参与式档案管理的多元模式与实现策略研究

周文泓 高振华 许强宁 张晓宇

摘  要：数字转型背景下，以多元主体参与协同为要义的治理模式愈发受到理论研究和实践探索的重视，档案领域同样呈现出此种趋势。本文运用文献调查法和案例分析法，以档案管理的全流程为参照，梳理出当前参与式档案管理的多元模式。从主体、对象、方式、保障四种维度解析各类模式，以此提出参与式档案管理的方向性策略：提升主体参与度的文化建设、推动参与内容优化的供需机制构建、推进参与方式完善的科学方法应用、促进参与保障完备的环境搭建。

关键词：参与式档案管理;社会参与;档案社会化

Abstract： Under the background of digital transformation， the governance mode with multi-subject participation and coordination as its essence has been paid more and more attention by theoretical research and practical exploration. And there is a similar trend in the field of archive. The paper takes the method of literature investigation and case study to conclude main modes of public participation in archiving， according to the whole process of Archives management. Then the paper analyzes modes from the dimension of subject， object， method and facility， and proposes directional strategies of participatory archiving including culture building for improvement of participation， mechanism development for content optimization， scientific method application for mode updating， and environment shaping for facility perfection.

Keywords： Participatory Archiving; Social participation; Socialization of Archives

1 引言

以多元主體参与协同为要义的治理模式已成为社会转型的关键维度，依托信息与通讯技术的发展贯通各个领域，推进着社会、文化、技术的互动性升级。这类趋势同样呈现于档案领域，推动参与式档案管理在全球各国与地区从设想走向实践。同时，参与式档案管理提出了管理、技术、司法、经济、文化等多方面挑战，有待理论与实践的探索以明确参与式档案馆的主要内涵、形态与实现方案。

实践层面，国内外均展开一定探索，将参与式管理落实于不同方面的工作，以参与式档案馆为目标重构管理主体、内容、方式、工具等。发达国家如美国的“公民档案工作者”项目（Citizen Archivist）、加拿大“联合实验室”项目（Co-Lab）、澳大利亚国家档案馆的原住民著录项目等均从主体层面有效实现了档案信息资源的共建共享。我国亦有多项举措以吸纳社会力量参与档案事业。国家政策方面，中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中明确指出支持社会力量参与档案事务，江苏、沈阳、上海等地均从家庭建档的角度促进社会参与，档案机构对社交媒体如微信公众号、微博的应用亦是一定程度推动了参与式管理模式的构建。同时，东西方均主要在档案信息资源建设上实现一定程度的社会多元主体参与，档案管理的全流程与档案工作的其他方面较少涉足，且档案信息资源建设在质量维度尚需优化。

理论同实践处于近似的进程中。参与式的档案管理已倡导多年，档案馆3.0被视作档案馆从开放走向参与的实现形态。当前的研究主要从两个层面着手：一是从理论构想中提出全景的社会参与，即社会组织、机构、群体、个人中的各类主体均是档案形成与管理主体，共建社会整体的档案资源，甚至称其为档案多元宇宙，社会/社区范式更被特里·库克指出已在萌发而呼之欲出，参与式档案管理是核心内容[1]。这类研究多处于理论设想中，它将参与式档案管理设定为复杂的整体性事务群，尚需进一步的理论与实践探索以明确。二是探讨参与式档案管理的某一方面及其实践案例。研究目前偏重于公众对档案信息资源的参与，基于案例探索必要性、价值、方法、策略等，如“互联网+”环境下档案信息资源建设众包模式[2]、开放政府框架下的公众参与档案信息资源建设进展[3]、参与式数字档案资源建设概念模型[4]。然而，这类研究缺乏更加多元的案例及相应的模式研究，对档案管理其他方面工作亦关注不足。

因而，本文将对国内外档案管理展开线上调研，从档案管理不同方面呈现当前参与式档案管理的实践进展，从主体、对象、方式、保障等维度解析各类实践，并依此提出参与式档案管理模式的构建策略。

2 参与式档案管理案例概览

基于对美国、加拿大、澳大利亚、新加坡等国家的档案网站调研以及国内文献的检索，综合参与主体与其实际贡献内容，对英国国家档案馆用户调研问卷、用户咨询小组、“战争日记”项目、美国公民档案员、加拿大联合实验室、新加坡公民档案员、澳大利亚“强制收养项目”和国内一系列档案工作公众参与项目等成功案例进行分析，将档案工作的公众参与归纳为意见反馈式、资源开发式、专家指导式和社群档案式四种模式。

