高校档案管理创新及档案管理数字化问题探讨

杨磊

◆摘 要：学校在发展过程中，教学思想、不同时期的教学政策都是通过高校档案进行记录，可以说通过高校档案能够充分了解教师以及学生的成长情况，对于学校而言是非常重要的教学资源。在现阶段，采用传统的工作思路对档案进行管理，已经不能在要求上对师生进行满足。而且在信息化发展的社会进程中，建立数字化档案管理已经成为目前必然的发展趋势。本文主要从高校档案管理数字化存在的问题进行讨论，提出了一些相应的实现措施。

◆关键词：高校档案管理；创新；数字化

一、高校档案管理数字化存在的问题

1.管理理念落后

在信息化发展进程中，实现高校档案管理的数字化已经成为了一种必然地发展趋势。随着各种软硬设备的更新，高校档案也已经完成了信息管理系统的初步开发，甚至很多学校已经开始投入使用。但在高校档案管理理念和管理方法上仍然比较落后，对计算机的辅助作用没有进行充分发挥，依然采用传统的手工工作流程进行管理。在传统的工作方法上，档案管理工作呈现出的状态是重视档案管理但轻视档案利用。就目前的工作模式而言，在形式上档案管理工作和档案资料已经发生了转变，但是在管理方法上并没有发生根本性变革。现在所谓的档案管理数字化，只是将传统的工作环境转移到了计算机设备中，这种转变在工作效率上并不能对相关工作人员进行提高，相反还在工作强度上对其进行了加大。在国外对高校档案进行管理时，会先将档案资料进行分类，但这些在我国并没有得到很好的实现。通过对我国的高校档案管理模式进行调查可以发现，目前在硬件设备上已经基本完成，但在管理理念和系统功能开发上还存在较大的问题。

2.缺乏统一化和标准化

统一化和标准化的缺失主要体现在以下几个方面：首先，学校在进行内部档案管理时，各个部门之间并没有沟通协作，而是各自为政。而且因为各部门的工作性质不同，导致资料在形式上有所区别，各个部门对其都有自己的要求，从而使得在统一化和标准化上没有办法实现。其次，目前多数高校仍然隶属于不同的主管单位，有些高校归国家教育厅主管，有些高校则归省教育厅或者市级教育单位主管，不同的教育单位对档案资料进行管理时往往具有不同的标准，使其带有明显的“地域色彩”，缺乏统一化和标准化。最后，在高校档案管理系统的组成方面，各个高校之间也存在明显的不同。一般情况下，管理系统主要包括硬件和软件，对于硬件设备的采购主要是由高校自己负责，不同高校在系统功能上的要求可能会存在差异。同时，在系统的软件部分也会存在一些区别。这些差异导致档案馆在对档案资料进行联系时无法得到保证。档案管理数字化如果不能实现统一化和标准化，将注定只是一种工作形式，发挥不了任何作用。

3.系统安全缺乏经费

在对高校档案进行管理时，管理系统一般需要对校园网络进行接入，有时还会涉及到其他网络，这就导致众多的网络病毒侵入到档案管理系统中，在安全性上对其造成威胁。再加之一些档案管理人员没有较强的信息安全意识，在操作过程中可能会因为一些误操作引入病毒。在系统安全方面，另外一个主要内容就是对数据库进行建设时缺乏整体性考虑，导致最终的数据库规模较小。这样的数据库在维护很不方便，对病毒的抵御能力也比较差，而且很容易在不同部门之间出现重复建设现象，造成资金浪费。高校档案中的信息不仅包括学校开展的日常工作内容，还包括一些学校的机密信息，一旦发生信息泄露，将会对学校造成很大的损失。此外，经费问题也是档案管理系统建设过程中的一个主要问题，这种问题在很多学校都很普遍。主要是因为学校领导对档案管理系统建设不重视，还有一些是因为涉及经费投入的方面比较多，而申请的资金又有限造成的。

二、实现数字化管理的措施

1.对管理理念进行更新

实现高校档案管理数字化需要在管理过程中对信息技术进行运用，也需要对管理理论和方法进行革新，这就要求工作人员具有先进的管理理念，才能在新的工作指导方针下建立一套完善的工作制度。在对高校档案进行管理时，管理层的知识结构对其有着非常重要的影响，如果管理层的知识结构较完善，那么高校档案管理工作就可以顺利开展。因此，对高校档案管理队伍进行建设时，一定要让其具备现代的科学技术和先进的理论知识。

2.对管理软件进行推广

对档案管理系统进行数字化建设，首先需要解决的一个问题就是，档案的电子化管理，需要在管理过程中建立档案数据库，建立文件目录将以往的资料进行存储。这也就意味着需要从第一批文件资料开始，录入所有的资料，并对这些资料进行分类保存。这样的管理方式能够有效避免因为保管不当出现的损毁，在工作人员检索和浏览时也会更加方便。其次，應该对档案管理软件进行推广，即便是在一所高校内部，不同的学院也会建立自己的档案室。因此，对档案管理软件进行推广，能够在统一性上对学校档案管理进行保证。

3.对安全化措施进行加强

高校档案不仅是重要的社会资源，也涉及到高校管理过程中的一些机密信息，因此一定要加强安全管理，防止被他人所利用。进行高校档案管理信息化工作时，很容易受到网络病毒的影响，发生信息泄露，为了解决这一问题需要对工作人员的信息安全素养进行提升。此外，档案在以数据形式进行保存的过程中，很容易因为各种操作而失去原始记录，工作人员在保存数据的过程中就要认真对待，避免信息丢失。同时，也应该对高校档案管理的安全措施进行加强，高校档案管理人员必须意识到档案管理的重要性，增强责任感和使命感。

三、结束语

综上所述，在新的发展形势下，仍然根据传统管理理念对高校档案进行管理已经不能在在需求上对师生进行满足，对档案管理系统进行数字化建设已经成为目前必然的发展趋势。为了实现这个目标，需要管理人员在管理理念上进行更新，在安全措施上进行加强，并对档案管理系统进行推广，促进档案管理数字化建设。

参考文献

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