良种档案管理工作的改进策略

张秋艳

摘 要：本文从良种场的实际情况出发，分析良种场档案管理工作的主要问题，着力优化良种场档案管理工作的方式方法，强化良种场档案管理的制度建设，达到提高档案管理有效性，高质量的实现档案数据共享目标。

关键词：良种场；档案管理；信息化

在地方良种场标准化、科学化、系统化建设的过程中离不开档案数据资源的支持。提高良种场的档案管理工作水平，需要构建专业的档案管理运动机制，提高档案管理的系统化水平，满足基层良种培育的档案需要。

1 良种档案管理的主要问题

1）档案管理边缘化问题。良种培育的档案管理是储备各种数据信息和指导未来良种培育工作的重要手段。当前良种基地对档案管理工作重视不足，没能根据良种培育基地的建设需要构建完善的档案管理机制，一系列重要的数据信息未能进行有效保存，导致良种培育积累的科研经验流失，没能有效的发挥档案在良种基地发展中的促进作用。当前良种生产与推广工作面临着日益复杂的各种因素，大多数良种基地把主要精力放在良种的生产、科研与销售方面，没能加强良种档案管理工作。首先，缺乏有效良种培育档案管理机制，没能加强对档案收集工作，不能明确基层各部门的档案汇总与传递责任。其次，数据信息的汇总与传递不及时，大量基础性科学数据有漏洞，数据信息准确性低。第三，一些关键数据信息未能得到及时有效的存储，没能运用档案管理的方法有效的记录良种培育的全过程，不能把与良种科研相关的工作信息纳入到档案管理体系，因此影响了后续良种培育工作有效性，不利于在标准化的档案管理机制下提高良种培育效率。由于缺乏科学的数据信息收集机制，因此导致数据信息未能有效指导未来良好培育，影响良种培育的质量。

2）缺少标准化管理制度。不当良种场没能根据自身的规模、科研需要、技术改革工作的实际任务建立档案数据信息运用机制，良种生产培育过程中的各种数据信息记录的不全面、不彻底。一方面良种基地培养的品种繁多，这在很大程度上增加了信息储存的难度，不少图片、文字与数据资料管理不当，造成档案逻辑混乱，档案管理无章可循，档案没能有效的发挥实际应用价值。还有的良种基地未能建立信息化的档案存储与管理机制，良种基地的档案管理工作效率较低，良种档案数据信息未能实现有效的共享，一些关键数据信息挖掘应用不足。当前缺乏完整的档案管理系统，良种基地缺乏专业的系统软件，现有的管理软件的操作难度高，不利于良种管理系统有效推广，没能基于档案管理系统实现各种数据信息的有效应用，不能在高质量的管理体系下辅助良种基地管理质量的提升。由于缺乏标准化的档案收集使用制度，因此影响了良种基地各项工作的效率，没能更好的发挥各种档案资源对良种管理工作的促进作用。

3）管理人员技术素养低。档案管理人员不掌握先进水的档案管理方法，现有的硬件设备不支持档案管理工作的有效改进，因此制约了良种档案管理工作科学的性和有效性。当前良种基地用于档案管理的设施设备和技术方法相对不足，不少良种基地缺乏有农业背景的档案管理人才，档案管理工作相对低效。还有的良种基地的效能、通讯条件落后，一些关键数据信息无法及时更新，不能针对农业户需要构建专业的良种工作管理体系与实现资源共享。现有专业技术人员的档案管理知识与技术能力相对落后，没能加强良种基地档案管理人员的培训，因此影响良种档案管理工作高质量的开展，不利于达到促进良种档案管理工作高质量和全方位开展的目标。

