财务档案管理信息化建设的思考及建议

覃崇翠

摘要：21世纪是信息化的时代，信息化网络建设已经渗透到管理的各个方面。企业广泛使用信息化管理，是因为它具有高效、稳定、出错率低等特点。所以，企业在财务信息档案管理方面采用信息化网络管理也是时代发展的趋势，也顺应了大中型企业建立健全现代企业管理制度需求的。本文主要通过对财务档案信息化管理的主要内容和特质进行分析，总结归纳出能加强企业档案信息化管理的方法。

关键词：财务档案管理 信息化建设 思考及建议

当今时代信息化发展猛烈，各个行业领域的信息化程度也在不断递增，几乎所有的企业都在利用信息技术来管理公司的财务档案。企业使用计算机技术对企业档案信息进行存储和整理，建立起了电子档案，使得公司的财务档案更易管理与查询。为了使得企业的财务档案管理变得更高效，企业要不断加快财务档案信息化的程度，提高财务档案管理的工作效率，使其更好地为企业带来更多的便利。

一、财务档案信息化管理的特征

随着计算机的不断地普及与应用，财务人员可以在电脑上完成凭证编制、数据查询、财务会计报表编制、审核会计信息、汇总各类报表等日常工作，还可将凭证附件通过扫描存储在财务软件系统中，从而形成配套的电子凭证及附件，而这些会计报表、账簿都是可以打印出来的，无需手工填写。因此，许多企业都开始采用信息化来管理财务档案。信息化管理不同于纸质化管理，信息化管理主要通过服务器来存储信息，也可以通过u盘、磁盘等信息存储量大且便于携带的工具来存储，这样财务人员可共享财务档案信息使得财务资料提取、数据汇总更便捷、更高效。

二、财务档案信息化建设的具体内容

（一）建立适合管理的财务档案动态数据库

财务档案管理的信息化、网络化使得企业信息能够被有效利用。财务档案管理的信息化离不开计算机硬件、计算机软件以及网络平台的建设。而计算机软件的建设是信息化建设的核心。财务档案管理的相关软件，使网络系统里面的财务信息更加的准确与完善。建立动态的财务档案数据库不仅提高了信息的利用率，还实现了信息的联机共享、查询、传输等。总之，动态数据库的建立，打破了传统的静态信息管理模式，极大地提高了信息的共享性与流动性。

（二）加强财务档案的网络安全化建设

信息化与网络化的财务档案管理，使得信息的存储更加的快捷便利、信息的查询更加方便快速。全面电子化的档案管理的确带来了许多便利，但是却也存在着财务信息泄露的风险。因此，企业应该加强财务档案的网络安全化建设，保证不可公开的信息不被泄露，属于企业机密的财务信息更是要严格的保密。只有做到网络信息的安全化建设，做好企业信息的安、机密性保障，网络化的档案管理才能真正的造福于企业。

（三）完善财务档案管理的辅助系统

财务工作人员可以通过网络平台来获取、分析、处理和传输信息。但是由于财务信息数据量大，而且对数据的准确度要求较高，仅仅依靠财务人员去分析处理数据是不现实的。因此，企业需要借助财务档案管理的辅助系统来帮助工作人员来完成数据的分析处理。企业需要一套决策支持系统。而决策支持系统的建立需要管理科学、计算机科学、管理决策理论等技术手段作为基础，再以计算机网络、数据分析、人工智能等作为辅助，最终科学地建立起一套能协助财务人员工作的完善系统。该系统不仅要能够针对问题提出不同且可行的解决方案，还要能做到对不同方向进行纵向对比，最终选择出一套最优的解决问题的方案。

三、加强财务档案信息化管理的建议

（一）注重时效性

财务档案的管理是非常注重信息的时效性。时效性是判断财务档案信息化程度高低的一个标准。当开始建立财务档案时，管理人员就应对管理的信息进行分类，然后再建立起信息查询平台，以此来方便查阅者能快速地找到所需信息。当档案建立完成之后，工作人员应按时对信息进行整理，定期的对信息进行补充完善，保证档案信息使用的实效性。此外，要想建立起信息化网络化的档案资料，则需配置符合要求的硬件、软件、相关系统的设备。同时还在注意要定期对电脑进行更新。这样才能保证信息的实效性，确保查阅者能查找到正确，完善的信息。

（二）保障网络安全

数据量巨大、保密性强是财务档案信息化管理的标志性特点。数据的信息化意味着数据的网络化，因此确保网络安全是极其重要的。最关键的是要建立起一套内部的管理制度，加强网络监察力度，确保档案资料的完整性，防止档案信息被修改泄露。此外，还要确保所处网络环境的安全性，定期的使用杀毒软件对网络环境进行检查，避免文档资料感染计算机病毒，信息出现乱码，丢失等现象。最后，还应该注意的是要做好文件的备份工作，防止文档信息突然出现不可恢复的永久性丢失。

（三）完善信息化管理的制度

信息化的檔案管理改变了工作人员管理档案的工作方式。因此传统管理档案的相关制度也不再适用于信息化管理了，那么则重新需要建立起一套健全的信息化建设管理制度来满足查阅者的需求，实现查阅不受时间、地点等因素的限制。

（四）提高管理人员的工作水平

财务档案管理人员是财务档案管理的操作者。若要满足信息化建设的要求，财务部门应该要注重培养一些计算机或通信专业的操作人员，应该要加大对各层次的管理人员进行相关培训，提高他们的信息化管理水平。

结语：综上所述，当今时代，科技在不断的进步与发展。许多行业都在使用着计算机科技技术来简化管理，提高效率。因此，信息化建设在财务档案管理中发挥着巨大的作用。本文结合实际情况，指出目前财务档案管理信息化建设中存在的问题并提出对应的解决措施。