试析文书档案管理的办公自动化应用

刘玉梅

摘 要：文书档案在我们日常工作有着重要的作用，文书档案的管理也是一项非常艰巨的工作任务。传统的文书管理方式，费时，工作内容十分的繁琐。随着改革形势的不断发展，办公自动化系统的应用给人们的日常文书档案管理工作提供了一个改革契机。怎样才能提升文书档案管理水平，以及如何才能及时快速的提供所需的档案信息，是目前文书档案管理需要解决的新问题。因此，本文针对于办公自动化文化档案管理应用方式，进行了探究。

关键词：文书档案管理;办公自动化;应用分析

随着社会经济的进步与改革，只有不断提高文书档案管理水平以及管理工作效率，才能跟上新时代发展步伐。办公自动化的应用推动了文书档案管理工作的进步与发展，通过办公自动化对文书档案进行管理，不仅让档案工作更加的标准规范化，相对于传统文书档案管理的方式，还提高了工作效率。因此，自动化文化档案管理应用是非常有必要的。

一、文书档案的概念

文书档案指的是企业单位以及机关单位在行政管理中产生的档案，就是文书档案，其中内容包括会议记录、工作总结计划、请假或报告通知等等。文书档案在内容和形式上有一定的相似，所以统称为文书档案。对文书档案进行管理和研究，能够帮助事业单位顺利开展内部工作。

二、实现办公自动化文书档案管理的重要作用

（一）获取所需数据信息更加便利

信息化时代的来临给文书档案工作带来一个改革的契机。通过计算机对档案信息进行归档或录入，不仅提高了工作效率，而且查找自己所需的数据和信息都非常方便，办公自动化管理文书档案，不仅提高了工作效率，还提升了文书档案管理水平，更为重要的意义是减少了文书档案管理十分繁琐的工作过程。利用计算机进行档案管理，对档案系统进行定期维护，通过资源传播和共享的方式来观看自己所需要的档案信息，自动化文书档案管理比起传统管理工作来说，更加的方便，从而提高了工作效率，减少了很多工作步骤。

（二）提升了文书档案工作管理效率

伴随着科技时代的不断发展，自动化办公对文书档案管理人员提出了进一步的管理水平要求，要求管理人员不仅要有专业的档案管理经验，还必须要有专业的电子设备操作技能，同时管理人员比较具备较高的专业素养，稍有不慎，就会容易在操作过程中出现错误。传统的文书档案管理有很多的缺陷，不仅费时间，操作程序十分的繁琐，人工操作工作量。信息时代的降临，不仅简化了档案管理工作流程，还提升了工作管理效率，通过计算机技术的传播和共享特点，不仅让文书管理工作变得更加的轻松，还让各行业之间更加方便沟通和交流。

三、提升办公自动化进行文书档案管理应用有效途径

（一）完善办公自动化硬件设备

怎样才能更好的通过办公自动化对文书档案进行管理呢？首先，企业单位应该不断完善硬件设备，因为硬件设备是保障办公自动化落实的基础。其次，为了保障文书档案管理工作顺利的进行，第二步就应该完善计算机网络安全，定期对计算机网络进行维护，建立防火墙，这样才能保障文书档案的安全性。也能更好的实行办公自动化文书档案管理，从而进一步的提高了档案管理的工作效率，也减轻了人工档案管理的压力。

（二）加强企业内部专业管理团队建设，注重培养管理人员专业水平

自动化办公档案管理工作的基础保障就是需要拥有专业的管理团队，受传统档案管理模式影响，很多人对管理人员的职业有错误的认知，觉得档案管理员，就是单纯的整理一下资料就可以了，看似简单的工作实则只是片面化的认识。办公自动化的到来，对档案管理人员的专业素养提出了更高的要求，一个专业档案管理员必须具备专业的计算机技能知识，还要熟练应用其他电子设备，以更加专业的水平严格要求自己有高的文化知识以及精湛的业务沟通能力，企业也应该定期对管理人员进行档案业务培训工作，从而全方面提升管理人员的全方面综合能力，自身也要不断的学习研究更多的档案管理有效方式，创新文书管理途径来进行更高效的档案管理工作。利用自身的创新方式和现代化网络技术相结合来不断优化档案资源管理，构建专业的团队，可以更好的满足市场需求以及顺应时代发展的步伐。

四、结束语

目前，社会和现代化信息技术都在不断的发展与改革中，为了跟上科技时代的发展步伐，我们应该不断研究办公自动化技术来进行文书档案管理，在传统文书档案管理方式上，进一步完善办公自动化档案管理的有效途径。如何利用办公自动化进行更好的文书档案管理，还需要企业单位从完善计算机自动化设备和专业团队建设两方面入手，不断的加强管理团队队伍建设，定期对管理人员进行档案管理专业化培训，从而提升管理人员水准同时，也能提高整体的档案管理水平，从而让文书档案管理工作顺利的开展。办公自动化管理档案的方式，不仅让文书档案管理工作统一化、规范化、标准化。还让档案管理工作變得更加有效率，最终实现了自动化档案管理工作上升到了一个新的发展层次。

参考文献：

[1]黎炎庆.文书档案管理的办公自动化应用研究[J].办公室业务，2019（04）：120.

[2]李莎莎.办公自动化在文书档案管理中的应用探究[J].办公室业务，2018（19）：85.