信息化技术在报社档案管理中的应用研究

【摘要】随着信息技术的发展，新闻行业得到了快速的发展，使报社在内部的新闻档案数量上得到大幅度上升，加快了信息化的步伐。本文主要介紹了信息化技术在报社档案管理中应用的意义及对分析，并阐述了信息化技术在报社档案管理中应用的注意事项，保证报社档案的工作能够顺利的开展。

【关键词】信息化技术  报社  档案管理

随着新闻行业的发展，传统的档案管理模式已经不能够适应当今报社档案管理工作发展的需要，通过信息化技术在档案管理工作中的应用，保证报社档案管理的工作质量，采取有效的措施将信息化技术应用到报社的档案管理工作中是至关重要的，有利于提高报社档案管理的工作效率。

一、信息化技术在报社档案管理中应用的意义

随着科学技术的发展，信息化技术得到大幅的提高，将信息化技术应用到报社的档案管理中具有重要的意义，具体包括以下几点：

第一，有利于提高档案管理的工作效率。报社的工作主要包括收集、整理、采访、统计等内容，将信息化技术应用到档案管理的工作中，报社的工作人员能够根据自身工作的需要搜索相应的资料进行参考，比如，帮助记者将新闻进行录入，对新闻消息进行查阅，同时记者可以通过信息化技术新闻进行修改，并通过服务器对资料进行打印，也可以根据自身工作的需要将档案进行统计和分类，在一定程度上提高了档案管理的工作效率。

第二，有利于档案的保存。通过信息化技术在档案管理中的应用，改变了传统档案管理的保存方式，将纸质版的档案管理转变为电子版档案，避免出现档案丢失或者破损的问题。通过信息化度档案进行保存，并及时对其进行保存和备份，不仅能够适应档案管理工作的需要，也能够保证档案的准确性，从而延长了档案保存的周期。

第三，有利于加强档案的安全性。档案管理人员通过设置档案管理权限，以保证档案的安全，也能够对档案的信息进行保密，避免档案信息发生泄漏。

第四，有利于实现档案管理的资源共享。将信息化技术应用在档案管理工作中，加强了报社部门之间的联系，能够将档案的信息进行及时的交流，保证档案信息能够实现资源共享的效果，从而提高报社对档案的使用效率，推动报社档案管理工作的顺利进行。档案管理的资源进行共享是将报社内的信息进行整合的过程，不仅有利于加强报社员工之间的交流，也能够提高报社的工作效率。通过档案资源的共享，使档案本身的价值得到大幅的提升，报社工作人员能够根据自身的需要对档案资源进行搜索，节约了时间，提高了工作效率。

二、信息化技术在报社档案管理中应用分析

（一）加强档案信息的管理

在报社的档案管理工作中，涉及的范围较广，将信息化技术应用到档案管理的工作中，有利于保证档案管理的工作顺利开展。强化档案的管理流程在档案信息管理的工作中占有重要的位置，档案管理人员对不同部门的工作人员设定相应的用户名和密码，使工作人员通过用户名和密码就能够对新闻信息进行收集、修改等工作，提高工作的效率。此外，在对新闻的信息进行上传之后，主编也能够通过系统对其进行分析，用户能够对新闻进行查看，但是不能够对其进行修改，从而保证新闻的真实、有效。

（二）提升档案的查阅速度

在传统的档案管理过程中，以纸质版档案为主，并且分散在各个部门，对档案的使用率偏低，不利于档案的保存。将信息化技术应用到档案管理工作中，利用电子档案取代传统的纸质版档案，报社信息涉及范围广，数量大，将信息化应用于其中，加快了信息的录入，对于需要查找的信息通过计算机进行搜索，节约了搜索的时间，在提高查阅速度的同时，使档案自身的价值得到体现。}

三、信息化技术在报社档案管理中应用的措施

（一）加强网络的安全性

科学技术的发展，网络不安全也同样存在，其中不安全的因素主要包括以下几个方面，第一是计算机本身存在的问题，第二是人为的因素。在信息传输时，导致信息受到传输的影响。此外，网络具有开放性，不利于档案信息的安全，导致档案信息泄露的情况时有发生。网络环境的安全是档案管理信息化的保证，因此，将信息化技术应用到档案管理工作中，需要加强网络的安全性，从而促进报社档案管理工作能够有序的进行。

（二）提高档案管理人员的综合素养

提高档案管理人员的综合素养是实现档案信息化的前提条件。传统的档案管理的工作人员已经不能够适应信息化档案管理的需要，在将信息化技术应用到档案管理工作中时，需要培养高素质的人才，才能够保证档案信息化工作的实现。但是，在实际的报社档案管理工作中，档案管理人员的素质偏低，对计算机技术的掌握不全面，导致工作效率降低。因此提高档案管理人员的综合素质是有必要的，报社在工作中不仅要培养工作人员具有专业的档案管理知识，还要对其进行定期的培训，从而提高档案的自身价值，使管理人员的综合素养能够适应报社档案管理工作的需要，提高档案管理的工作效率，促进报社档案管理工作的发展。

（三）对档案管理工作进行实时维护

在信息化技术应用到档案管理工作的过程中，受外界因素的影响或者是在编写的过程中出现偏差，在运行的过程中出现错误，需要找相应的技术人员对其进行及时的解决，保证档案管理工作的质量[2]。

（四）加强电子档案的规范化

随着经济的发展，档案管理的数量不断增加，通过信息化技术在档案管理工作中的应用，为档案管理工作在整理、收集、利用等方面提供了一定的便利，进一步保证了档案的真实、有效。通过部门对新闻的关注以及工作的重点来提供档案的信息，并对电子档案进行分类，提高档案管理的水平。此外，通过对档案管理制度的规范，使电子档案的管理趋于规范化。

四、结论

综上所述，信息化技术在档案管理工作中发挥着重要的作用，不仅能够适应新时期报社档案管理工作的需要，也能够增强档案的使用价值。因此，在档案管理工作中应用信息化技术是有必要的，有利于提高档案管理工作的效率，也能够促进报社档案管理工作的顺利开展。

参考文献：

[1]林剑平.浅谈信息化技术在报社档案管理中的应用[J].新闻传播，2018，（03）.

作者简介：蒲大洲（1975-），男，山东平度人，工作单位：潍坊日报社，学历：大学，毕业中央广播电视大学。现有职称：初级档案。