企业档案保密与信息化发展的融合探索与实践

摘 要：随着当今社会经济的发展和科技的进步，档案的保密工作成为现阶段的热点话题。档案工作涉及到社会的各个领域和各个层面，因此，需要管理者格外注意和重视，正确认识档案保密工作的重要性和其中的问题。

关键词：档案保密；档案信息化；探索实践

在档案管理过程中，首要目标就是档案的安全性，这里的安全性，不仅是指档案物理载体本身的安全性，还包括档案信息的安全性，及我们通常所说的档案的安全保密性。如果安全保密性发生问题，那么不仅会对单位发展带来一定的不利影响，同时还有可能会影响到相关当事人的正当利益。因此，本文重点从如何加强档案管理安全保密性的角度进行论述，与此同时，对于当下正快速兴起的信息化档案管理，也一并提出相关思考，从而为相关单位不断促进档案管理规范化、现代化提供一些有价值的参考和借鉴。

1 档案保密工作的重要性

档案信息资源的保护，必然涉及到档案的保密工作。而在浩瀚如海的档案信息管理过程中，如果没有一定的目的指向性和制度保障，那么档案管理工作进程将会被严重拖慢。这就需要档案管理员的认识与时俱进，开拓创新，使档案的价值最大化发挥，才能够保证各项管理措施有条不紊地开展，同时收到相应有效的管理成效。

现阶段还有一种错误的认识，认为档案的保密性和公开性是相互矛盾的。这种认识是有误区的，我们要知道，档案的保密针对的是涉密档案和个人信息，这些信息是完全受到保护的，而公开的只是能够在政府间共享的可利用信息。

档案保密工作在现阶段的社会中尤为重要，档案安全涉及国家的方方面面，其中的科学专利、经济数据、机密文件等都事关重大，必须给予高度的重视和保护。一方面档案保密工作影响着我国国家信息安全和社会的稳定进步，另一方面檔案保密工作关乎着人民的利益和权利。我国公民在享受应有的权利的同时，也应负起相应的责任，依法履行法律义务。我们既享受着档案信息的保存权、知情权，同时，也需要我们积极履行保护档案信息安全的义务。

2 企业档案保密与信息化发展的融合要点

2.1 数字档案安全保密控制技术措施

为了能够在当前的数字化环境当中做好档案信息的安全保密工作，需要做到有效预防档案数据出现泄露和丢失等问题，才能从基础上杜绝安全问题产生。数字化档案的安全保密工作与传统模式存在很大差别，需要利用现代化的手段，从计算机和网络技术当中寻求帮助，通过利用防火墙技术、加密技术和数字签名技术，能够有效提高系统的安全性，为档案管理提供安全的操作环境。其中，加密技术是当前网络信息安全管理方面应用最多，并且效果较好的一种安全控制模式，通过应用这种模式，能够有效提升档案资料的安全性和完整性。档案加密技术当中包含了很多种具体加密方式，其中的密钥非对称加密，可以保证信息在传输过程中的安全性。通过使用一个公开密钥和一个保私钥，在数据传输过程中，前者用于信息的发送，后者用于信息接收，这种模式可以有效控制机密信息被第三方获取和解码，从而提高数字档案的安全保密水平。

2.2 优化信息化档案管理实施框架

所谓档案信息化管理，首先需要通过对企业传统纸质档案进行扫描，转化成电子图像，然后收集到相应的平台，如果需要调阅档案，可以直接通过平台提供的用户界面进行包括检索、调阅、下载等行为，界面还能为用户提供包括档案图片的缩小、放大、共享等功能。在该项工作中，主要可以以三个阶段有序推进，在具体实施过程中，第一阶段是要建立起针对档案管理信息化项目的方案、序时推进计划和成本预算，以及在档案管理信息化成功上线后能够适用的管理组织架构和管理制度体系，为档案管理信息化项目的上马提供良好的基础。第二阶段是因为目前很多单位并不具备独立开发信息化档案管理系统的能力，因此，应当要积极和外协公司进行合作，将相关工作包括档案信息化转换、平台开发、平台维护等工作都向外协公司进行打包，由其提供专业的技术服务，并持续做好需求提交和平台优化升级的相关对接工作。第三阶段是在平台上线后，要培训相关人员，使得单位中的专职档案管理员或者其他相关岗位人员能够掌握运用信息化管理平台的方法，并且鼓励其在使用中不断发现问题、提出问题，促进系统的优化完善。

2.3 提高企业档案信息的保密意识

我们要通过各种方式使得企业档案管理人员重视企业档案管理的信息化建设、增强他们的企业档案管理信息化意识。人才永远是最重要的资源。没有专业的人才，任何事业都无从谈起，档案信息化的管理工作更是如此。如果档案管理人员能力不足，素质不高，就会影响到档案管理质量。所以在选择档案管理人才时，要选择专业知识能力强、文化功底深、具有发展潜力的人才，并为他们提供良好的工作环境，使他们有施展才华的机会。人才兴则万事兴，有了人力资源的保证，档案信息化建设就不再会举步维艰了。根据档案管理工作的需要，选聘专业的人员负责档案管理工作。加强职业素质教育，提高档案管理人员的职业素养，为档案管理工作培养一支高素质的档案管理队伍。企业单位也应该大力引进新兴人才，对于刚从学校走出来的人才，要加强实践培训，将学到的知识转化为能力。为档案管理工作提供新鲜血液。

2.4 科学划分档案保密等级

企业有着一定的行政功能，因此也会有相应的国家机密档案。为了保证国家机密不被外泄，应当将秘密档案以其重要程度分为秘密、机密、绝密三个等级，并严格按照国家的相关档案管理措施进行管理。由于企业的特殊性质，首先要将国家机关的重要文件与企业自身的文件分开，按照不同的标准进行档案的密级划分工作。国家的档案应严格按照行政档案的等级划分方式进行划分；而企业档案则需要根据企业自身的发展状况来确定其保密等级。

2.5 明确规定保密工作的范围

明确规定保密工作的范围，要求档案管理人员明确保密工作的工作范围，并按照各种工作分配方式对保密工作进行分配，将档案分类、档案维护、档案分级、档案复查等各种工作以分配的方式分配给各个档案管理人员，使得档案管理人员的工作有一个可以遵循的工作纲领，提升档案保密管理工作人员的工作专业程度以及工作效率。保密工作的范围分化得越细致，后期工作的开展就越顺利。因此，明确地规定工作人员在保密工作上的工作范围可以大幅提升企业档案保密工作的专业性和安全性。

3 结束语

如今，在大数据云计算时代，企业档案保密的严密与否再度考验着企业管理者。要深度推行档案保密同信息化发展的融合，不断积累实践经验，科学看待保密和开发利用的关系，维护档案安全。

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作者简介

苗青（1982-），女，汉族，山东人，馆员，在兖矿集团有限公司从事档案工作，有长期从事档案工作的经历和业绩，业务能力扎实、全面，爱岗敬业，曾被评为山东省企业档案学术活动先进个人，并多次获得集团公司档案先进个人。