2.1 意见反馈式。在意见反馈模式下，社会通过档案机构网站或者社交媒体平台向档案机构提出用户体验和资源建设等方面的意见及建议，通过影响档案机构来达到影响档案信息资源建设工作，从而实现其参与。[5]目前，该模式下有问卷调查、留言反馈、用户投票、社交媒体留言、发送邮件等多种形式，此模式是现今最为普遍的一种公众参与档案工作模式。

英国国家档案馆在网站首页推送了用户调研问卷，通过询问用户个人基本信息、访问网站的目的、频率、满意度、特定功能的使用情况等了解公众需求，以期进一步提高国家档案馆的服务质量[6];登录加拿大国家图书档案馆网站，用户除了在网站的Feedback板块在线提交对加拿大国家图书档案馆网站的意见和建议以外，还可以通过体验、发送含反馈意见的电子邮件参与到对网站仍处测试阶段的新工具的改进过程（如Collection Search）[7]。我国国家档案局网站的“互动交流”模块包含了网上调查、意见征集、在线访谈三个板块，公众可以通过参与投票、在线访谈互动等形式对国家档案馆的各项工作提出自己的建议[8];福建档案信息网设计了局长信箱、公众留言、信息建议等多个板块，希望公众能够多加关注并积极参与到具体的档案工作中来[9]。

2.2 资源开发式。这一模式下社会参与的档案工作集中在档案信息资源的开发环节，参与的公众开始形成与档案的真切、实际关联，其角色逐步带有一定“档案人”特点。资源开发式也分为线下型以及近年来形成新趋势的众包型。

线下型指公众以实体志愿活动、短期工作的形式协助档案机构进行资源开发。以我国档案馆实践为例：江苏省常州市档案馆2014年成立了档案志愿者分会，在半年多时间里抢救近5万卷破产关闭企业的档案，同时部分承担档案展览的陈列设计、讲解以及档案史料的研究和开发工作;河北省唐山市档案馆在档案编研中招聘具有一定专长的史学工作者、教师、大学生等参与档案资料的摘录、编写和校对工作。[10]

众包型是将起源于商业生产领域的“众包”（Crowdsourcing）概念引入档案信息资源开发领域，指的是公众自由自愿地承接相关机构在互联网平台发布的档案信息资源开发任务。[11]较线下型而言，众包型依托Web2.0环境，其宣传力度更强、参与范围更广、服务利用更便捷。综合美国公民档案工作者（Citizen Archivist）[12]、加拿大聯合实验室（Co-Lab）[13]、上海市图书馆历史文献众包平台盛宣怀档案抄录[14]等项目来看，众包型公众参与的主要任务有转录、贴标签、著录、翻译等。这些任务没有明显门槛，网站也有详细清晰的教程或使用帮助以供学习，公众实质上是承担了档案信息资源开发中相对简单部分——对已经数字化的档案进行优化便于之后的检索、整合与利用。但以新加坡国家档案馆的公民档案员（Citizen Archivist Project）项目为例来看，仍处于测试阶段的Connect任务正试图将公众能够参与的任务层次提高：公众上传认为与档案馆给定照片有关联的照片（自己拥有版权或获得授权），关联包括地点、目的和人物，所上传照片可被其他用户浏览并被档案馆收集、保存。[15]这就使公众参与的档案信息资源开发扩展到补充资源、创建关联与整合部分，而不仅局限在单份档案文件，同时也拥有更多的创造可能。

2.3 专家指导式。专家指导式指知识文化水平较高的公众组成一个相对稳定的群体，参与档案工作的政策制定与规划建设，发挥集体智慧，促进档案工作的开展。因其所涉及的层面较高，对参与者的受教育程度、专业知识掌握情况等有较高要求。具体来说，专家指导式分为两种参与形式。一是参与档案活动的早期规划和标准制定，为相关政策的制定提供智力支持。英国国家档案馆建立的用户咨询小组（User Advisory Group，UAG），其成员很大部分来源于专业研究人员，参与早期阶段和战略层面的组织规划和决策过程，反映用户社区的利益关切，也会就具体的发展和决定向用户寻求建议和反馈。[16]二是运用专业知识，为项目建设提供技术支持。以英国国家档案馆、英国帝国战争博物馆和众包平台Zooniverse共同开展的“战争日记”项目（Operation War Diary）为例，为保证项目运行的质量，三方共同组建了“第一次世界大战百年数字计划学术咨询小组”。[17]咨询小组由来自军事、档案、历史、系统开发、网站设计等各个领域的专家组成，他们运用丰富的专业知识和先进的技术，指导项目开展，解答志愿者在档案数字化与标引过程中的问题。[18]在我国，档案领域的专业人士参与档案工作的方式主要包括对重要档案进行鉴定、编研或对各类机构档案制度体系的建设提供指导等。比如，苏州市的中国丝绸档案馆组织成立了由有一定专长的社会公众和档案专家组成的征集档案鉴定评估专家组，对丝绸档案的年代、真伪、价值等进行鉴定，确保征集档案的真实性和有效性[19]。

