疾控档案电子信息化管理探讨

白慧敏

【摘 要】随着经济和科技的发展越来越快，数据信息变得越来越重要。档案信息是与我们生活息息相关的比较重要的一类信息。疾控机构的档案信息对国家疾病预防控制极其重要。因此疾控中心一定要紧跟时代发展，充分发挥电子信息技术的优势，将疾控档案及时转化为电子信息，既方便快捷又利于储存运用。本文将着重讨论疾控机构档案电子信息管理的作用、现状以及建设性意见，以期对国家疾控事业做出贡献，造福人民。

【关键词】信息时代；疾控档案；信息化管理

【中图分类号】R445 【文献标识码】A 【文章编号】1005-0019（2019）15--02

疾控档案是国家判断流行病种类、控制流行病发病率、提升人民健康水平的重要依据，传统的纸质档案管理费时费力，不利于数据统计和档案保存。因此，疾控中心应该充分利用电子信息技术，将档案数据转化为电子信息储存在电脑中，延长数据的保留期限，提高数据的利用率，促进我国疾病预防和治疗的水平。

1 疾控档案信息化管理的意义

随着信息时代的飞速发展，疾控档案管理的信息化进程也不断推进。通过先进的信息技术和手段，能够有效提高疾控档案的科学性，减少档案管理人员的工作负担，从本质上提高疾控档案的利用效率和管理水平，真正做到物尽其用，推动疾控事业的发展和整个国家医疗卫生事业的进步。具体的实践过程中表现在以下两个方面。一方面，疾控中心在日常工作中会存储很多珍贵的档案，长年累月，档案数量逐渐增加，传统纸质档案数量众多，查找费时费力，增加了档案管理人员的工作量，降低了工作效率。如果利用电子信息技术，就能对疾控档案准确分类、集成和排序，避免手工记录出现的错误，准确有效的处理分析数据，提升处理效果和质量。另一方面，传统的纸质档案，保管的条件极为苛刻，保存期短，容易出现龟裂霉变，影响数据使用，不利于疾控工作的开展。若利用计算机来管理疾控档案，很少接触到数据资料，保证了数据资料的完整性，提高数据的利用效率也延长了数据的时限。

2 疾控档案信息数据化建设

疾控档案电子信息化管理流程主要表现在电子数据库的建立与维护、基础数据的录入、统计图表的生成等三个方面。

2.1 电子数据库的建立与维护 必须选用先进科学的数据库，最好是集中式储存，分布式共享的管理模式软件。这类软件能够在原始数据录入正确的情况下自动生成数据和分析结果，并自动分享到各个端口，减少数据传递的时间，避免数据传递过程中的失真。数据库的建立要结合疾控中心的实际情况，并且聘请专门的管理维护人员进行数据库的维护和实时更新，保障数据库的正常高效运行。

2.2 档案数据的录入 录入时必须根据实际工作的需要，借助檔案管理和文件处理软件，按照时代和数据格式建立档案目录。将纸质档案直接手工录入到数据库或录入其他办公软件中，再转化为文本数据库；将静态图片扫描录入图像数据库；将视频音频等资料转换成电子格式，导入多媒体档案馆。保证录入信息准确无误后再建立档案目录，实现自动分类、标记关键词，以便日后查阅检索。数据录入最基本的要求是保证数据的准确无误，在此基础上进行有序分类。

2.3 统计图表的生成 统计图表生成的工作繁重，琐碎极易出错。随着国家疾控工作的进展加速，疾控工作水平不断提高，同时出现了大量而复杂的疾控信息数据。一名合格的疾控档案管理人员，在导入基础数据之前，需要人为地过滤掉重复无用的数据信息，运用Excel软件把基础数据进行分类处理，全面分析总结，然后将处理后的数据录入系统之中，利用电子信息系统自动生成数据图表，提高数据处理效率和准确程度，保证图表的科学性和有效性。

3 疾控电子信息化档案的日常维护

3.1 硬件设备的维护 疾控电子档案的正常运转离不开日常的维护。电子档案是以数据的形式储存在磁盘、硬盘等硬件载体中，经过处理转化可形成网络交换的文件。这些载体容易受到外来磁场和灰尘等有害因素的影响，这就使得数据易被修改和损害，不利于数据的安全性。档案管理工作人员应当学习专业保管知识，认真保管数据硬件，减少损坏和污染。保证硬件设施的完整无损，保持数据的完好无损。

3.2 软件系统的维护 疾控档案管理工作中所运用到的软件主要有杀毒软件和数据库软件等。疾控档案管理人员在操作软件的同时，要随时更新软件，提升软件效能，保证软件效果。要交叉使用多个杀毒软件，保障系统的正常运行，提升数据处理效率，促进数据处理效果。软件是疾控档案电子信息化管理的重要环节，必须引起足够的重视。只有高效的软件才能提高疾控中心数据的利用效果，才能促进医疗卫生专业的发展。

3.3 其他安全维护

疾控电子档案信息化管理的实现完全依赖于计算机，疾控档案的分享与传播又需借助网络，所以实际操作过程中，数据信息极易受到病毒或木马的攻击，造成失密、被窃或被恶意篡改等后果。因此，在疾控档案信息化管理过程中，必须安装多种杀毒软件，防止系统受到病毒和黑客的入侵，保证档案信息的安全性。同时，疾控中心存储档案的计算机设备要放在安全的房间内，设置密码，设置专人进行看管避免设备遭到外来因素的破坏，保证电子档案的安全性。疾控档案信息的安全要依赖全体疾控人员的共同努力，疾控档案信息涉及个人隐私甚至国家机密，必须严格把控，不得对外泄露。只有这样，才能保证疾控档案的安全性，真正实现疾控档案电子信息化管理的目标。

结束语：

疾控档案是国家医疗卫生工作推进的重要依据，我们必须重视疾控档案信息的电子化管理，推动电子化管理进程。建立科学完善的数据库，保证初始数据的准确有效，维护好数据库的软硬件设施，保证数据库的安全，防止信息泄露，通过相关软件生成图表，帮助相关部门进行分析决策，促进疾控档案信息的有效性和科学性，促进疾病预防控制事业信息化的进程，只有这样才能保证疾控档案管理的高效性，延长档案存储时限，推动我国疾控事业的快速发展，进而提升我国医疗卫生事业的整体能力，促进我国的现代化进程。

参考文献

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罗铿玫，浅论信息化时代的医院档案编研工作[J].兰台世界，2017.

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