科研院所数字档案馆建设策略研究

摘要：在科学技术不断进步，各领域广泛融合的当下，如何进行科学高效的信息管理成为各单位需要攻克的难题。在不断实践中得知建立数字档案馆能够将信息转化为数据并进行高效整合，进而便于使用。科研院所由于其研究内容的特殊性，借助数字档案馆来完善数据管理便成了理智的发展方向。

关键词：科研院所;数字档案馆建设;策略

随着信息化技术的不断革新，大数据、多媒体、信息数据记录等被广泛应用于生产生活中，其中数字档案馆作为能够高效整合数据并形成严密体系的新型储备信息模式更是被众多机构等建设。科研院所作为拥有庞大科研数据与结果的机构更需要借助现代化理念来完善与发展。本文通过对科研院所建立数字档案馆的意义、建立中可能出现的问题进行分析与研究，进而提出较为科学的建设数字档案馆的策略。

一、科研院所与数字档案馆概述

科研院所即指能够为解决社会发展中需要的，涉及某领域科学及实践问题而展开学术与实践研究的科学院、研究院、研究所等科研单位，如国家级和地方级科研单位、自然科学和社会科学科研单位、应用基础研究单位等。科研院所由于其工作的特殊性，院所内需要保存的资料众多并且需要对科研资料进行良好的保密。而数字档案馆则为在信息化发展阶段引申出的储存信息资料并利用档案信息资源的信息空间，是由众多档案资料库、档案信息处理中心、档案用户群体等构成的。数字档案馆能够极好的将信息进行整合按一定规定形成系统并长期妥善管理。

二、科研院所建设数字档案馆的意义

社会对档案馆数字档案信息的需要正在日益增長档案馆已经变成区域信息集中交流的中转站、社会信息的集中储存基地;科研院所建立数字档案馆不但是紧跟科技发展的步伐，而且能够使科研院所在发展中满足社会与工作对数字化的需求。数字档案馆的建立能够有效地将科研信息进行数字化、系统化整理，使其利于记录管理与保留，为科研工作人员在工作时寻找信息能够更加完整、方便、高效。良好的工作设备能够提高科研院所的研发进程，当科研人员的工作效率被带动时能够为科研问题带来极大的可解决性，进而带动科研院所的发展。最后科研院所建立数字档案馆能够将各种科研结果进行更好的保留，防止出现信息泄露、信息缺失、没有位置存放信息等问题。

三、当下科研院所建设数字档案馆存在的问题

科研院所为了未来的正确发展需要依据自身的特点与研究方向来建设数字档案馆，但如想建设科学的数字档案馆，需要解决建设前、建设中、建设后投入使用时期中的各种问题。首先，科研院所建设数字档案馆缺乏专业的科研团队进行规划与设计，没有专业的技术人员进行科研信息数据库群的建设同时缺乏专业的档案管理与应用团队。其次，科研院所在建设数据档案馆时缺乏充足的资金，无法聘请优秀的数据库设计师，无法投入资金购买建设数据档案馆必需的设备。此外，科研院所的工作人员的档案使用能力不足，工作人员已经适应原有的工作状态，习惯于传统寻找相关科研资料的方式，当建设数字档案馆后工作人员难以突然适应科学的档案使用方式。科研院所数据庞大，建设数字档案馆的时间消耗的时间较长，科研院所中包含重要的学术研究结论与实践结果，在建立数字档案馆可能存在安全问题，数字档案馆如若无法建立严密的信息保障机制，科研院所的信息安全问题难以得到保障。

四、科研院所科学建设数字档案馆的措施

（一）制定科学建设规划方案、募集建设资金

科研院所在进行数字档案馆建设过程中首先需要制定科学的建设规划方案。科学的规划方案能够减少对科研任务的影响时间、能够加快建设步伐等。在数字档案馆建设应当遵照“统筹规划、循序渐进，项目带动、重点突破，需求导向、保证安全，合理适用、稳步实施”的原则，积极推进，务求实效。

