高校档案管理团队建设的思考

张光明 郭书君

摘 要：高校档案管理团队承担着高校师生档案管理的重任，在落实管理理念、服务理念、利用理念的基础上，通过科学的人才引进和培训制度、档案管理团队的基本组建、内部管理制度和档案转接制度的完善，更加流畅的完成高校档案管理的任务。

关键词：档案管理团队;团队理念;人才;制度

一、高校档案管理团队的概念

高校档案管理团队是以档案管理为目标，具有一定内部结构的群体。传统意义上的高校档案管理团队仅限于专门的档案管理部门的工作人员，但实际上并非如此，从狭义上来说，高校档案管理团队仅包括高校档案管理部门的人员，其人员组成相对稳定;从广义上来说，高校档案管理团队应当涵盖所有对档案实施管理行为的人，即狭义上的专门档案管理人员和临时性档案管理人员，临时性档案管理人员包括辅导员、二级学院教务人员以及其他非档案部门人员。在高校档案管理团队构建过程中，应当站在广义的角度上全面进行团队建设，才能更好的完成档案管理工作。

高校的档案是高校师生在科研、教学、招生等过程中产生，以文字、图表、声像等形式保存下来，具有一定信息价值的历史记录。高校档案对师生社会活动起到了凭证和参考两个基本作用，其价值和使用价值是客观存在的，但是要最大限度地彰显其使用价值，还需要档案管理者对高校档案的相关信息进行挖掘和整合，在此过程中，只有发挥档案管理团队的积极性、主动性和创造性，才能更好地发挥档案价值。

二、档案管理团队理念的重构

档案管理团队的理念是综合性的，能够反映出档案管理的本质，涉及时代、社会、个体等多个因素，管理团队理念的重构，应当在政策与实践之间、理论与应用之间、适应与调整之间。

1.管理理念。管理理念强调的是对出于实体状态的档案所进行的收集、整理、鉴定、保管和统计等一系列科学有效的专业性档案管理活动

管理理念的落实主要是通过历史管理和逻辑管理两种方式，历史管理法是根据档案客观的存在状态，对档案实体进行划分和有序化管理，强调的是档案的实体管理;逻辑管理法是根据档案抽象的属性、特征来进行分类。档案的本质是社会活动和社会生活的原始记录，高校档案的价值在于真实地记录并再现高校师生社会生活的历史，这就决定了档案管理应当以历史管理法为基础，尊重和突出档案的本质特征，遵循档案的形成规律，维护档案的有机联系，避免伤害或者阉割档案的本质特征，使档案变成与图书、资料等其他信息没有什么本质区别的资料。逻辑管理法一般用于档案内容的信息发开利用等领域，对档案信息从逻辑的角度来切割、分析、认识。档案在形成过程中本来固有的完整性和真实性，不允许主观的切割，只能用历史的方法来加以管理，以维持其本来面目，并再现档案信息的根本价值和本质特征。需要说明的是，管理理念中的这两种方法并不是泾渭分明的，在高校管理团队中落实这两种理念，既需要在档案的实体管理中承认逻辑管理法的合理性，也要在档案信息管理中采用历史管理法，需要以辩证的观点来看待档案实体管理和信息管理中出现的问题和矛盾，才能更好的为师生服务。

2.服务理念。服务理念侧重于档案管理团队利用档案、有针对性的提供档案信息等交互过程

首先，档案的管理并不是一个闭环的过程，在与外界交互的过程中，既需要充分考虑档案是服务于全体高校师生的，又要认识到不同类型的档案和个体间都存在一定差异。所以在规划档案服务时，要在满足群体共性的基础上，充分尊重个体间的差异，尽可能提供个性化的服务;其次需要改变档案藏而不用的情况，对档案进行编辑梳理，深入挖掘檔案价值，对其进行深层次的加工，将相关信息适度、定期的向校内师生开放;最后要改变档案管理方式，提供更加便捷高效的档案信息查询渠道，拓宽各种服务方式，反复加深服务理念，使之彻底融入管理团队，变为一种自觉行动。

3.利用理念。利用理念是以保存的档案为基础，通过一定的方式方法，对外界提供相关信息，为高校内外服务的一项业务活动。

档案利用理念的培养以实际操作为主，档案利用主要包括：档案的阅览、外借、复制、证明、目录、展览、咨询等等，档案的利用是建立在管理团队成员了解和熟悉各类典藏档案的内容和成分、熟悉诸如档案检索等档案管理程序的操作的基础上实现的。要求管理团队能够：分析和预测高校及社会对于档案信息的需求特点，把握档案利用需求的发展规律;通过各种方式和方法，迅速、准确地向档案用户提供他们所需要的档案文献。

高校档案管理团队理念的重构负重致远，影响着整个管理团队今后发展的整体走向。新时代的到来是管理理念重构的契机，既应当避免落入传统档案管理的窠臼，还要谨防过度僵化所带来的混乱，用客观、理性的团队理念来引领高校档案管理团队的发展。只有多元的管理理念，才能应付新时代所带来的挑战。

