浅析办公室主任的沟通协调艺术

李静

【摘要】办公室主任的职责重大，主要负责协调各个工作职能部门之间的信息传递，这就要求办公室主任要具备良好的沟通协调能力才能担此重任。良好的沟通协调能力是能够有效提高办公室主任的工作管理效能。本文以办公室主任沟通协调工作的开展为研究内容，针对办公室主任协调工作需要面对的不同群体，对其运用的沟通协调艺术做出了详尽的分析，望能为从事相关职位的人员提供参考。

【关键词】办公室;主任;沟通协调艺术

一、办公室主任沟通协调的基本原则

不以规矩，无以成方圆。由于沟通协调是一项管理工作，内容复杂，管辖范围较广。因此，办公室主任若想做好这项沟通协调工作，那么必须充分把握必要的协调原则。第一，依据法规、政策办事的原则。法规、政策是沟通协调工作的基本准则和重要依据。第二，服从全局的原则。从长远角度来看，使小道理服从大道理，便于工作步伐形成一致。第三，平等协商的原则。全面展开协调，在沟通思想的前提下，力求达成一致意见，使矛盾得到妥善解决。第四，服务原则。从本质来看，协调工作属于服务范畴，具有复杂性和广泛性。主要体现在以下几方面：一是细心周到，对各方面的看法和心声应认真倾听，能回应的应及时回应，不能回应的需要请示领导再作回应;二是态度要谦和严谨，真诚待人;三是要尽心竭力，积极主动。第五，沟通原则。沟通的一方应站在对方的角度上考虑问题根源，认真倾听、处理问题，做到晓之以理，动之以情，真诚相待，最终达成和解。第六，注重思想教育的原则。教育引导教工要有大局意识，促进各部门、各单位之间的相互包容、相互理解，进而降低了工作矛盾的产生。第七，统一领导的原则。准确领会并掌握领导的意图，严格按照领导的意图执行，坚决统一领导，杜绝各自为营，实现整体联动，通力合作，步调一致地完成任务。第八，实事求是的原则。强调在事实的基础上按照事物的发展规律和实际情况办事。第九，维护团结的原则。搭桥牵线，消除隔阂，使得各单位、各部门建立良好的关系，是办公室主任应有的职业道德。在某种情况下可能要勉强迁就，低声下气，甚至可以替人承担过错。

二、办公室主任的沟通协调艺术

（一）面对高层领导人员时的沟通协调艺术

办公室主任作为高层领导人员的助理，在日常工作场合中与高层领导人员的接触必不可免，开展信息沟通的频率相对较高。因此，办公室主任在日常工作场合中应充分领会并把握好领导的指示和意图，提高自身的沟通协调能力，以便更好地处理高层管理人员与下属人员之间的复杂人际关系。办公室主任应建立良好的协调认知思想，并加强培养自身的高情商，能够在面对不同类型的高层管理人员时灵活采取不同的沟通协调方法。比如，在和处事冷静型的领导进行沟通时，由于这类领导的性格难以揣摩，无法把握，这就需要办公室主任在日常工作上多留心观察，尽可能从领导的日常工作中挖掘到更多的信息，以便更好地对领导的办事风格和性格做出分析。另外，办公室主任还应在工作中多向领导请示建议，而不能擅自做决定，以更好地提升办事效率。在充分了解领导各项工作指示内容的前提之下，办公室主任应全力协助领导开展并做好领导下达的各项工作内容。

对办公室主任来说，在与高层领导人员进行沟通时需要注意以下几点：第一，办公室主任应明确自身的定位，时刻意识到自身的助理身份，在与高层领导人员进行沟通时切勿做出超出自身权限的事情，而且要保持高度的理智与界限，在给领导汇报工作情况时，切勿干预领导的私生活;第二，由于领导每天承受着较大的工作压力，处理的事务十分繁重。对此，办公室主任在给领导汇报工作内容时要简单明了、抓住重点，并且具有一定的条理性。倘若不经过筛选就把工作内容全部呈报给领导，这无形之中会加大领导的工作压力，并且这也会被视为“无能力”表现。