例如，科研院所在建设数字档案馆之前，寻找专业的科研建设规划团队，请团队规划师根据科研院所的研究方向、周围的建设环境、建设需要的建筑材料、建设资金预算、建设时长等进行合理规划数据档案馆。此外，科研院所在建设前可以向国家申请建设资金，向社会中具有一定经济实力并且与科研题目相关的企业进行捐款，为数据档案馆的建设提供资金基础。

（二）聘请专业科研人员、建设科学档案馆

数字档案馆的建设必不可少的是专业技术人员，只有掌握建立信息数据库群、合理整合科研数据、电子文档科学归纳、计算机技术、信息技术、网络安全技术等人员才能够对各种信息数据进行高效处理。

以农业科研院所为例，农业科研院所在建立档案馆时可以聘请专业数字档案馆建设技术人员，技术人员不光要掌握信息库建立技术、文档结合技术等还需要掌握一定农业知识。在具体整合之前的科研信息结果时需要根据农业科研问题的各种类型进行分类.如土地流转类型问题研究资料、农业种植品种问题研究资料、农民参与生产问题研究问题等。此外，在建库时也可以在大类型中再确切划分为各种信息，如对农业种植品种问题进行整合时，可以将调查问卷资料、深度访谈资料、文献参考资料分别划分整合，以便于今后科研中寻找相关资料。

（三）建立优秀档案管理院队、培养工作人员应用能力

档案工作是一项专业性、技术性很强的工作。要求档案管理人员既具有一定的理论基础，又要具备一定的业务知识。因此，科研院所为进行科学的数管档案馆的使用与管理，需要建立优秀、专业的档案管理团队同时培养本研究所中科研人员对于数字档案馆的使用能力。

以人文科学研究院所为例，科研院所可以在数字档案馆建设完成后进行工作人员招聘，寻找具有档案管理能力并且对人文科学知识掌握良好的工作人员，建立完整的管理体系，构建专业化的档案管理团队。此外，科研院所为充分发挥数字档案馆的作用，可以聘请专业的档案管理团队到科研院所对工作人员进行数字档案使用培训，增强科研人员结合现代化技术的研究能力。

（四）严格按照国家规定进行建设

建立数字档案馆的基础需要严格按照国家的相关规定记性建立，只有按照严格的建设标准，才能够确保信息化建设中各个环节的连贯性，使每一步的建设能够有章可循、有法可依，能够降低盲目性建设，防止出现建设遗漏问题。

例如，科研院所在建设数字档案馆时严格按照计算机建设的相关安全法律法规与建设标准，选择与信息相适应的档案建立术语、档案整理规范、数据库建立规模、信心储存方式等。在成立信息数据系统网络时，更需要考虑国家对于信息整合网络建设的相关规定，如涉及国家领土的图片、涉及政治性的科研结果等要谨慎建设，防止触碰国家与之先关的法律。

（五）建立严密的保密监管机制

科研院所的日常工作即为对各种信息进行归纳、对研究课题进行研究、为寻找课题答案进行探索并寻找解决对应问题的措施。因此，科研院所中的各项信息均具有机密性，除主动公布或国家需要等情况外不能泄露，更不能被怀有犯罪意图的人员获取。因此，建立严密的信息保密机制极为重要。

以国土资源科研院所为例，国土资源作为国家发展的基础性研究课题，需要在建立数字档案馆的同时确立国土资源资料保密监管机制。首先，需要请网络信息安全人员建立严密安全保护系统，防止恶意人员对档案馆进行恶意攻击。其次，要对档案馆工作人员进行安全保密培训，制定信息保卫奖惩制度。

五、总结

为提高科研院所的科研资料、寻找效率加快科研研究结果、确保科研信息数据的完整性，科研院所需要建立数字档案馆，在建立时可通过聘请专业档案馆建设规划师与档案馆建设技术人员、对本研究所中的科研人员进行数字档案馆使用方法培训、建立优秀的档案管理团队、在建设时严格依靠国家规定进行等使数据档案馆完美建成。

作者简介：

丁文宏，福建省建筑材料科研院有限公司，福建福州。