论新时代办公室档案管理工作的创新研究

杨家荧

【摘要】档案管理是办公室工作的重要内容之一，其的工作效率和工作质量对其他工作产生着重要影响。随着社会和信息技术的发展，我国已经进入了信息化的发展时代，将档案管理和网络信息化有机结合起来，是档案管理发展的必然趋势，必将极大的提升档案管理工作的效率和质量，对其他相关工作也能起到很好的促进作用。本文阐述了新时代办公室档案管理工作中存在的突出问题及办公室档案管理工作的创新之举，希望对我国办公室档案管理工作的发展起到一定的参考作用。

【关键词】新时代 档案管理 创新 研究

前言

进入新世纪以来，我国的计算机技术和网络信息技术发展迅速，并且很快在我们的生产和生活中得到了普及，改变了我们的生活方式，给人们带来了极大的便利。表面看来，办公室档案管理工作非常简单，其实这项工作内容相当的繁多复杂，在传统的手工管理状态下，管理效率比较低，而且经常会出错，也对其他相关工作造成了一定的消极影响。而今信息化时代的到来，也为档案管理工作带来了巨大的变化，我们一定要抓住机遇，正确认识发展中所遇到的问题，并积极研究和探索有效的应对措施，促进办公室档案管理工作的进一步发展。

1.新时代办公室档案管理工作中存在的突出问题分析

1.1办公室档案管理工作对信息风险认识不足

在新的历史发展时期，办公室档案管理工作适应了时代的发展变化，在管理理念上更加开放。但是，在网络时代，有网络就存在着风险，比如黑客的攻击、电脑病毒的蔓延等，给办公室档案管理工作中的信息安全带来了一定的威胁[1]。一般来讲，办公室档案管理中都会保存有企事业单位的重要文件和重要资料，万一发生电脑感染病毒或者是遭受黑客的攻击，就会直接影响这些重要资料、文件的安全性，特别是一些机密性很强的单位，一旦保密文件或资料泄露出去，将会给单位甚至是国家带来无法估量的损失。从实际的档案管理工作来看，很多单位的档案管理工作人员的信息安全意识淡薄，很多单位的档案管理工作机制不完善，致使档案管理中经常发生文件信息或资料信息被泄露的事情。

1.2档案管理中的组织架构和机制都存在一定缺陷

在实践中我们发现，一些企业单位里，办公室档案管理工作没有专职人员管理，而是由行政部门的工作人员进行兼职的。另外的一些单位里，在档案管理工作中缺少必要的岗位责任制度和管理制度，从而经常发生推脱责任的事情，直接影响着档案管理工作的质量和效率。在档案管理过程中，很多企事业单位缺少相关的保密规定和制度，造成大量的机密被泄露或者是文件被遗失，给企业和单位的正常工作造成了严重影响。

1.3档案管理工作的基础设施建设不足

档案管理工作是一项繁琐的且费时间的工作，大量的文件和资料需要整理和录入，一些基础设施的辅助工作是必不可少的[2]。但是，很多的办公室档案管理工作不被领导重视，长期缺少资金投入，管理条件受限，导致档案管理工作很难有效开展，档案文件损毁或者遗失的状况频频发生，严重影响了档案管理工作的有效性和高效性。

2.新时代办公室档案管理工作的创新之举分析

2.1加强档案管理工作中的信息安全防范

企事业单位要高度重视本单位的档案管理工作，并帮助档案管理人员树立信息安全的防范意识。在当今信息数字化数据库的背景下，办公室的档案管理工作必须要高度防范信息资料泄露问题，采取完善的、有效措施来规避风险，确保档案文件和资料的安全。一方面，要对数字化档案的管理工作有充分的认识，并正确评估其存在的潜在安全风险，在此基础上做出周密的安全保障规划，切实加强档案信息安全管理、组织工作，提升档案管理的安全性能。另一方面，企事业单位要建立信息安全的快速反应机制，对信息安全有一定的科学预测能力，一旦出现信息安全威胁，能够快速反应并采取应对措施，及时的化解安全威胁，最大程度保证档案信息和资料的安全[3]。

2.2建立健全档案管理制度和档案管理的监管制度

其一，完善的管理制度是企事业单位正常运转的基础和根本保证，办公室档案管理工作也不例外。所以，办公室的档案管理工作一定要重视管理制度的重要性，加强相关管理制度和管理机制的建设，推动档案管理工作的进一步发展。在档案管理机制的构建中，最重要的是要建立相关的规章制度，特别要关注其的创新性和高效性，不能只注重形式而忽略其的可操作性和实效性。其二，企业的高层领導要重视企业的办公室档案管理工作，要想使得档案管理工作能够取得实效，一定的监管工作是必要的。企业要建立起相关的信息监管制度，对档案管理工作实施有效的监督和约束，推动档案管理工作的健康、有序发展。

2.3单位要改善办公条件，加大对档案管理工作的资金投入

其一，在新的历史发展阶段，办公室的档案管理工作也在不断发展之中，也会出现一些新的管理需求，因此，企业要依据档案管理的实际需求，加大对其的资金投入，用来添置各种设备，改善办公条件，为办公室档案管理工作的有效开展提供根本保障[4]。其二，加强构建办公室档案信息化管理系统及网络平台，结合现代先进的信息技术，努力朝着档案管理的数字化和专业化方向发展，从而切实提升档案管理工作的成效。其三，企业要注重高素质专业人才的引进工作，努力打造一支具备专业管理能力的档案管理团队，推动本企业单位办公室档案管理工作的更大、更快发展。

结束语

综上所述，在新的社会发展时期，办公室档案管理工作也属于单位管理工作的重要内容，并对其他相关工作产生着重要影响。面对新的发展环境和发展机遇，办公室档案管理工作只有转变传统的管理理念，顺应时代的发展变化，积极与信息技术相结合，充分发挥信息技术的优势。针对发展中出现的各种问题，一定要积极研究和探索，需求创新的应对、解决方法。

参考文献：

[1]边迎秋.信息时代办公室档案管理工作的改革与创新探究[J].电脑知识与技术，2019，15（02）：285-286.

[2]王胜红.信息化时代办公室档案管理工作的创新研究[J].办公室业务，2018（20）：109.

[3]张慧慈.信息时代办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].办公室业务，2019（04）：98+103.

[4]冯海霞.对信息时代办公室档案管理工作的改革与创新分 析[J].现代国企研究，2019（04）：138.