办公室主任身兼多职，虽然是高层领导人员的助理，但是在特殊场合上又不得不扮演着“灭火器”的疏导角色。例如，在高层领导人员与各职能部门的工作人员及基层人员由于认知思想不一致而发生矛盾冲突时，这时办公室主任则要充分发挥出自身的“灭火器”作用，出面进行协调沟通，在获知并清晰了解事态的整个起因经过的前提下，运用高水平的沟通协调艺术来处理基层人员与领导之间的矛盾问题，使其矛盾纷争得到化解，进而建立良好的关系。办公室主任只有真正做到动之以情，晓之以理，方能获得更多群众的支持，同时才能准确无误传递高层领导人员所下发的各项指示信息。

（二）面对同级主任时的沟通协调艺术

由于各个不同职能部门办公室的主任管理人员之间所处的岗位级别基本相同，并不存在上下级管理权限的区分，因此办公室主任在日常工作生活中更应特别重视对不同形式的沟通协调艺术的把握。在对其他同级办公室主任下达各项工作指示时，办公室主任应时刻注意自身言语辞藻的运用方式及处事待人的沟通态度方面。例如，当出现其他同级办公室主任在处事风格和认知思想与自身存在一定差异时，那么办公室主任应当加强自身的工作模式，虚心采纳和学习他人较为可行的意见和工作方式，力求营造出良好的办公室工作氛围。又如，在与其他同级办公室主任进行经验分享及信息交流时，态度要谦和有礼。

沟通和协调是一门学问，同时也是一门艺术，需要深入实践进行不断探索、学习以及应用。在日常办公管理过程中，办公室主任应当充分意识到自身的“短板”和缺陷，能够积极采纳他人较为合理的建议和反馈，才能有效提升自身的沟通协调水平和办事效率。例如，当发现自身专业知识难以有效处理现有的管理问题时，办公室主任应以虚心的态度向其他职能部门的同级工作人员进行请教。需要留意的是，办公室主任应当将整个协同合作的工作过程向高层领导进行如实汇报，而不能将其他人的功劳独揽一身。办公室主任只有不断加强自身的沟通协调艺术，提高实践参与度，才能实现各职能部门之间信息传达的有效协调。

（三）面对基层工作人员时的沟通协调艺术

办公室主任在面对基层工作人员时的沟通协调艺术，与面对高层领导人员及同级工作人员时所呈现出来的沟通形式会存在一定的差异性。如管理協调工作的开展、对各项基本工作任务工作精神的疏导等方面。有实践表明，在同一职能岗位及工作环境下，职工的工作效率与工作环境呈正比关系，工作环境越优，对应职工的工作效率就越高。因此，作为办公室的领导人，办公室主任应在日常管理协调工作中起到带头作用，营造良好的工作氛围，增设更多的日常实践环节，调动办公室工作人员的积极性，进而提升各项工作任务的完成效率。

通常，办公室每日的任务量相对较为繁重。长期以往，会给办公室工作人员带来较大的心理压力和工作压力，若这些压力得不到相应的释放，那么最终会影响到各项工作任务的进度和效率。对此，办公室主任应当通过不同的沟通渠道增加与办公室工作人员情感交流的机会，例如通过信访、面谈、电话沟通等不同的信息交流方式，以充分了解办公室内每位工作人员在工作上的真实需求。除此之外，办公室主任还应不断加强自身协调辞藻方面的使用方式，以便更好地应对管辖区域内工作人员之间产生的各种矛盾和问题。在处理矛盾事件时，办公室主任不但要认真倾听涉事双方工作人员对整个事件的具体解释，而且还要对涉事双方工作人员进行耐心的引导与心理疏通。在清晰了解整个矛盾事件发生的全过程的前提下，办公室主任通过对涉事双方工作人员开展情感交流的协调活动，来为整个矛盾事件的协调工作找到最佳的解决方案。总之，在日常的办公室管理工作中，办公室主任除了要建立良好的管理者形象以外，还应充分意识到自身在办公室管理中的协调角色，切实维护好各工作人员之间的人际关系，避免内部矛盾的恶化。针对办公室工作人员之间的矛盾与分歧，应当及时介入，耐心倾听，努力指导与调解，以更好地营造一个良好的办公室氛围，提高各工作人员的积极性。

三、结论

总的来说，沟通和协调是有利于办公室主任在日常工作生活中促进其管理效能提高、群众支持度增加的主要途径之一。本文根据办公室主任日常工作内容和特点，对其在不同层面管辖范围所蕴藏的沟通协调艺术做出了具体的分析。在日常工作生活中，办公室主任应当端正作风，摆正自身位置，根据管理对象的不同运用不同方式的沟通协调艺术，如此才能有效提高其办事效率。

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