2.4 社群档案式。社群档案管理作为一种特殊参与档案工作的模式，根据建设及运营方式大致可分为两类，一类是由社群成员自建并自主管理的社群档案，另一类是以政府或公共档案馆为主导力量建设的社群档案。在这两种情况下，社群主体参与档案工作的方式都是参与档案资源建设，但在现实中两种情况又各有不同。

由成员自建的社群档案，起初往往是为了讲述经历、构建记忆、唤起群体的情感共鸣以实现自我认知，在后续发展过程中该群体逐步被公众认知，相关档案被公共档案馆纳入其公共档案资源体系之中。该形式下，社群成员参与资源建设的方式是将其所形成的档案资源直接交付档案馆。而政府或公共档案馆主导的社群档案资源建设项目中，社群成员是作为档案资源构建中最主要的主体参与其中，这两种方式的明显差别就在于社群成员在资源构建过程中参与的时间和扮演的角色不同。

澳大利亚国家档案馆“强制收养项目”（Forced Adoptions History Project）由政府主导，收集在“强制收养”政策下受到伤害的公众的相关经历和档案，希望对该群体进行一定程度上的抚慰。在此项目下，社群成员可以登录该项目网站，上传自己的相关经历或自己知晓的相关政策、与同样经历的人进行交流，帮助国家档案馆收集相关信息，直接参与到公共档案资源构建的过程中来。[20]而我国的皮村打工文化艺术博物馆则属于社群成员自发建设。创建属于打工者的档案馆最初想法是由几位打工者自发组织，随着该组织的发展和社会对于农民工群体认知的提升，将“农民工”这一社群主题的档案纳入公共档案资源体系的呼声也越来越高，在具体的构建过程中，皮村打工文化艺术博物馆无疑将会提供最直接的档案资源。

3 模式分析

意見反馈式、资源开发式、专家指导式和社群档案式四种公众参与档案工作的模式具有各自的鲜明特征，本文从参与主体、参与对象、参与方式、参与保障四个维度构建对四种参与模式的分析矩阵（表1），对每一类实践进行解析。

3.1 参与主体——有待多面拓展。四种模式中，意见反馈式和资源开发式面向的对象都是普通公众，这主要是由这两项工作的难易程度和自身需求决定的，这两类模式中对主体的能力要求较普通，主要依靠用户的需求、兴趣和基本文化素质即可完成。专家指导式则根据其自身特点将参与的主体的门槛相应提高。由于其专家小组会议的专业性以及提出政策规划及顶层建议的期望，该模式的参与主体主要为相关领域的专家。而由于社群档案特殊的建设目的、运营及构建方式，虽然有一部分面向公众广泛开放的工作（如澳大利亚“强制收养项目”网站中公众均可上传相关政策和新闻报道），但具体的各类工作还是围绕着某一社群展开，参与的主体也以该社群成员为主。

需要说明的是，参与主体的主体类型及其覆盖面可持续扩展，目前主要是限于研究型用户和其他对档案有兴趣的用户，尚未把政治、文化、经济、信息技术等其他方面的专长者充分吸纳其中，且参与度有限。例如，美国公民档案员项目中的History Hub作为专门为参与者开设的交流社区在谈论主题、回应人数等方面效果平平。[21]同时，受限于参与主体在类型与人数上的不足，参与的质量亦受限，例如通过用户做标签或著录来优化描述以及相应的检索效率在多数场景下并未实现，诸多众包任务参与人数过少且获得的数据质量不佳。

3.2 参与对象——尚需系统设计。参与对象即四种模式中具体参与到的任务、接触到的档案类型等，可从参与过程中具体参与到的流程和其参与相关工作的深度予以分析。意见反馈模式下，社会只是通过档案机构提供的渠道向其提供相关建议，参与深度仅属于初级与间接层面。资源开发模式下，大量的档案机构都是通过建设项目网站平台，为社会提供参与征集、整理、鉴定、检索等对档案资源进行优化和补充的途径，该模式下，参与深度的初级层面和中级层面均有涉及。专家指导式下，相关专家参与的是政策制定及相关的顶层设计，但相比于意见反馈式，此模式的要求较高、实际参与工作对于档案机构的影响也较为深远，所以该模式的参与深度属于高级层面。社群档案的实际情况较为复杂，根据其不同的建设和经营的方式，具体工作流程和深度也各不相同。普通公众和社群成员可以参与初级层面的提供资源、整理鉴定工作，社群成员自己可以参与中高级层面的整理、利用工作等。

