试论提高基层计生档案管理水平的几点措施

张春玲

摘要：档案工作具有管理性、服务性、政治性和保密性，对社会和新时期卫生和计划生育事业都具有历史意义和现实意义。卫生计生系统受机构合并、受上级档案部门业务指导等影响，曾在工作中取得过显著成绩，但目前也存在一些问题亟待解决，方能确保四大门类档案齐全、完整、真实，使历史得以完整延续，使卫计系统新篇章得以完美开启。

关键词：卫计系统;档案管理;成绩问题;策略建议

做好基层计生档案工作，不仅是当前人口和计生工作的需要，而且也是党和国家事业发展一个不可缺少的方面。计生工作各项资料的积累也有赖于基层良好的计生档案工作，从而为制定科学合理的计生工作目标奠定科学基础。然而应该看到，基层单位受观念、体制、人力、条件和经费等因素的制约和影响，计生档案管理仍存在诸多问题和薄弱环节。

一、实现基层现代化计划生育档案管理势在必行

在新的历史时期背景下，需要对计划生育档案管理工作进行一定的调整和改善，即将现代化技术应用于计划生育档案管理工作中。这样的调整和改善的意义主要体现在三方面。第一方面，将现代化管理理念应用于该工作中，既可以提高基层计划生育档案管理的质量和保证其真实性，还可以提升基层计划生育档案管理的水平;第二方面，现代化的管理技术，可以提高档案管理的效率，因为通过应用现代化管理技术可以减少档案管理的任务量和节约资源，从而实现了资源的合理优化配置;第三方面，现代化管理系统可以切实的反馈基层计划生育管理工作，从而促进计划生育管理水平和质量的提高。由此可见，将现代化科技应用到基层计划生育档案管理工作中已经成为社会发展的必然趋势。

二、计划生育档案管理存在的不足

（1）计划生育档案管理工作意识薄弱。在现实社会中，由于档案管理岗位的工作人员专业知识的薄弱，对档案管理工作的认识不到位，因而导致计划生育档案管理工作得不到重视，使得计划生育档案管理工作程序科学性和程序性不强。尤其是涉及到岗位和工作请辞等方面的问题时，工作人员对档案的移交、审查、清理、签字等工作流程认识不够清晰，进而导致了档案的混乱和档案数据的丢失以及档案分类不够明确。

（2）基础计划生育工作效率低，档案管理体系有待完善。档案管理工作的管理体制是否完善与工作效率有着直接的关系。如果在档案管理工作中，信息内容登记过程中没有相关规章制度进行规范，会导致一些重要信息的丢失，从而严重影响了档案信息的真实性和有效性，严重阻碍了档案管理工作的发展。

（3）计划生育档案管理内容的真实性低。由于计划生育档案管理工作的重要性得不到充分肯定，进而使档案管理工作者在完成工作任务时不够认真，责任心不够强，登记的内容随意性增加，档案内容的真实性不够高，这样严重阻碍了计划生育档案管理工作的进步。

（4）计划生育档案管理工作者的专业水平较低。由于工作人员得不到专业技能的培训，甚至出现一个工作人员身兼数职的现象，从某种程度上讲，工作人员不能将全部精力集中到档案管理工作中，同时也不能完全掌握档案管理的信息内容。

（5）计划生育生育档案管理水平和基础设备均不健全。在效率决定发展速度的今天，基层的计划生育档案管理仍然采用库存的方式，然而随着档案数据的增加，档案库存的方式不仅浪费时间，还浪费经济，大大降低了工作效率。同样制约档案管理工作发展的一个因素是较低的管理水平，大部分的地方档案管理缺乏高新技术的指导，无法将最先进的管理手段应用到计划生育档案管理工作中，从而一定程度上制约了档案管理的发展。

三、提高基层计划生育档案管理水平的基本措施

（1）提高现代化基层计划生育档案管理的意识。我国计划生育工作的重要组成部分之一是基层计划生育档案管理工作。因此从事计划生育档案管理的工作人员必须有较强的责任意识和法制观念，还要具有较强的思想道德修养和较高的业务能力。同时，政府部门可以分设专门的计划生育网站，对从事档案管理的工作人员进行定期的培训和提供必要的档案管理资源。同为重要的是政府部门还要提供档案管理工作人员与专家交流的机会，这样可以有效的提高工作人员的现代化管理意识和水平。

（2）应用现代化技术合理分配计划生育档案管理资源。高新技术的飞速发展，要想提高基层计划生育档案管理工作的效率，需要充分的利用网络资源。因为网络技术对档案管理方式可以实现适当的调整，从而使得资源的管理更加快捷、高效。而网络资源技术的应用是实施基层计划生育档案现代化管理的有效手段之一。如果将计划生育的信息通过互联网进行整合，这样可以达到资源共享的目的，这样也可以有助于档案信息的规范化和标准化。

（3）完善计划生育档案管理体系。基层计划生育档案管理的工作需要严格按照规章制度执行。因为各个地方存在一定的差异性，所以在制定计划生育档案管理制度时，需要做到联系实际，依据不同地方的特色和工作特点，这样做到相关的规章制度最大程度上应用到实际工作中。

（4）计划生育档案信息登记时做到有章可循。实事求是是基础计划生育档案管理工作的基本要求，因为这样可以有效保障计划生育档案信息的真实性。工作人员在遇到比较模糊的信息時，需要经过认真核对后再填写，严格禁止随意填写，这样可以有效的保证档案信息的真实性。

（5）提高计划生育档案管理工作人员的专业水平。计划生育档案管理工作人员不仅要通过自身的学习不断的提高自己的专业知识水平，还要积极抓住政府部门给提供的与专家交流的机会。通过专家的指导，可以有效提高工作人员在实际工作中的应变能力和提高基层计划生育档案管理现代化水平。除此以外，计划生育档案管理工作人员要提高自己的工作热情和工作态度，做到工作中没有随意性和敷衍了事的现象出现。而且，每一个计划生育档案管理工作人员要有积极的态度和热忱来对待档案管理工作。同时还要在工作中勇于挑战自己、敢于创新，积极解决工作中遇到的问题，为实现档案管理工作现代化作用一定的贡献。

在计划生育档案管理工作中，不仅要树立全局的观念，还要建立起全国范围内的计划生育档案现代化管理体系，从而促进计划生育工作的发展。通过了解基层档案管理存在的问题，探索出相应的现代化管理措施，对基层计划生育管理的发展有非常重要的意义。计划生育档案现代化管理体系的建设是一项长期工作，是一场持久战，但是随着实践经验的积累，人力资源的不断扩大、制度体系的不断完善、工作责任意识的不断增强，基层计划生育档案管理实现现代化的目标也会很快得以实现。