浅谈如何做好食品药品监督管理部门执法案卷的归档工作

袁云功

【摘要】对于食品药品监管部门而言，在执法过程中会产生大量的信息，加强对这些信息的管理工作十分重要，因此本文主要针对执法案卷的归档工作进行研究。首先简单分析了执法案卷归档不规范的后果，然后从书写规范、法律制度、管理意识、权责划分等方面提出了执法案卷归档管理的对策，以供有关部门参考借鉴。

【关键词】食品药品  档案管理  权责划分  管理意识

执法案卷是真实记录食品药品监管部门执法过程的重要信息，可以反映出案件的真实情况，具有法律效力。国家明确度此类案卷的归档管理工作有着明确的要求，作为维护国家食品药品安全的部门，必须要对档案管理提高重视。因此，加强对食品药品监督管理部门执法案卷归档工作的分析研究，具有重要意义。

一、食品药品监督管理部门执法案卷归档工作不完善的后果

从食品药品监督管理部门执法案卷的归档工作发展现状来看，其中存在很多的问题，需要得到基层食品藥品监督管理部门的重视。首先，一些执法人员在书写执法案卷的过程中，随意简化案卷，甚至简化某个程序或者某个环节，导致执法文书不完整、存在逻辑漏洞，最终造成执法案卷的法律效力受到影响，缺少相关立案程序。其次，一部分执法人员在排列执法文书的过程中，不重视案卷的前后顺序，造成执法痕迹混乱，事实逻辑线无法理顺，最终导致执法部门败诉。最后，执法案卷文书制作不够规范，记录中存在错别字、表述口语化等方面的问题，缺少负责人签名，从而引发错过行政诉讼实现，无法对行政处罚决定进行行政复议等方面的情况。

二、加强食品药品监督管理部门执法案卷的归档工作的对策

（一）规范化执法案卷的内容书写方式

由上可知，很多执法案卷存在书写不规范的情况，因此作为食品药品监督管理部门必须要对多年来的书写经验进行总结归纳，形成系统的书写内容规定，为归档工作奠定良好的基础。执法案卷具有十分重要的价值，规范化执法案卷的内容书写方式，可以保证执法案卷的有效性，让执法案卷的作用得到充分发挥，还可以有效提升执法案卷的利用价值。比如：山西省保德县市场和质量监督管理局可以安排工作人员在归档之前，针对执法案卷的内容进行整理，保证每一份案卷的真实有效，从而为后续工作奠定良好的基础，让案卷的参考价值得到充分发挥。

（二）坚持落实依法归档管理工作措施

依法治国是国家始终提倡一条治国理念，对于食品药品监督管理部门而言，在进行归档管理的过程中也要落实依法归档这一治理理念。执法案卷本身就有一定的法律效力，而且国家对执法案卷的归档管理有着严格的标准，因此食品药品监督管理部门应该根据档案管理工作内容，结合国家有关法律法规，制定出严格的管理制度。以保德县市场和质量监督管理局为例，针对案卷制定了档案复制的制度、档案统计制度、档案库房管理制度、档案销毁制度等，以此保证归档管理工作可以得到稳定实施，从根本上减少归档管理工作中存在的问题，也能够让管理工作有法可以。

（三）加强对执法案卷归档工作的重视

除了上述两点内容之外，食品药品监督管理部门的领导也要提高对执法案卷归档管理工作的重视，只有得到了领导的重视，才会对基层、一线员工产生影响，在无形之中，借助领导的带头作用，让全体员工都可以正式档案管理工作。作为食品药品监督管理部门的领导，首先要转变自身对执法案卷归档工作的而态度，加大对执法案卷归档工作建设投入力度，积极开发软硬件设备，为归档工作提供良好的现实条件。比如：市场和质量监督管理局可以按照内部管理制度，对执法案卷的管理工作进行考察，提高考察力度，建立起绩效奖惩制度，从而提高全体职工的重视，积极投入到管理工作中去。

（四）明确执法案卷归档工作权责制度

在实际应用的过程中，除了基本的管理制度之外，还应该明确执法案卷归档工作权责制度，权责制度是保证工作稳定开展的基础。在归档管理工作中落实权责制度，将责任落实到个人，可以提高管理效率，保证管理质量。传统的执法案卷管理过程中，管理工作分散，归档工作存在较大的阻碍，不同环节的执法案卷的规范化管理存在实际困难。因此，要在不同执法案卷管理环节明确负责人，形成权责制度明确执法案卷的管理归档责任，按照一体化的分类方式和归档方式完成执法案卷的日常管理工作。比如：市场和质量监督管理局可以在建立执法案卷归档工作权责制度的过程中，明确不同环节的负责人，还要求相关负责人要在执法案卷上签名，任何一个分负责人没有签名，执法案卷都不能够进行归档处理，从而保证执法案卷的有效性。

（五）加强执法案卷归档员工素质培训

档案管理人员是归档工作的主体，加强档案管理意识，提高档案管理人员的职业素养，是加强执法案卷归档工作质量的基础。除了必要的专业技术水平和职业素养之外，归档工作人员还要认识到执法案卷的价值，树立形成正确的职业道德规范。以市场和质量监督管理局为例，该管理局定期对归档人员进行专业技术培训，让工作人员对档案管理工作行程全面系统的认识，并且养成正确的归档习惯和归档方法，掌握科学的档案管理知识，保证档案管理工作的专业性和系统性，为档案管理工作稳定开展奠定基础。此外，员工自己也要谨慎认真地对待每一份执法案卷，落实执法案卷的归档工作，积极参加部门组织的档案培训工作，在实践过程中不断探索形成具体的管理方式。

三、总结

综上所述，想要让食品药品监督管理部门得到稳定发展，提高部门的档案管理工作水平是重要方式之一。当前国家食品药品安全问题日益的突出，作为食品药品安全监督部门承担着非常重要的任务，因此必须要加强执法案卷的归档工作，保证书面文字资料得到妥善保存，为后续的食品药品监管工作提供基础。

参考文献：

[1]郭菁.浅谈如何做好食品药品监督管理部门执法案卷的归档工作[J].食品安全导刊，2018，（24）.

[2]朱杰.浅谈食品药品检验报告书归档管理工作[J].现代经济信息，2016，（08）.