电网企业档案管理创新研究

李树伟

摘 要：工程档案是电网工程建设的重要组成部分，是工程建设成果和工程建设软实力的综合体现。文章指出了目前国内电网工程建设档案的管理现状。通过分析存在的问题，以特高压工程为例，提出要采取“全员全过程”的档案管理方法，运用“谁形成、谁负责”及“谁建管、谁组织移交”的归档模式，实行档案管理标准化、分阶段移交策略，以达到全面提升电网工程建设的档案管理水平及档案资料质量。

关键词：电网建设；档案管理；特高压

电网建设档案是在电网建设过程中形成的，且有保存价值的各种载体的文件材料。它是电网建设和发展的重要依据，是各供电企业维护电网正常运行的必备条件。近年来，电网建设迅猛发展，电网建设的基建工程、技术改造工程、农网改造升级工程、小型基建工程数量日益增加，同时，新技术、新工艺、新管理方式的出现，使以工程项目为核心的业务档案归档文件数量迅速增长；工程各参建单位档案管理薄弱，兼职档案员更换频繁，社会化单位人员对电力企业归档标准不够熟悉，制作的文件质量未能达到预期效果；工程管理人员忙于项目建设，对归档文件的收集管控不够及时。因此，档案管理人员必须要做好电网建设的工程档案管理工作。

一、创新电网建设项目档案管理的必要性

随着“大电网”建设进程的强力推进，各项业务工作节奏明显加快，不少电网建设工程项目存在抢建赶工现象，档案人员在项目档案管理过程中协调工作量加大，工作内容和强度明显增加，项目档案管理工作显得滞后和被动。国家标准、行业标准和国家电网公司、省档案局等上级单位均对重大项目建设档案管理提出了严格要求，浙江公司也建立了相关的项目档案文件材料形成、积累、整理和归档制度，但在实际操作过程中，仍然困难重重口工程项目档案在维护企业权益、支撑管理、保障运行、储备知识等方面具有举足轻重的作用，保障电网建设项目档案达标评优创精品档案的任务相当繁重。电网建设项目档案管理过程中存在的矛盾主要体现在：

1.1标准规范难以执行到位

电网建设项目绝大多数属于省级以上重大建设项目，对这部分项目档案的管理，国家档案局、国家电网公司、省档案局等均有相应的规范和标准，但在执行过程中没有很好的管控措施，人為因素突出，普遍存在事后控制、文件材料收集不全等现象，很难确保办法和制度不折不扣地执行，没有形成有效全程监控档案的管理体系。

1.2协调工作量大

电网建设项目参建单位多，建设周期长，单项工程完工时间也有早有迟，各单位往往重建设，轻档案，档案管理和项目建设很难同步进行。重大建设项目档案一般要求在竣工投产3个月内完成，由于各参建单位对项目档案管理的职责不明确，工作界面分工不清晰，业主单位（建设单位）档案管理中的协调工作量大。往往是德下葫芦起了瓢，这个项目协调好，另一个项目又会有扯皮、推诱现象发生。

1.3项目档案质量难以保证

各参建单位档案管理员的业务水平参差不齐，认识和做法不统一，不能有效地控制档案的形成质量，经常出现对标准的理解不统一或执行不到位而造成的返工工作量；项目档案管理各环节衔接不流畅，影响整体项目档案的管理效率和质量。

1.4业务培训指导难以持久有效

各参建单位往往没有固定的专业的档案管理员，兼职档案员或资料员经常更换，业务指导的工作量很大，档案专业培训效果不理想，且难以持久有效。

1.5项目档案数字化程度不够

在电网建设项目档案的管理过程中，重视实体档案的收集、整理、归档工作，忽视档案的数字化工作，照片、视频等档案的收集力度不够，数字化成果没有统一载体和统一格式，制约了项目档案信息快速有效共享。

二、提升档案管理方法

通过梳理现有工程档案管理的模式和流程，总结经验，寻找不足并提升管控水平是项目档案管理的重点方向，通过以下几种方式开展。

2.1档案培训标准化

以标准化、流程化为抓手，强调管理力度，努力实现归档工作的真实、规范、及时，编制高质量的标准化档案培训课件，保持特高压工程档案管理的统一标准，仅根据工程建管模式的不同而调整相应职责划分等内容。

2.2形成特高压档案管理标准化手册

依托特高压工程，收集、梳理国家、行业、国家电网公司各项标准、制度、规程规范，形成标准的归档范围、归档责任、归档流程、管理表单和整理规则，编写统一的档案整理手册，作为各参建单位资料形成与整理、档案管理与检查的依据和标准。

2.3全方位开展档案交底培训

将档案交底培训范围由现在的设计、施工、监理、业主项目部等扩大到工程物资生产厂家、监造单位等，宣贯统一的特高压交流工程档案管理模式和归档标准。

三、创新归档模式

3.1 运用“谁形成、谁移交、谁负责”的新模式

由于历史原因，施工单位一直承担着“资料移交二传手”的角色。设计院的施工图、竣工图，铁塔、导线、金具、一次设备、二次设备等生产厂家的资料均由施工单位代收并整理组卷。该工作模式直接导致施工单位资料移交阶段工作量大、压力大；由于对厂家生产资料不熟悉，资料整理效率低、返工率高；不合格的资料需退回厂家整改，但又缺乏有力的催交和管控 手段；生产厂家不亲自移交，缺乏责任心，资料形成质量不高等问题频现。为转变在资料移交阶段施工单位的被动模式，有效提高工作效率，在浙北 - 福州工程中创新实施“谁形成、谁移交、谁负责”及“谁管理、谁组织移交”的归档模式。由建管单位牵头组织，设计单位、施工单位、材料厂家各自负责整理移交各自的资料，实现“资料质量各负其责、归档工作责任明确”。尝试“谁形成、谁移交、谁负责”的资料移交模式，目的在于最大程度降低重复工作量和返工率，提高设计院和线路材料厂家资料整理的条理性、规范性和完整性，提高资料人员责任心，最终提高各单位归档资料质量和归档效率。

3.2 分阶段移交

改变以往在工程竣工投产后集中进行档案移交的模式，尝试进行分阶段移交，缓解竣工后归档压力。工程建设过程中，通过转序阶段中间检查、监督整改闭环等措施，督促各参建单位尽早形成合格资料，具备条件时及时移交。纸质档案和电子化档案均合格时，进行数字化加工。归档工作阶段性前移，以减轻工程投运后集中归档的压力，加快工程达标投产和创优的顺利进展。

四、结语

电网档案在整个项目中处于重要地位，档案记录的准确与规范，从根本上影响了整个项目的发展进程，对于电网工程的安全进行有了制约和保证，电网档案的规范化记录还能为将来工程出现问题时的维修提供证据依据，从各个方面都起到了重要的作用。电网的长期发展和提供是城市发展的必备，也是企业发展的保证，在电网项目发展的同时，提高对电网基本建设项目中的档案管理，提高档案更新管理记录意识，使用规范化系统的管理方法，确保电网建设项目快速稳步的发展。

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