有了更加直观的认识。同时，在每个单位工程的竣工资料收集齐全后，要求参建单位进行严格的自检，自查后立卷单位再会同监理、业主共同验收签证，验收合格后才允许进行组卷装订，使竣工资料整理与施工同步进行。

（3） 充分发挥监理的监管作用。秉承“小业主、大监理”的理念，发挥监理在工程档案管理中的作用。监理入场后，与监理共同制定项目建设各类表单，让全现场统一表单，监理组织并主持召开图纸审查会、工程协调会、文件材料收集整理会等各类会议，促进了工程档案的管理。

三、严把工程建设项目档案竣工验收关

工程建设项目档案竣工验收阶段是检验过程把控成效，确保项目档案齐全完整和规范的关键阶段，应当切实抓紧抓好。

在建设工程竣工阶段，各参建单位施工技术文件的移交管理十分重要。基建文件中心根据项目施工进度，要求各参建单位竣工资料整理与施工同步，通过检查参建单位项目文件收集、归档及整理情况，提出问题，并汇总整改要求，确保移交单位工程的合格档案，实现竣工档案按合同及达标要求在整套启动试运行验收移交生产后45天内移交完毕。

竣工图整理与归档工作是建设工程竣工档案的重头戏，通过前期竣工图的一系列把控措施后，在验收阶段首先由设计单位印制白图，之后组织各专业专工与施工单位、监理单位一起会审，查看竣工图的修改有没有到位，是否跟现场一致，将检查意见汇总交设计院进行修改，在经过专业会审后监理单位和施工单位共同签署竣工图章，确保竣工图的真实、准确和有效。

惠来电厂通过上述一系列把控措施，工程建设项目档案管理工作取得了显著成效，其项目档案分别于2008年和2012年荣获“广东重大建设项目金册奖”，2012年，惠来电厂一期1、2号机组工程建设项目档案荣获“第一批全国建设项目档案管理示范工程”荣誉称号。该厂的实践经验和工作成果为同类型电力企业建设工程档案管理起到了重要的借鉴和促进作用。

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作者简介：曾海娇，大学本科，广东粤电靖海发电有限公司馆员，主要研究方向电力企业档案管理。