浅谈基层档案室如何做好档案利用工作

程茶

档案利用工作是整个档案管理体系的中心任务，是开发档案信息资源，充分发挥档案作用，为国家现代化建设服务的最重要的环节。基层档案室是进行档案收集、整理及提供利用工作的前沿及阵地，利用工作的好坏直接决定档案在本机关、本单位作用价值的发挥，应采取有效措施切实加强档案信息的高效利用。

一、遵循档案利用工作的有关要求

档案利用工作的要求在于采取有力措施，使用先进技术，采取多种方式，最大限度地满足档案利用者的需求，主要从以下几个方面进行考虑：

（一）做好利用前的各项基础管理工作

档案管理主要包括八个业务环节，利用前档案管理环节的好坏直接决定档案利用服务的高低，为此，档案室必须加强档案基础工作，确保档案收集齐全、整理系统、编目条理、鉴定准确、保管科学、检索及时，以更好地满足本单位本机关越来越多、越来越高的档案利用需要，为大家提供高效率、高质量的服务。

（二）熟悉室藏，做到“知己”

熟悉室藏档案资源对于档案利用工作来说具有重要意义;熟悉室藏是档案利用工作开展的基础和前提，是提高档案利用工作活动质量的重要途径。档案管理工作者对室藏档案资源状况越是了解和熟悉，档案利用工作越能实现高质量。

熟悉室藏就是档案管理工作者熟悉档案室所保存档案信息的数量、来源、种类、内容、范围等状况以及放在库房中的位置，熟悉档案的形成、整理状况及利用价值。对于室藏中的重点档案等力求做到了如指掌，如数家珍。

熟悉室藏是一项动态性工作，是档案管理人员依照一定的途径及方式方法，对室藏档案及档案信息资源进行了解和熟悉的一个动态过程。熟悉室藏也是一项艰巨的劳动，需要档案管理人员付出很多的时间和精力。熟悉室藏更是一项科学性的劳动，需要档案工作者运用各种科学的方式方法了解和熟悉室藏档案资源。

（三）预测利用需求，做到“知彼”

预测需求是指档案室借助于自身拥有系统档案资源的优势，采取多种方法，了解档案利用的具体特点与趋势，了解不同档案利用者的需求，在科学分析、研究的基础上预测利用需求变化、发展的规律，从而为档案利用工作的发展提供依据。预测需求的目的，是为档案利用者迅速、准确地检索出所需的档案或档案信息，有效帮助档案利用者选择或向档案利用者推荐有关的档案信息，为档案利用者提供优质服务。

（四）正确处理利用和保密的关系

利用和保密的关系，在档案利用环节表现得最为明显，特别注意解决好。档案室保存档案的目的是为了使用，假若长期把档案锁在柜子里，禁锢起来不准使用，就失去了保存档案的意义。但是，档案中有一部分涉及到党和国家的秘密，关系国家建设大局及成败。所以，既要积极提供档案为各项工作服务，又要坚持保密原则，遵守保密规定。在提供利用时档案工作者应认真审查档案内容，根据时间、地点和条件的变化情况，调整档案的密级，逐步扩大利用范围。只有把保密和利用的关系处理好，才能更好地发挥档案的作用，满足机关各项工作的需要。

二、提供多种服务利用方式

档案馆提供档案为社会主义事业服务，是通过各种各样方式进行的，一般有如下几种：

（一）档案阅览服务

档案阅览服务是保密档案室组织利用者在阅览室内查阅和利用档案的一种服务方式。它的基本特点是保密档案室在指定场所比如阅览室接待档案利用者，利用完毕立刻归还。

阅览室是承担提供档案查询借阅以及面对面提供档案咨询服务的基本场所。开辟阅览室和组织、接待档案利用者在阅览室内利用档案是保密档案室开展档案利用服务工作的主要方式之一。

规模较大的档案室，应該设立阅览室，配备专职或兼职的档案工作人员。规模较小的档案室，也应在能力范围内提供阅览档案的地方，方便利用者使用。

（二）档案外借服务

档案外借服务是档案利用者为了满足自己特定的需要，在按照规定办妥手续之后，暂时将档案借出档案室使用的一种档案利用方式。

一般来说，档案室的档案是不准外借的，但在个别情况下，为了机关领导的工作需要，科研人员的工作需要，或者其他特殊需要，档案允许暂时借出保密档案室使用。

档案外借使用应有严格的制度，经过一定的批准手续。党政领导以及机关负责人借阅档案材料，或机关内部各业务部门借阅本单位档案，都必须填写借阅单，履行签收手续。外单位借阅档案材料，应持有介绍信，写明借阅人身份、借阅目的、范围和借阅期限等，经批准后方能借出。

对于档案外借服务，对档案利用者来说，使用方便自由;但对于档案室来说，削弱了对档案的监管与控制，所以应该严格执行档案外界制度与规定，限期催还。

（三）档案复制服务

随着档案需求的不断增长、档案管理部门技术条件的改善，根据档案原件制发各种复制件也成为档案室越来越多的一项服务方式。

所谓制发档案复制本就是根据利用者的需要发送和提供副本或档案摘录。制发档案复制本的方法主要有：手抄、打印、摄影、静电复印和缩微复制等。

（四）制发档案证明

档案证明是档案室根据档案利用者的要求与申请，为了证实某种事实在本室保存的档案内有无记载、如何记载而编写的书面证明材料。

制发档案证明是一项政治性很强的工作，对申请书的审查和档案证明的编写，都必须严肃认真地对待。档案证明必须根据机关、团体或个人的申请制发。申请书必须写明申请发给档案证明的目的，所要证明的事项及其发生的时间、地点等情况，以利于对申请书的审查以及证明材料的查找与编制。

档案证明一般应该摘引原文字，不可任意删改和添加，并要说明材料的出处和根据。在档案证明中还应写明档案证明接受者（申请者），以及制发档案证明的档案馆的名称和证明制发日期。档案证明写好后，须认真校对，经审查批准后加盖机关公章。

（五）编辑档案文件汇编

编辑档案文件汇编是指档案室将同类问题的档案文件，根据机关工作的需要，加以完整系统的编辑成册，在不同范围内使用。这是主动提供利用的一种方式。

（六）电话答复咨询

档案室在机关用电话或信函询问某些较为简单、明了的问题时，如某人的任免时间、某次会议的召开时间等，采用电话答复的一种服务方式。