文书档案管理信息的电子化应用分析

保俊伟

【摘 要】文书档案管理信息工作是一项十分重要的工作，文书档案是记录和保存社会发展状况的主要形式之一。随着社会经济的发展与网络科技技术的普及，文书档案管理的电子化是顺应时代的发展潮流，文书档案利用电子化的手段，使文书档案的管理工作与原先相比较而言，信息更加的准确无误。文书档案管理信息的电子化具有一定的优越性，而在社会发展中也存在一定的问题需要我们解决。

【关键词】文书

文书档案管理信息的电子化是社会发展的必然趋势。文书档案管理的工作作为档案管理工作的一个重要组成部分，文书档案管理工作的电子化应用，有助于提高档案管理工作的工作效率。本篇文章，主要是从文书档案管理信息的电子化对于当今社会以及对档案管理工作的意义入手，阐述分析文书档案管理信息的电子化存在的问题，对文书档案管理信息的电子化的应用策略进行探讨，以便于提高文书档案管理信息工作的质量和效率。

一、文书档案管理信息电子化的意义

档案管理工作主要是分为两个部分，一个是档案信息的收集，另一个就是当档案信息的保存。电子化的文书档案管理便于实现资源上的共享以及存储，提高了档案管理工作的效率。

（一）提升工作效率

电子化的手段在文书档案管理中的应用，利用当今的科学技术手段，通过互联网就可以轻而易举的获得信息，有效的拓宽了文书档案的信息来源，降低工作人员的工作难度，电子化的档案办公对信息获取具有准确性、收集的信息涵盖范围广，节约了文书档案管理的工作成本，在文书档案管理工作中，节约了纸张的使用，响应政府的号召节约资源的同时还能够提升文书档案管理工作的速度。文书档案工作本身工作量十分的大，人工操作往往会出现失误。文书档案管理工作运用电子化可以系统科学的对档案管理进行分类保存。总之文书档案管理工作中运用电子化信息技术手段在很大的程度上可以提升档案管理的工作效率。

（二）提高档案管理的安全

在傳统的档案管理中，通常都是用纸质进行保管，这种文书档案的管理对环境的要求相当的高，注意防止外部环境对纸质档案进行侵蚀，造成文书档案的丢失，对档案工作带来影响。另外一方面，文书档案管理工作人员有的时候会因为粗心大意也会造成答案管理的工作出现纰漏，造成档案管理工作的安全问题的出现。最后，文书档案管理工作还能够实现网络资源的共享。

二、文书档案管理信息电子化的问题

文书档案管理工作的电子化应用有利于提高文书档案管理工作的安全性。电子化的引用，虽然在大多数的工作中给工作人员带来了数不清的便利，但在运用电子化的文书档案管理工作中也会出现不确定的因素，对文书档案工作存在着一定的危害。

（一）电子设施不完善

文书档案信息管理电子化已经成为档案管理工作中的重要组成部分，也是顺应社会的发展趋势。为了让文书档案信息管理电子化更好地满足社会的发展需要，就对电子化的文书档案管理电子设备要求更高。完善电子设备有利于文书档案管理工作的效率的提高。

（二）文书档案管理机构不健全

在当今的文书档案管理信息电子化的过程中还需要建立一套完善的管理机构，单单是一个部门是不能够对晚熟档案管理工作做到面面俱到，还需要对整个档案管理部门共同的努力建设。例如。如今的网络黑客以及对信息的拦截现象的发生，网络黑客经过科技手段植入病毒获取信息，导致电脑出现故障，信息被盗取，侵犯合法权益，这些问题仅仅依靠文书档案管理不能够解决。因此，要建立一套完善的机构体制，避免这种现象的发生，假使有类似现象发生我们也不至于束手无措。

（三）文书档案管理人员的专业素质低

随着文书档案信息管理的电子化的应用对文书档案管理的工作人员的专业素质要求也就越来越高。如今的文书档案信息管理工作不仅仅是依靠纸质来进行，还要借用一定的电子设备。这就要求档案的工作人员熟练的使用电子设备，具备较高的专业素质。但是目前我国的档案管理工作者普遍的专业素质不够硬，甚至有的工作人员还不具备档案管理工作的专业知识。

