完善物业企业内部控制的有效措施

陈静

摘要：随着我国经济发展水平的不断提升以及经济发展规模的不断扩大，我国的物业企业发展速度在不断加快，但是很多物业企业由于经验不足，在经营管理中暴露出了很多问题，企业为了提升竞争力必须从内部管理入手，提升内部控制水平。当前很多物业企业利用信息技术建立内部控制信息系统，提高员工责任意识等各方面存在很多问题。物业企业要想完善内部控制水平，必须充分分析这些问题存在的原因，积极改善内部控制环境，完善内部控制系统，运用互联网信息技术丰富内部控制活动，促使内部控制水平不断提升。

关键词：物业企业;内部控制;问题;措施

一、物业企业的内部控制概述

内部控制是企业管理的重要组成部分与重要方式，加强企业内部控制不仅可以降低企业面临的风险，也可以提高企业的经营管理效率，增强企业的市场竞争力。在市场竞争压力不断加大的情况下，企业要想保证长远发展，必须积极的运用各种先进理念与技术加强内部控制，提高管理质量。内部控制涉及到企业的全体员工、各项经济活动与业务，与企业经营管理的各环节都息息相关，因此，企业内部控制的难度一直比较大。对物业企业来说，企业的运行成本比较大，因此，物业企业要通过内部控制加强成本控制[1]。首先，物业企业要通过内部控制手段提高资金的安全性与完整性;其次，企业要对库存物资与材料加强管理，建立完善的管理制度，明确企业各工作岗位的职责与权限，做好采购管控工作;第三，物业企业要对运行成本中的水电费等具体费用支出、零件损耗、基础设施等加强管理。物业企业的管理内容比较复杂，因此，企业在内部控制时要关注基础工作，提高工作人员的责任意识，明确岗位分工，使内部控制工作落实到具体的工作中。同时，物业企业要积极的利用各种信息化的手段加强对客户反馈信息的管理，明确客户的需求，根据客户的意见不断提升管理服务水平。

二、物业企业完善内部控制的有效措施

（一）完善内部控制系统

当前很多企业的信息传递速度比较慢，内部控制的效率与准确性都存在很多问题，因此，物业企业还要不断运用先进技术及时更新并完善内控系统，使内部控制的效率与准确性得到提升。在大数据背景下企业应该把内控信息系统与大数据处理系统结合在一起，以会计信息化建设为例，企业的ERP等内部核算系统都可以不断融合，整合成完整统一的信息管理系统，并明确各自的分工，使企业资源得到充分利用[2]。当前很多物业企业都根据不同需求建立各种各样的管理系统，有内部管理系统、财务管理系统、监控监测系统等，各个系统之间互相独立，有各自的标准，信息之间无法有效传递，信息使用起来的难度也比较大。为了改善这一情况，企业需要从信息管理系统的标准设置、传递渠道等方面入手，建立统一标准，打破各部门之间的信息壁垒。同时，企业还要对员工进行培训，使其熟练掌握更多信息管理知识，不断提升工作能力，在具体工作中实施具体的内部控制策略。当前各种信息技术更新速度比较快，网络安全问题也层出不穷，企业要想使内控系统能够应对不断增加的风险，需要及时更新信息化的内控系统，使其不断完善，增强企业应对各类风险的能力。

（二）改善内部控制环境

企业要想加強内部控制，必须根据企业的发展战略目标确立企业内部控制的目标，在此基础上，企业需要根据内控目标建立完善的内控机制与体系，并根据企业的经营管理实际情况制定内控方案，对内控工作的实施流程等具体工作进行规范。首先，企业管理层应该树立新的管理与内控理念，全面认识到内部控制环境的改善在物业企业内部管理与控制中的重要作用。在此基础上，物业企业应该优化治理机构，加强董事会与监事会的监督作用，提升企业的信息管理部门地位，不断优化提升信息部门的工作能力与水平。企业其他部门也要加强与信息管理部门的联系，通过信息部门获取更多有利信息[3]。其次，企业要通过防火墙等针对性的措施不断加强信息安全管理，提升信息管理部门的安全性能，确保信息数据不受损害。另外，企业要经常对内部网络环境进行检查评估，及时发现信息系统中存在的问题与漏洞，对薄弱环节进行完善，确保网络环境的安全。同时，企业还要建立突发事件应急机制，对数据篡改、财务数据删除丢失等问题进行及时应对，将企业的内控风险降到最低。物业企业在内部控制中还需要加强财务核算工作，在具体工作中加强成本控制，降低各业务环节的成本，提高企业资金的利用率，推进企业不断发展。

