档案数字化管理建设的路径探索

高忠梅

摘  要：随着信息技术时代的来临，档案管理向数字化时代迈进已成为必然趋势。市级信访部门作为掌握社情民意的窗口，在与群众的接触中往往会获得重要资料，建立数字化的信访档案，便于推动政务的发展。由此，本文首先阐述档案数字化的概念，结合市级信访局档案工作的特点及档案数字化的重要意义，探索档案数字化管理建设的路径选择，旨在为信访部门档案数字化管理提供有益参考。

关键词：档案管理;信访局;数字化建设;路径探索

信访档案是政务工作的重要内容，在信息化时代下，引用档案数字化管理能够提升档案管理效率，对于资源多方共享、推动电子政务发展。结合当前市信访部门的档案工作，探索档案数字化管理建设具有积极的意义。

一、档案数字化的概念

档案数字化是指运用大数据技术，实现档案资料的数字化，如形成录音、录像资料，纸质资料电子化等，使用大型储存设备进行数字化存储。利用大数据技术实现档案的高效、安全管理，尤其是利用检索系统提升管理效率。相较于传统的档案管理，在信息时代下档案数字化成为必然趋势，具有提升经济效益、提高办公效率、增加原件保护的优势，已逐步运用于社会各领域。

二、信访局档案管理的特点

信访部门是收集社情民意的窗口部门，与群众的联系紧密，在化解矛盾、解决问题时，往往会形成基础的材料，即档案，具有两大特点：一是，总量大。当前，各级政府推出了关注民生的惠民政府，相较于过去上访群众数量有所减少，但依旧存在着群众因法律观念淡薄、政策理解不透等情况，上访信件呈现增长的态势，由此，市级信访部门每年信访档案的总量呈现逐年增长的态势。二是，种类多。市级信访部门向群众开通了多种信访渠道，如书信、电话、电子邮件、实地走访等，形成的档案具有多样性，除了传统的信访书信外，还有电话记录等。从信访档案的内容来看，有拆迁征收、精准扶贫、教育医疗等民生，涵盖范围广，导致信访局档案种类呈现多样性。

三、档案数字化管理对信访局的重要意义

从当前推进电子政务、智慧城市来看，未来档案数字化管理是必然趋势，亦是民心所向，对于市级信访局而言，具有重要的意义，表现于：一是，促进了资源多方共享，便于统一管理与分类，推进信访档案信息化，更好服务于政务。二是，为电子政务奠定基础，构建监督公开、简化流程的窗口服务。三是，优化信访档案的归档、存储功能，提高档案管理的效率与安全性，提升法律层面的公正性。

四、信访局档案数字化管理建设的路径选择

市级信访局档案管理面临着总量大、种类多的困境，实施档案数字化管理是必然趋势，对于推进电子政务、智慧城市有着重要的意义。结合当前信访局档案管理的特点，探索档案数字化管理建设的有效路径：

（一）完善档案数字化管理的基础性工作

市级信访局的档案具有总量大、种类多的困境，且属于中长期保存的国家档案，历年来存量档案数量庞大，要推进数字化档案建设，必须要完善基础性的工作，通过配套扫描机、数字摄影机、存储技术等，实现纸质资料的电子化、数字化，满足档案数字化管理的需求。尤其是要重视软件的开发，将如何管理数字化档案作为重点内容，建立数据库并理清档案间的勾稽关系，由专业人员进行甄别、归类，便于后期在调用过程中搜索、资源共享。纸质资料的数字化归档是一项庞大的工程，需要专业人员熟悉档案管理，并按照时间、内容等进行归档，亦是完善信访局档案数字化管理最基础的工作。

（二）構建资源共享的数据中心

信访局档案数字化管理建设需要自上而下展开，由国家信访局作为主管部门，统一构建树状结构的数据库，下级的信访单位根据编号进行档案信息的上传，减少数据层级上报导致的效率低问题，不同级别的信访单位查阅档案的权限不同，最大限度地保证档案的安全性，保护当事人的隐私。按照各省、市、县的地域，给每一个信访单位唯一的编号，类似于识别码，实现自主录入档案，便于数字化档案的归类、搜索。同时，信访局在对档案进行分类时，对于能够公开的资料，如群众争议解决途径等进行适度公开，亦能够增加政务的公开度，提高公民对信访局工作的认可度与信服度。随着电子政务的推进，对于可调阅的档案，信访局应与其他政务系统进行信息共享，从而提高信息获取的便捷性。

（三）培育专业化的人才队伍

信访局档案数字化管理建设工作的不断推进，需要具有专业化的人才队伍作为支撑，不仅要懂得档案管理，还需要掌握信息化技术，树立安全意识，对技能的综合性要求比较高。单纯地依靠市级信访局无法实现人才队伍在短期内综合素质的提升，需要由国家信访局统一组织人员进行培训、认证，将其列入到档案数字化管理建设的计划之中。实施档案数字化管理，要提高从业人员的安全操作意识，防范病毒、木马程序，避免因档案外泄而造成严重的后果，采用异地备份、移动硬盘等方式，提高档案存储的安全性。鼓励从业人员加强自学，提升档案管理水平，特别是建立统一的考核考评机制，要求从业人员持证上岗，并将档案工作实绩与绩效工资、晋升挂钩。

参考文献

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