浅谈综合办公室的精细化管理策略

梁新

摘要：办公室工作效率和质量的保障前提是规范化的管理，企业办公室一定要有全新的观念，加强责任意识和质量认知，主动选用有效的实施举措，建设规范、高效的企业行政管理体系和运作机制，从细节着手，实行精细化管理，保障每一项任务都能够高效率、零失误的落实，实现可持续性发展。本文首先对文章涉及的综合办公室精细化管理的内涵进行界定， 接着又强调了精细化管理的重要所在， 提出了在精细化管理中存在的问题， 并且给予相关的切实可行的解决策略。

关键词： 综合办公室; 精细化; 管理策略

引言

在全球市场经济环境下，企业竞争日益激烈，办公室作为保障企业正常运行的基础单元，发挥着重要作用和根本影响。办公室整体工作效率的提高， 需要依赖于精细化的管理， 只有制定出规范的制度， 才可以促进精细化管理的具体实施。因此， 现代综合办公室的布置， 一定要具有创新意识， 不断更新自己的理念， 对工作质量需要有更高的要求， 权责制度也一定要明晰。要积极主动的采取更高效的运作方式， 把握细节， 提高任务完成的效率， 不断实现精细化管理。

一、综合办公室精细化管理的内涵概述

（一） 综合办公室的内涵

所谓“综合办公室”， 其实就是我们平时所说的办公室， 它是企业内部的一个机构， 主要是处理各部门信息的流通， 促进各部门之间的交流， 在各个部门中处于一个枢纽位置， 处理着企业所有的综合事务， 对维系企业的正常运转起着非常重要的作用。综合办公室在日常工作中， 处理各部门所递交的文件， 协调各部门工作有序进行， 做好相关的后勤服务工作， 不断实现自身职能的最优化。

（二） 精细化管理的内涵概述

精细化管理是管理学的一个重要理论， 最早起源于科学管理， 科学管理主要从精细化、规范化和个性化三个方面对管理理念不断创新。精细化管理的重大理论成果之一就是人岗匹配理论， 他们主张在分配岗位的时候， 一定要将责任具体到每一个人， 在工作内容和责任承担上都尽量细化， 从而更有利于企业获得良好的效益。

在综合办公室中， 充分运用精细化管理方法， 可以有效的为企业节省出很多资金， 而且也有利于约束员工的工作行为进而提高综合办公室管理水平， 在工作效率上也大有进步， 有利于企业向更好的方向更快发展。

二、综合办公室精细化管理中存在的问题

（一） 管理制度不健全

无规矩， 不方圆。一个合理有效的制度， 对企业的运作有着至关重要的影响， 因此， 企业要想实现综合办公室的精细化管理， 首先必须要构建一个完善的制度结构。只有先在制度上出奇制胜， 才能够让综合办公室内部处理工作的能力提高。制度的制定必须要有针对性， 因为每一个部门的工作重点都是不一样的， 但是现实中很多企业面对这种情况却没有足夠重视， 这就造成很多部门在工作中效率低下。严格的问责制度， 对于综合办公室内精细化管理也具有重大意义， 目前， 在很多企业中并没有对责任进行明确的划分， 出了事情找不到责任人。对于奖惩制度， 很多企业虽然注意了这个问题， 但是却没有制定出完善的奖惩方案， 在实施的过程中也展示出很大不足。

（二） 管理者管理意识不强

精细化管理目标的实现需要管理者竭尽全力， 不断创新管理方式， 提高自己的管理意识。但是国内的很多调查数据表明， 办公室内部管理人员的精细化管理意识较差， 对于相关的精细化制度， 在实施过程中力度不够， 在工作过程中就出现了一系列的问题， 从而严重影响了精细化管理水平的提高。

三、综合办公室的精细化管理具体策略

（一） 建立岗位目标责任制度

在办公室精细化管理的过程中， 工作重点之一就是要明确目标与责任， 因此， 建立一个合理的岗位目标责任制度都变得更加重要。管理人员需要对工作任务制定出严格的标准， 这样工作人员就会有工作依据， 更能够提高目标绩效。对于那些程序化较强的日常工作， 比如说档案的收集与管理、信息和资源的协调等， 更是要对目标和责任进行严格的界定。在制定目标责任制度时， 务必涉及到工作任务的每一个环节， 将目标规划成果验收以及最后的评估等都做到更加细致， 从而真正做到权责统一。

（二） 重视办公室自动化系统的运用

办公室自动化系统的运用， 对于提高综合办公室的精细化管理具有独特的作用。精细化管理的目标， 一是为了明确目标与责任， 再一个就是通过合理规划， 从而将成本和损失控制在最低范围， 实现企业效益的最大化。根据企业实际情况的不同， 综合办公室在职能分配的过程中也会有各自的特色， 但是综合性与多样性这两大特点， 永远都不会缺失， 无论怎样， 综合办公室在企业中都承担着一个枢纽的角色。如果能够充分运用现代化的信息技术， 那就可以让信息的传递更加快捷方便， 而且数据的计算也会更加准确， 因此， 在设计和研发过程中积极引进先进的自动化办公系统， 可以将很多复杂的工作难度降低。并且， 办公自动化系统对于监督各部门的工作也具有积极作用， 以量化的形式评估各部门的工作绩效， 让员工感到公平。

（三） 树立服务意识

精细化管理的核心思想就是要处理好对细节的把控和服务能力的提高。办公室对于上下级的沟通与交流起着非常重要的作用， 为各部门提供信息， 而且还承担着后勤服务的职能， 因此， 树立服务意识， 提高服务能力， 对促进精细化管理的实施具有重要意义。要关注员工对于工作环境的个性化需求， 为员工提供更优质的服务与工作环境， 这样对员工创新能力的增强以及工作效率的提高都大有帮助。

四、结语

综合以上所述， 对于综合办公室的精细化管理中存在的问题， 我们已经给出了相应的解决对策， 建立有效的岗位目标责任制度， 并且重视办公自动化系统的运用， 增强服务意识。对于整个企业的运转， 办公室具有承上启下的作用， 工作内容细致烦琐， 并且办公室管理水平的高低将直接影响着企业的存亡。当意识到综合办公室的重要性之后， 就必须要对其进行精细化管理， 唯有如此， 才可以在企业内部形成科学的管理模式， 促进企业绩效水平的提高。

参考文献

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