浅析数字化档案室建设及数字化档案管理技术应用

许磊

摘  要：随着大数据时代的到来和云计算技术的应用，以计算机为核心的技术革新是数字化时代的主要标志，档案信息的保存方式也发生着巨大变化，文件管理的数字转型已成为势不可挡的必然趋势，电子文件必将成为未来文件的基本形态。由于电子档案载体的特殊性，长期安全保存这些海量的档案信息资源成为当前数字时代档案工作者需要研究和探讨的一项重要课题。

关键词：数字档案室;电子档案;档案管理;保存技术;安全技术

数字档案室是传统档案管理机构在信息化时代的升级产物，主要管理对象是电子化档案，综合运用多种电子计算机、网络等数字化技术手段，其工作内容包括档案的收集、整理、保管、保护、共享利用等。数字档案室是单位信息化建设的主要内容之一，也是自动化办公体系的重要组成部分。建立健全数字档案与电子文件管理要求相适应的各种制度和配套设施，加强档案数据网建设和管理，以保证档案数据的完整和安全。

1 电子档案必将成为未来文件的基本形态

随着大数据时代的到来和云计算技术的普及应用，以计算机为核心的技术革新成为数字化时代的主要标志。

一方面，档案信息的保存方式发生着巨大变化，文件管理的数字转型已成为势不可挡的必然趋势。在数字时代环境下，数字传播和电子载体的出现，促进了信息保护及共享技术的革新。同时，电子档案体量的迅速增长亦促进了档案载体由传统形态向数字无纸化形态的转化。另一方面，传统档案室的档案管理及其所使用的管理平台也需要逐步向电子化信息平台过渡，亦即构建数字化档案室，才能适应档案管理方式变化的新要求，从而开拓档案管理工作的新局面。

伴随着电子化记录方式的应用，档案信息的保存方式也在发生着变化，光电磁等新型档案制成材料不断涌现。目前，电子档案归档的类型有：磁盘、光盘、数字磁带等。数字文件在信息化时代的普及和应用已成为大势所趋，正在逐渐替代传统文件载体成为文件保存及传播的主要形态。档案保护的实质是档案原始信息的长期保存和永续利用。随着数字时代办公自动化的应用和普及，在制作过程中电子文件的形成已代替文件的起草和制作。建设规范、独立、保密和高性能档案数据网，进行档案数据的归档鉴定、整理编目、数据分析与处理、共享传播、储存管理、归档管理、保密管理过程中应保证电子文件原数据和背景信息的完整性。逐步实现数字化文件实时归档，网上提交。

伴随着信息化档案管理工作的迅速发展，大量数字化文件产生。在电子档案迅速查阅利用、提高档案工作效率的同时以及电子档案载体的特殊性，长期安全保存这些海量的档案信息资源成为当前数字时代档案工作者进行研究和探讨的一项重要课题。

2 电子档案的保护技术与安全技术

电子档案是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。

电子档案相对纸质档案是不同的，需要工作人员将纸质的信息完整地存录到电子化计算机设备中，以数字化形式储存于磁带、磁盘、光盘等媒介载体，再通过计算机设备实现读取与处理过程，并可在通讯网络上实现传播与分享。数字化文件与传统纸质档案在保护技术上有很大的差别。纸张作为传统纸质档案载体材料的主体，档案纸张寿命的长短除与自身的耐久性有关外，档案保护环境条件的优劣所产生的影响也是十分显著的。

确定档案的保护条件及影响档案保存的不利因素的防治方法，以延长档案的寿命，是档案保护技术的任务之一。在档案保存和利用的过程中，档案纸张在外观、结构和性质诸方面逐渐发生着不可逆的变化，人们称之为“老化”或“恶化”。档案室库房应远离污染、潮湿、阴暗的地方，并达到严格的安全要求：防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防污染、防鼠、防虫。高温高湿容易使档案文件上滋生霉菌，档案文件长期暴露在光下，纸张会不同程度地发黄发脆，严重地损害档案寿命。保存纸质档案的温度应控制在14℃～24℃，相对湿度控制在45%～60%。

归档电子文件的保管除应当符合纸质档案的要求，电子档案的保管更为严格，受到不安全因素干扰也较大，对温度、湿度、空气质量、磁场、清洁环境等都有着更为严苛的要求。数字档案在存储过程中，应当远离强磁场、强热源，并隔离有害空气，安装温湿度调控系统以及消毒、杀菌、空气净化系统，一旦电子档案储存媒介遭到损毁，将会导致数字化档案信息的丢失。数字化档案的存储温度应控制在16℃～20℃，相对湿度应控制在40%±5%，选择电子档案装具如防磁柜等。

电子文件存储介质的可保存年限远远低于传统纸质媒介，制作材料的老化及变质、磁场的影响都可能损坏磁性介质上储存的电子数据。因此，一是要多做备份，一式三套作为封存、利用及异地保存所用;二是每隔一定的时间段规律地对原始档案数据进行拷贝备份，使其保持常新状态，防止电子信息丢失;三是严格查阅程序，提供利用的电子档案为只读文件。

就电子档案而言，电子文件中数字信息与特定存储载体的可分离性使数字化信息随时面临着被增删、盗窃甚至被毁损的风险。建立一个安全可靠的网络管理平台是保证数字化电子档案信息安全的重要基础，将内部数据服务器和内部用户设置在高级别的安全网段，网络的网段设计可采用虚拟网络技术和专门的网络设备来实现。对网上用户的权限设定严格管理，配备防火墙、入侵检测等相应技术设备。通过网络系统对用户进行操作权的限制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等方法确保档案数据的安全与完整，杜绝网络信息系统上的数字化电子数据丢失、被篡改、泄露或系统破坏等事故发生。

建设数字化档案室，实现档案管理工作的数字化轉型、数字化升级和数字化换代，是将我国建成档案管理强国的一项迫切任务和重要内容。这要求档案工作者具备较高的资源信息处理能力，熟练应用计算机手段和网络技术，能够在计算机上对电子化档案信息进行处理和后加工，从数据库中存储和检索相关信息，并在此基础上实现对档案信息的网络管理及开发。

科学地进行管理已成为档案工作者须要履行的职责，随着现代化技术的迅速发展，挖掘数字化档案的潜在价值，实现档案的现代化数字管理已成为必然发展趋势。较多的档案使用者对电子档案的要求越来越高，数字化档案动态和全面的独特优点，在很大程度上满足了档案管理者及使用者逐渐多样化的需求。数字化档案的管理和利用应该立足于实践需求，建立并完善电子档案在存档、保管以及利用等方面的管理体系，顺应时代及技术发展规律，强化科学管理，使其在现代档案的管理中发挥更大的作用。

（作者单位： 山东济宁医学院附属医院     来稿日期：2019-04-20）