4）技术设备手段配置低。提高檔案管理工作有效性，还要提高技术设备配置质量，有些良种基地没能加强档案管理设备的配置，不能基于档案管理工作的现实需要建立信息化的档案应用机制，因此影响了良种基地档案管理工作质量。首先，一些地方良种场缺乏有效的档案管理设备，纸制时代的档案管理方法占用了大量空间，不利于各种数据信息的长期存储，因此影响良种档案管理质量。还有的良种场没能在上级支持下加入档案管理平台当中，因此不利于更好的获得数据信息。其次，由于现有的技术手段不足，档案管理工作缺乏技术设备的更新工作，良种场更倾向于一次性的配置满足档案管理的需要，不注重以发展的肯光辅助做好档案管理工作，这在很大程度上导致良种场仍然是档案信息使用的孤岛，没能在智能化、动态化、互动性的档案管理机制下发挥良种场档案的价值。

2 改进档案管理的措施

1）完善档案管理体系。提高良种场档案管理的有效性，促进良种场档案资源更好指导良种培育工作，基于档案有效梳理以往工作的得失，还要加强档案管理工作体系建设。首先，应当建立专业的档案管理部门，加强对良种场档案管理工作的认识，号召全员上下配合档案部门做好专门的档案管理工作，明确阶段性的档案管理工作核心，在良好的档案管理标准机制下明确各部门人员的责任。其次，构建良好的档案宣传机制，加强档案数据信息的宣传工作，促进所有人员认识到良种档案的价值，能够运用档案展的方式促进各部门重视开展档案管理工作。第三，还要制定良种场档案管理工作计划，明确阶段性的档案管理工作重点，从而推动档案管理的高质量实施，达到提高良种档案管理工作质量和效率的目标。

2）建立档案管理制度。良种场档案管理工作应当明确基本的工作制度，确定具体的工作责任，从细节入手提高良种场档案管理工作水平，达到高质量和全方位开展档案管理的目标。首先，应当强化良种场档案管理工作的责任分工，明确具体岗位的档案管理工作职责，围绕着育种、科研、技术引进、分销等环节进行全面的档案数据收集。其次，注重缺乏科学化的档案管理标准，优化档案管理工作程序，发挥档案管理部门的主导作用，在各部门的配合下提高档案管理的整体效率。第三，还要建立有效的档案管理审订机制，加强对档案管理问题的梳理，从而促进基层提高档案管理的效率，达到高质量、全方位、综合化和系统化档案管理的目标。

3）加强专业人才配置。提高良种档案管理的有效性，还要加强专业人才的配置，提高专业技术人员的档案管理工作有效性，促进专业技术人员发挥档案管理的积极价值。首先，引导专业的科研档案管理人才，强调依靠专业技术人员优化档案管理体系，做好具体档案管理工作，达到提高档案管理水平目标。其次，还要对现有技术人员进行档案管理培训，强调全员的档案管理工作意识，基于档案管理工作的需要明确各岗位的档案管理职责与操作方法。第三，对档案管理直接责任人和相关工作参与人员进行绩效考评，重点评定档案管理工作的绩效，针对档案管理中的问题与漏洞进行必要约谈，从而建立良好的档案管理体系，达到提高档案管理质量目标。更好的在专业技术人员的指导下高效的开展档案管理工作。

4）提高软硬件的水平。做好良种场的档案管理工作，应当进一步强化软硬件配置，强调依靠专业的技术手段提高良种场档案管理工作效率。首先，应当加强档案管理软件的建设工作，注重建立和开发专业的良种科研档案管理工作系统，实现档案资源的有效共享和科学传递，基于软件系统对档案数据信息进行自动化存储和有效纠错。其次，加强档案管理硬件的配置工作，强调良种场档案的电子化存储，按照档案管理工作的计划逐年引进设备，从而达到提高档案管理工作有效性，解决档案管理现实问题的目标。第三，还要提高档案共享的安全性，注重划分档案应用的权限，更好的发挥档案资源的服务价值，促进全员提高档案管理参与的积极性。

3 结论

做好良种场的档案管理工作，应当形成完善的档案管理工作体系，丰富档案管理工作的技术手段，在完善档案管理工作规划的基础上体现档案的服务价值，从而满足基层良种培育对各种档案数据的需要。

参考文献

[1]韩春梅.基层林木良种基地的档案管理[J].中国林业，2012（3）.

[2]曹颖.关于如何加强林木良种基地档案的思考[J].防护林科技，2014（增刊）：54-55.