（四）文书档案管理电子化的软硬件的通用性存在问题

虽然如今的网络科技发展进步速度迅速，但是网络在通用性的方面还是存在一定的困难的。由于不同单位组织机构对文书档案管理工作中使用的电子设备不同，就存在着设备不相容的问题，比如，两种计算机的型号、规格等硬件方面存在差异性，在档案管理工作的使用中软件的应用也就会存在不同的差异，由于很难做到每个单位的档案管理工作中的办公设备的通用，也就会造成对档案的利用和管理上出现不想符合的现象，这就使文书档案信息管理工作对信息的收集与整理上需要工作人员耗费大量的精力，还降低了文书档案信息管理电子化应用的工作效率。

三、档案管理信息电子化应用的策略

（一）完善人员培养机制

针对文书档案管理工作人员专业素质够不够强，甚至有的档案工作人员根本不具备档案工作的基本条件的现象，提高现有的档案管理工作者的工作能力水，建立培养档案管理人员在电子化应用方面的培训机制。对于以后引进的档案工作者注重引进高素质的人才。

（二）提高档案管理安全水平

在随着科技的发展之下，电子化的文书档案管理的安全性问题也就越来越暴露，这就需要提高档案管理的安全水平的提高。首先，要提高档案管理工作人员的安全意识，防止文书档案信息的外流，全面提高档案管理工作质量。其次，还要引进完善的网络安全系统，档案管理工作者要加强安全防护软件的安装与更新的工作，设置屏蔽防火墙系统，对网络上的信息进行过滤，对不安全的网络进行及时有效的拦截。

（三）对文书档案电子化进行创新

文书档案的管理工作主要就是档案信息的收集与整理。在档案进行收集与整理的过程中，档案工作人员要注意对档案工作进行创新，以便于文书档案的电子版的完整与集中的保管。实现文书档案电子化的利用率最大化。电子化的文书档案依赖于如今的网络科技才得以实现，具有一定的依赖性。对文书档案的备份管理也要进行创新，有利于增强文书档案管理的电子化水平。

（四）提升文书档案电子化管理意识

文书档案信息管理的工作是一项十分重要的工作，单位组织领导与工作者都要增强档案管理工作的重要性。首先，单位领导提升工作意识，认识到档案管理工作具有的现实意义与价值，把档案工作作为重点工作之一。其次，工作者也要提升文书档案信息电子化的重要性，要对工作认真负责。提升文书档案电子化管理意识，促进文书档案信息电子化在日常中的积极建设作用。在文书档案信息管理的电子化应用中工作者还应当建立一套备用的电子数据系统，防止意外的出现。文书档案的工作者要培养定期将电子化的文书档案信息进行备份的习惯，储存备份到不同的电子设备之中，这样可以有效的防止在特殊情况下文书档案管理信息的丢失现象。

四、结束语

综上所述，我们通过对文书档案信息管理的电子化分析可知，文书档案信息的电子化具备着许多传统文书档案管理中所不具备的优点，但是同样的，随着社会的发展与进步文书档案信息管理的电子化存在着各种各样的问题。但是文书档案信息管理的电子化是时代的要求，也是社会发展的必然趋势。在当前的网络信息化技发展与普及的背景之下，文书档案电子化的应用要充分利用先进的网络电子设备和科学技术，在新时代之下实现自己的价值。

【参考文献】

[1]周小荣. 探讨文书档案管理信息的电子化应用[J]. 科技资讯， 2018， 16（2）：27-28.

[2]李丹. 试论文书档案管理信息的电子化应用[J]. 科学技术创新， 2016（22）：148-148.

[3]牛佳. 关于文书档案管理中电子信息化应用的思考[J]. 铁路采购与物流， 2017（9）：55-56.

[4]孙忠丽. 浅析文书档案管理信息的电子化应用[J]. 农村实用科技信息， 2015（11）：59-59.