需指出的是，各社会主体参与档案管理工作既有管理性的，又有业务性的，包括影响决策和信息资源建设与开发等。还需明确参与主体，以需求与能力为中心精细化设置参与内容，最大程度发挥多主体智慧与实践投入。当前的任务在大众需求的挖掘尚有不足，任务偏历史研究的居多或是没有充分的社会吸引力，亦影响了参与主体的扩充。

3.3 参与方式——要求精准协同。参与方式指的是如何具体实现对档案工作的贡献，包括参与过程中依托的平台、组织与开展方法。意见反馈式下，因公众参与的对象与档案馆提供的服务紧密关联且内容较为简单，所以其主要依托档案部门网站即可;而开展方法虽然看似多样地包括问卷、留言、邮件、热线、投票等，但实则都可归为接受档案部门关于服务的意见征询。资源开发式下，公众开始在实质上与档案产生关联，线下型主要依托实体档案馆，以档案馆组织的志愿活动进行参与;众包型则充分利用互联网平台完成档案数字化的后续工作，主要依托项目专门网站和社交媒体平台，依据档案部门的指导，从档案工作中分解出的众包任务加以开展。专家指导式下，拥有高知识文化水平和专业技能的部分公众，作为相关领域的专家需要贡献出集体智慧，主要依托档案部门和受引导或自发组成的相应社会组织，通过线下会议的讨论交流实现参与。社群档案式下，由社群成员自建并自主管理的类型中，社群成员主要依托社群项目网站或自愿提供帮助的社会群体;而另一种类型中，社群成员则主要依托政府或档案部门，受其引导。因此种模式下公众几乎会参与到档案工作的各个环节，其开展方法难以具体描述，总的来说在前期征集时以号召组织社群成员的积极参与为主，采访或鼓励分享个人记忆，后期则受公共力量引导或借助社会群体帮助以各种方法形成、整理、管理并优化具有其特色的档案，汇总出相应实体或数字社群档案馆。

总体来说，不同方式显示出了社会各类主体同档案管理专业主体之间的协作，亦体现了档案管理权力的分配，平衡档案管理专业要求同多元主体的需求以及能力是要义。当前的实践反映的困惑是如何依据不同的主体以设计合理的参与方式，档案管理专业机构与人员要扮演何种角色，针对专家型的主体、技术类主体、大众式主体，如何在保证参与的同时又能维护一定的档案管理质量。例如，当前档案馆会对众包中的公众参与的内容进行审查，那么一旦基数扩大，这类审查能否适合。

3.4 参与保障——可待充实优化。参与保障指参与档案工作过程中由政府、档案馆等主体为保障各方权益或工作质量提供的工具、制度等方面的保障。工具方面，意见反馈式参与相比其他模式比较简单直接，专家指导式参与的开展方式以线下为主，故都不需专门研发工具。工具的使用主要集中于资源开发式和社群档案参与模式。比如，为方便用户参与档案著录、转录、翻译等工作，美国“公民档案工作者”项目（Citizen Archivist）依赖于专门平台dashboard以及若干社交媒体平台如Flicker，亦与Facebook合作，提供了一款交互式聊天程序Facebook Messenger Chatbot。[22]公众可通过聊天软件对文档进行著录和分类，了解档案事件或从馆藏目录中查看照片，聊天程序内置的智能机器人可解答公众在参与档案工作过程中遇到的问题，帮助用户开展研究。美国的Kids in Birmingham 1963项目也利用项目网站和Twitter、Facebook等社交媒体向大众传播和推广其研究成果。新的口述历史数据库工具——Stories matters oftware的出现和发展极大地助力了Kids网站管理者对口述档案的考证查实工作。