三、高校档案管理团队的人才引进与培养

1.做好档案管理人才的引进工作。在目前的档案管理人才引进过程中，“教条化”严重、灵活性不足表现明显，比如注重学历标准而非能力本位，人才引进标准不符合实际工作情况等，未能充分考虑档案管理工作的特殊要求和岗位特点，以至于选拔的人才不能适应服务型档案管理团队发展的要求。

在档案管理人员招聘时，应当注重结构优化，充分考量备选人员的学历和专业等，尤其是要应对信息社会发展的内在要求。在学历方面应当以档案学相关专业为主，还可以包括信息技术、情报学、计算机科学与技术、历史学、新闻学、人力资源管理，中文、外语等学历的专业人才，根据实际情况充实管理队伍，优化人才结构，打造多元化管理团队，促进档案信息的有效挖掘和整合，为档案信息价值的发挥提供保证，才能有效应对档案管理工作的挑战。

2.做好档案管理人才的培养工作。很多高校在档案管理人员的培训方面，一直是一个短板，主要是因为不重视这方面的业务，认为档案管理只是简单是储存档案和调取档案。

人才培养应当在人才引进的基础上，依托高校的丰富资源有计划地实施跨建制、跨专业的交流引进，建立健全在职培训制度。通过参加讲座、短期培训、专业进修等多种形式，来拓宽档案人才生长的渠道。使管理人员成为既懂专业又善沟通，既懂技术又会管理的复合型人才。培训内容应当区分专门档案管理人员和临时性档案管理人员，对于专门档案管理人员的培训应当全面具体，培训主要包括各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索等业务工作;对于临时性档案管理人员，主要侧重于档案的保管和转接，最大限度的提升培训效率，节约资源。

四、档案管理团队的制度完善

档案管理团队的管理制度是指在档案管理的过程中，要求团队成员共同遵守、按一定程序办事的规程或行动准则。没有制度的约束，各项工作都将面临失去控制、混乱无序的风险。制度完善的根本目的在于确保整个团队的高效运行，也有利于档案管理工作的顺利开展。

1.完善团队内部管理制度。要想充分发挥档案管理团队的功能，减少冲突发生，在于分工合作，而分工的关键就在于权责分明。通过专任特定工作来发展专业技能，以此配合整个团队的推进。档案管理工作始于文件收集而终于典藏，这一过程中，分类、检调、装订为快性、缮写、编目、立卷为慢性，需要快慢得当，才能最大限度的解决劳逸不均的问题，有以下三种解决方案，各述利弊，以供参考。

（1）分工制。分工合作可以让管理人员因熟生巧，逐步提升效率和准确性，但是，一旦岗位变化，必须要重新学习，反而影响工作效率。而且分工越细，对人员数量就要求越多，一旦有人员不能按时到岗工作，其他程序就有可能受到影响而停滞。由此而言，分工虽然是现代档案管理的一种重要形式，但是过度拘泥于分工，反而会造成档案整编工作的连锁中断。

（2）统一制。此处所说的统一制是将所有部门、学院的档案资料统一收编、整理、保存，由专门性档案管理团队负责，不再分设临时管理团队。如此一来，档案内容与形式均能标準统一，也能避免转接的繁琐。但是过于集中，不但会导致档案管理界限不清，而且档案管理——查阅调取——各项繁琐手续也不能划分，加上繁重的工作量，必然会导致档案积压。

（3）单位制。单位制需要先将档案其划分为院级和校级档案，院级档案包括学生不须上交学籍档案、个人档案等，院级档案主要是教职工档案、学生需要上交到学校的档案等。院级档案由以二级学院和职能部门为分配工作对象，每个单位需要归卷的档案，由专门性档案管理团队中甲乙二人来进行管理，自档案收集起至典藏出纳止，完全由这二人来加以负责，二人所管辖的范围为一个单位。但是这二人需要划分清楚责任，以免混淆。这样一来，权力虽然集中但是并不过度，责任即是专属又有边界，可以避免推诿责任的情况出现，而且分工细致明确，还可避免管理人员不能到岗带来的影响。如此一来，虽然划分了职责，但是仍然在档案管理部门的统一指挥之下。

2.完善档案转接制度。这里所说的档案转接，指的是发生在专门性管理团队和临时性管理团队之间的，比如毕业生毕业、教师招聘、党员的申请与转正等过程的档案转接。缺少合理的档案转接制度规范，必然会导致档案信息出现错乱，管理效率低下。

学校相关部门和培养单位应建立一支由学院秘书、辅导员等人员组成的工作队伍，充分发挥好档案在组织关系转接工作中的主体作用，减少信息传递中间环节，有效克服信息不对称的问题;结合信息化强化过程管理，重要档案信息进行数据化备份，在转接过程中，可以先行传递电子档案，或者将档案目录传递过去，可以最大程度上避免传递过程中的档案缺失。还可以通过电子系统实现反馈和查询功能，可以随时了解接收方的进度，在线处理相关问题;制定标准化的转接流程，确保团队间的档案转接能够有行之有效的操作方案。

参考文献：

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