企业单位档案管理工作优化途径分析

徐红玲

中铁建南沙投资发展有限公司 广东广州 510000

1 新时期企业档案工作的现实问题

1.1 归档问题

现阶段，我国企业档案管理工作存在管理水平参差不齐的现象，主要因素是归档工作开展不利，一些企业不重视归档工作，造成很多企业档案无法进行有效的收集，如：经营性信息资料、原材料信息档案等，这严重地影响到了档案的完整性和全面性。同时归档工作疏忽也会影响档案的质量，如：笔记不清、表格不规范、没有统一格式等，这也影响到了归档工作的时效性[1]。

1.2 管理基础差

我国企业多数对档案管理工作不太重视，这使得现阶段企业的档案管理工作非常滞后，严重影响到了档案管理工作的正常开展。档案管理基础差主要体现在人员配备稀少，一些档案管理人员往往身兼多职，当企业工作繁忙管理人员无暇顾及档案管理工作，同时档案设施不充沛，一些企业为节省成本，而没有设立专门的档案管理场所和保存场所，造成档案管理工作缺乏稳定性。

1.3 档案管理混乱

正常企业管理中一些档案存在管理状态混乱的现象，如：人事调转档案、事故档案、工程性档案等，这引发了企业档案管理的缺失，同时档案管理没有从制度出发，管理模式以领导意见为主，缺乏档案管理的全面性，使得档案管理混乱。另外，在企业破产过程中，档案管理没有划分到破产清算中，使得档案处于无人管理的状态，另外一些个人档案还保存于个人手中，也影响了企业管理的时效性。

2 企业档案管理的基本原则

2.1 规范原则

企业档案管理工作具备规范性，其应包括：档案收集规范、归档规范、索引规范、电子信息保存规范、纸本扫描规范、影像数字化规范、纸本入库规范、档案调用规范等，特别是在数字化档案发展的今天，企业更应注重于档案的数字化规范。

2.2 安全原则

随着计算机技术和档案数字化的发展，档案信息的介质更为多元化，因此企业在档案管理中要注重安全性原则，要注意保存的方式与方法，在利用电子信息保存时衡量电器元件的时效期，以确保档案管理信息的价值[2]。另外，档案的调用也要注意安全性，尤其是企业的核心技术档案和机密档案，确保档案信息使用的安全性。

2.3 效益原则

企业档案管理具备效益性原则，这主要是指分析档案信息可为企业的发展和创新提供帮助，因此档案管理可以体现出效益原则。同时，企业档案管理建设依靠企业各部门的多方配合，这就需投入大量的人力和物力，投入效益也是档案效益原则的重要体现。

3 我国企业档案管理工作的优化途径

3.1 加快企业档案管理信息化建设，提升档案资源使用效率，增强共享性

企业档案信息化建设，是顺应时代发展的体现，也是新时期档案管理的方向，对发挥资源服务价值的作用巨大。因此，现代企业要将信息化与档案管理相结合，加快档案数字化建设，构建电子档案与数据库，组建档案管理信息网络平台，强化企业档案管理效果的改善，方便企业对档案信息的检索与查找，增强信息共享性，提升档案使用效率。

3.2 构建完善的档案管理制度，将管理职责落实到位

在企业档案管理工作中，档案管理制度发挥基础保障性作用。因此，立足新时期，为了提高档案管理质量，要积极构建科学的档案管理制度，强化管理行为的指导与约束，这也是企业档案规范化管理的重要内容。因此要全面加强机制建设，对管理环节进行合理设置，细化分类，强化档案资料的有效整理。同时，明确档案管理的职责，对管理内容进行掌握，规范档案管理的流程与环节，促进档案归档的顺利完成，保证权责清晰，提高档案管理制度的执行力与影响力。与此同时，全面实施档案管理问责机制，目的是保障责任到人[3]。在面对档案遗失、损坏等问题的时候，管理制度的作用得以发挥，管理人员的责任意识得到增强，全面落实了档案管理的规范化与细致化原则，档案资源的完整性与可靠性得以实现。

3.3 增强档案管理意识，强化档案管理的全过程规范

为寻求可持续发展，企业管理者要切实提升对档案管理的重视度，以规范化为方向，明确规范化对档案管理的价值所在，遵循严谨性基本原则，有效应对档案管理实践中的问题。同时对档案管理职责进行明确，保证分工合理，加强流程管理，避免档案混乱。档案管理者要遵循企业档案管理制度，掌握管理条款，强化对各类档案的认真整理与归档，在根本上实现档案规范化管理目标。

3.4 加强培训，提升档案管理人员信息化素能

积极推进企业档案信息化管理，离不开一支高素质的档案管理人员。档案管理人员不仅要掌握档案专业知识，还要熟练应用计算机、网络、数据库等现代信息技术，更要热爱企业档案信息化管理工作。一方面，企业要加大档案信息化管理的培训力度，通过邀请专家来企业授课，选派优秀档案工作者到先进的企业进行学习。在培训过程中，要有重点地加入现代信息技术，尤其是与档案信息化管理联系紧密的信息技术的培训。另一方面，工作者要牢固树立终身学习意识。由于信息技术的发展日新月异，这就要求档案管理人员在日常档案管理中做一名有心人，要做到善于学习，并将学习到的信息技术及时应用到企业档案管理实践中，做到学以致用，不断提升企业档案信息化应用水平。

随着经济发展模式的变化，企业档案管理的新理念、新问题、新方法等内容表现的更为突出，这影响到了档案管理工作的全面开展和深度优化，因此适时地分析企业单位档案管理工作的优化途径势在必行。本文试图从企业档案管理的基本原则入手，全面阐述了新时期企业档案工作的现实问题，并系统地对我国企业档案管理工作的优化途径展开分析，意在为了新时期企业的档案管理工作提供指引和帮助。