（三）加强动态风险监控

在不断完善内控风险信息化管理机制的同时，企业还要同时加强动态监督系统的建设，使整个内控系统更加完善，不断提升物业企业的内部控制信息化水平。要想建立动态监督系统，需要对企业的发展现状与内控模式有充分的了解，然后在传统模式的基础上不断改进。一般企业原有的监督系统都比较单一，在信息化时代，物业企业可以积极利用信息化手段建立多级动态监控系统，可以把企业上下级与企业内外部的各种信息与其传递渠道都纳入到监控中。通过这样多级而全面的持续动态监控系统，企业管理层可以对战略目标的执行情况进行充分的了解。企业在内部监控的同时，也可以委托外部的审计机构对内部财务等方面的工作进行审计，以此弥补内部控制中存在的不足。以企业的发票报销为例，很多工作人员无视公司规定，在规定只能报销二等车票的情况下，还购买头等车票并让公司报销，在一般情况下，财务人员都会直接报销，但是这种情况如果不能得到有效解决，将会增加企业的开支，也不利于企业内部管理的规范化。鉴于这种情况，企业可以增加上报审批的环节，由上一级领导进行审批，并对这些情况进行记录，在员工的薪资中扣除。例如，对于企业内部的员工，企业可以通过跟踪不同的业务进展情况进行监督，同时，员工还需要定期向管理人员详细报告业务的具体进展以及面临的各种问题，从而方便管理层及时做出调整部署。物业企业还应该建立完善的绩效考核评价机制，对企业员工具体工作中的表现进行考核，并利用激励约束机制，根据考核结果对员工实施奖励与惩罚，提高员工的工作热情与积极性，使员工逐步提高责任意识，加强内部控制工作的具体落实。

（四）提高信息传递速度

在当今时代，物业企业面临的管理问题复杂多样，企业要加强信息收集，通过对内外部市场环境信息与客户信息的分析，提高企业的内部控制水平。但是，当前信息的来源多种多样，而且各种信息可以共享，企业要想在竞争中获得较大优势，需要首先提升信息的传递速度，增强信息的处理分析能力，提高企业内部控制与经营管理的效率。要想达到这一目的，企业需要建立内外部信息共享与传递平台，促进企业内部信息高速传递，在对外信息披露方面企业也要在科学分析的基础上提高对外披露信息的速度。除此之外，企业还要根据企业股东、社会公众、政府机关的相关要求不断完善信息的披露机制，拓展信息传递的渠道，使企业内外部沟通更加高效。以企业的部门设置为例，一些企业设置有运营部，在大数据支持下，企业可以打破原有的设计，采用和扁平化的部门设置方式，由财务、人事、行政、营销等部门代替运营部，使各部门的工作细化，由部门主管直接与经理层沟通，提高信息的传递速度，减少权责不清情况的发生。

三、结束语

物业企业以服务为目的，在企业经营管理中，涉及的内容复杂多样，企业要想提升管理水平必须加强内部控制。在互联网信息技术不断发展的今天，物业企业涉及的业务更加复杂多样，企业在完善内部控制时必须利用信息技术，建立完善的信息管理系统，完善内部管理机制，提高信息的传递速度与分析能力，促使企业采取有针对性的措施，不断提升内部控制水平。

参考文献：

[1]任蕊.物业管理公司内控建设问题探讨[J].企业改革与管理，2017 （9）：30-30.

[2]王莉丽.物业公司内部控制存在的问题及解决措施[J].中外企业家，2017 （18）.

[3]蒋柯.试论物业企业内部控制管理中存在的问题及对策[J].纳税，2017 （23）：88.