制度上，从国家层面来看，美国、澳大利亚、英国等国家都对公民的参与权作出了规定。例如，2009年美国政府颁布的《开放政府指令》（US Open Government Directive）明确规定公众享有参与决策过程的权利，亦精细到隐私、平台政策来说明用户的权利和风险。具体到参与模式，意见反馈式主要涉及公民隐私权的保护，在档案工作层面无具体制度说明，因此在这里认为此种方式无制度保障。而资源开发式、专家指导式和社群档案式由于对公众参与的广泛性、专业性等方面都有一定要求，故需要制定较明确的参与制度，保证档案工作的有序进行。比如，英国的用户咨询小组规定了小组的成员结构、职权范围、任期时限等，更好地保障参与人权益。澳大利亚的“强制收养项目”制定了档案资料捐赠准则，对使用条款、隐私政策、版权等作出具体规定，保证档案的真实性、网站的安全性和对失去孩子人群的尊重。简言之，参与式的档案管理还需在现有基础上从工具到制度多方面充实。工具层面，整体的参与平台与辅助参与的精细化有针对性的辅助工具均是不可或缺的。制度层面，帮助用户明确参与做些什么、为什么参与、如何参与的规范指导是必要的，这也能用于构建各主体的档案管理能力并提升参与质量。同时，制度规范亦要更全面明确参与工作中各利益相关者的权利与义务，从中确立参与的激励机制，知识产权、隐私等更要得到重点说明，由此保障各方权益。

4 策略：参与式档案管理的深化

参与式档案管理正以不同形态融合于档案事务中，多元化进程显示出档案社会化的生命力，促进档案更好参与社会建构。参与式档案管理体现的是档案工作的社会与数字转型，各要素内涵、关联及其实现均面临各方挑战，亦需在理论与实践中不断完善。现有实践为参与式管理的全面实现提供了方向性策略。

4.1 提升主体参与度的文化建设。参与式档案管理的文化建设本质上体现为意识与能力建设，即社会多元主体认为应该且能够参与档案事业。这需要的核心是制度的完备支持：一方面，以战略和顶层规划进一步将社会多元主体参与显著体现其中，现有制度如开放政府计划、国家战略等中均提到社会参与，还可以基于此将其以专门模块的方式在规划与目标中显现，从战略高度建构参与意识;另一方面，以规范标准来帮助指导与支持社会不同主体能参与什么工作、如何参与、参与效果的评估和反馈等，由此从能力上提升参与力度。由此，各主体能从类型与技术上意识到参与档案工作的必要性、重要性，且有着参与的主体性、自信力与能力。

4.2 推动参与内容优化的供需机制构建。参与内容的优化本质是供需的挖掘与匹配，即明确档案机构有什么工作能够开放参与，且能够对照适合的主体设计匹配性的任务，这需要以开放与需求分析为前提的供需机制的系统构建。一方面，以开放思维解析档案工作，从维度与流程展开档案工作的立体化分析，以识别可对外开放的档案工作模块，在开放框架下明确档案机构本身能做什么的同时，分析需要社会哪些领域具备什么专长的主体来提供贡献;另一方面，社会各主体的参与并不是义务，它同各主体的兴趣与能力密切关联，明晰参与主体有哪些及其相应的需求点与能力点是必要的。例如，除了历史学家外，信息技术人员的支持往往是多数项目所需，专门档案所对应的领域专家亦不同，这要求在不同项目中设置不同的任务以及设计相应的宣传方案。

4.3 推进参与方式完善的科学方法应用。参与式档案管理涉及不同主体，且应用于不同方面和流程，因而需针对性形成参与方案，以适合的参与方式展开任务，这需要的是科学方法来进行规范设计：一方面，实现全流程的设计，每一种模式都要有相应的方式与方案，从思路的提出、具体化到应用要有规范流程，即这些方案应当进行必要的测试和维护，及时根据实践情况调整优化。另一方面，参与方式不仅要有基本的原则和方法，更要有细化的方案支撑，即每一项参与方案如依托载体、方法、要求、具体环节等都应有框架指导且形成细致路径，例如每一个节点由什么样的主体在什么样的条件执行什么样的任务都需具体说明。

4.4 促进参与保障完备的环境搭建。参与保障旨在帮助各主体实现参与、确保合法权益以及合规性。这需要从目前工具或制度的单一支持转型为立体的要素关联的环境支持。一方面，完善制度的内容体系，除上述文化建设中提及的制度，关键是充实形成知识共享以提升参与意识与能力并全程保障参与的制度内容。百科的设计、论坛的配备、示范案例的展示、不当行为的指示等内容都极具价值。另一方面，加强形式支持，激发各主体的兴趣与引导各主体的深入参与亦需要形式上的吸引力，这要求从环境上为参与者提供有美感、有趣味、有激勵的氛围，主题选取、平台布局、工具开发等均可以有形式层面的设计和优化。

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