事业单位档案管理中存在的问题及对策研究

张艳红

摘 要：档案管理是事业单位整体工作中的重要环节。事业单位档案管理工作主要为对相关资料进行收集、整体、归纳、统计、储存等。档案管理主要的作用就是为今后相关业务数据处理提供科学的参考依据，因此，档案管理工作在事业单位中的地位非常重要，能够直接影响事业单位未来发展。但在实际事业单位档案管理工作中管理制度并没有得到创新，进步，导致事业单位在档案管理工作中时常遇到各种各样的问题。文章主要对这些存在的问题进行分析研究，同时提供相关的解决办法，希望促进事业单位档案管理工作效率不断提升。

关键词：事业单位；档案管理；问题；对策

事业单位的档案管理工作内容所涉及的项目非常多，而文件资料的完全、完整收集，就越能够保证档案价值作用。但是随着我国综合实力的不断进步，市场经济格局也在不断地产生变化[1]。由此可以看出，现阶段事业单位档案管理工作的方式并不能完全满足我国社会发展的需求。所以，对于事业单位档案管理的改革工作刻不容缓。针对已经存在的问题进行深入分析同时得出相应的解决对策，对可能出现的隐患与问题提前做好防范措施。档案管理工作作为事业单位最基础的工作之一，对其未来发展有着直接性的影响，因此，事业单位想要长久稳定发展，必须提高档案管理工作效率，保障其工作顺利进行。

1 事业单位档案管理的意义

档案管理工作流程为信息收集、分类、整理记录、处理等一系列工作，在当今信息化时代背景下，决定着这些工作必须采用信息化手段完成。档案管理工作是一项基础性的工种，想要得到长久性的发展，高效性的档案管理工作是必然的。为此，相关部门必须对此进行高度重视，加强档案管理方式，将信息化技术作为单位发展必然趋势，通过高科技信息技术的利用，才能有效促进档案管理工作健康、稳定、长远发展。

2 事业单位档案管理工作中存在的主要问题

1）档案管理制度的不完善。目前很多事业单位在档案管理制度上依然存在着很多问题。一些事业单位甚至还没有建立起档案管理制度，而其他的事业单位尽管建立了档案管理制度，但只是形式大于实际，没有对其进行贯彻落实，特别是一些较小的事业单位这种现象非常普遍且严重[2]。另外档案管理工作人员自身文档保存意识浅薄，以至后期问题的发生没有有效的参考依据。另外一些工作人员在上班时间不能严肃认真对待工作内容，会随便的将档案存放在空置的房间内或档案柜里，不对其进行标注、记录等，这就会导致多种错误地产生，以至文档使用效果没有达到预期标准，使用率不尽人意。还有当部分档案管理人员自身具有的拖拉毛病，就会使得档案推挤，且为了能够按时完成工作任务他们通常会用很短的时间对档案进行整理，就使得档案错误纪律急剧增高。对于个事业单位来说其要保存的档案过于繁多，加上使用设施陈旧就导致很多错误的产生，同时极有可能造成档案的缺失和损坏。

2）档案管理工作人员能力的不足。目前很多事业单位在选择管理人员是缺少抓也行，并且经常只注重表面工作，走后门的现象已经非常普遍，所以没有真正的选择出具有档案管理能力的工作人员。这里还有非常重要的一点，在工作过程中有很多工作人员对于自身工作没有责任心、工作态度非常差，积极性不高，甚至出现违法乱纪的现象，这些现象的存在与产生都不利于档案管理工作的顺利进行。更严重的是，很多工作人员没有经过考核就直接上岗[3]。以上描述都是源于人为原因导致档案管理工作漏洞的产生，为后续档案工作的开展带来不好的影响。

3）工作衔接不当。社会经济的快发展为人们带来各种发展机会，跳槽现象在当今社会下是非常常见的现象之一，或者一些人会员已经到了退休的年纪。这就会导致这段时间内档案管理各种问题的产生，很多档案不能及时得到更新，甚至出现档案没有人员管理的情况，而事业单位也就因此产生损失，更容易影响事业单位在社会大众心中的形象。所以在管理人员离职时档案交接工作就显得十分重要。

3 档案管理问题相关对策

1）基于实际情况制定档案管理制度。我们现在正处于信息化时代，但是事业单位在档案管理工作所采用的管理方法依然是落后、陈旧的传统方法。这种传统的管理方式已经不再适用于当今信息化时代背景下，传统管理制度与管设备都有一定的弊端，已经不在适用于现阶段的档案管理工作[4]。因此事业单位相关管理人员应该尽早制定符合自身发展需求的档案管理制度，之后根据自身各工作环节具体的要求对现有的档案管理制度进行完善与补充，同时对各项规范与制度实施情况进行严格的监督，确保在档案管理人员工作过程中各项档案能够妥善放置。事业单位要引进先进的管理设备，社会发展事业单位对档案管理工作也要做到与时俱进，有效利用信息网络高科技先进技术，使用档案信息化管理方式。这种档案管理方式能够最大程度额降低管理错误率，且提高档案查询速度，更好的推动事业单位档案管理的发展，提高档案管理部门在大众心中的地位，树立威信。

2）提高管理人员专业水平。在一定程度上，工作人员的工作态度能够直接决定事業单位整体发展水平，因此想要确保事业单位档案管理工作的有效进行，就需要构建一支具有高专业管理水平的档案管理团队，培养一批责任心强能力高的档案工作人员。对待工作认真负责的态度有助于管理人员在工作时工作效率的提升，也就需要从管理人员的思想上做工作。首先，事业单位高层领导要树立正确的工作态度，以身作则[5]。在改正态度的同时，各事业单位要具有针对性的选择管理人员，并且定期组织档案管理人员进行专业知识培训，增强培训力度，让管理人员清楚的意识到档案管理工作的重要性。也可以建立奖惩制度。这些都是能够促进管理人员认真工作、在工作时具有积极性、竞争意识的重要手段，团队合作使得档案管理工作变得更加简洁便利，促进档案管理工作有效进行。

3）做好交接工作。事业单位要做好管理人员离职方面的规定要求，对管理人员离职时工作交接要进行统一的处理，确保各项档案在管理人员离职之后能够的搭配妥善安置，要求离职人员在交接工作中不能只将手头工作进行交接，自己以往做过备份工作也要进行完整的交接。另外交接工作中还要包括交接管理人员的档案分类、摆放等，这些是为了下个档案管理人员能够对档案进行方面管理[6]。

4 结语

总之，档案管理工作是事业单位工作中重要的组成部分，因此档案管理的作用就显得十分重要，对事业单位未来发展有着重要的影响。但从现阶段事业单位在档案管理工作中依然存在的问题，事业单位要对档案管理工作进行一系列措施的实施，以助于对档案管理工作的完善与顺利进行。不断提升档案管理人员的专业素养，树立正确的工作态度，在工作中要紧跟时代发展潮流，通过先进方法的使用对档案进行科学管理，如信息化档案管理。当完全解决现阶段档案管理工作中存在的主要问题，同时做到防患于未然，才能更好的让档案管理工作为事业单位长久稳定发展提供保障。

参考文献

[1]孙伟.浅析基层事业单位人事档案管理工作存在的问题及对策[J].中国卫生产业，2015，12（30）：168-170.

[2]葛晏飞.事业单位档案管理存在的问题探讨[J].城建档案，2016（01）：51-52.

[3]任延玲.事业单位档案管理信息化建设的问题与对策研究[J].城建档案，2015（12）：17-18.

[4]庞爱思.事业单位人事档案管理存在的问题及对策探究[J].办公室业务，2015（23）：107.

[5]王锋.事业单位档案管理信息化建设对策研究[J].东方企业文化，2015（21）：58.

[6]黄爱华.事业单位人事档案管理存在的问题及其对策[J].现代营销（下旬刊），2015（09）：60.