办公室文件资料信息化管理探讨

马 颖

吉林省第三地质调查所 吉林 四平 136000

一、过去办公室文件资料管理中暴露的问题

在现在21世纪，人类多数行为活动早已被信息技术所改变，资料管理工作自然也是一样。文件资料的内容数据不可或缺，它是办公室各项工作的下层基础，许多工作内容都是由资料内容衍生而来，因此文件的储存与保管在整个单位的工作中都是十分重要的。但在过去的文件资料管理工作中常常出现很多问题:

(一)无法避免人为错误。文件资料记录着海量的信息，是相当重要的信息资源。可是文件资料的整理事无巨细非常累人，重复工作过多，工作强度也大。在之前文件材料在从文件的草稿、修正、校对到定稿输出、整理、归档等一直以来全都是由人工操作用手抄为主，跟别说部分包含大数额运算的文件，人力实在无法避免出现粗心大意的情况，在大量文件资料中这些错误将随着数量的累积而越来越多，受大量人为影响的后果，其严重性将不可估量。

(二)纸质资料难保存。办公室文件资料在过去没有别的储存办法，只能用纸质做媒介，纸的脆弱程度可想而知，空气中的温差湿差都能对其产生不良变化及影响，因此所保存的文件时长十分有限，那么工作人员在面对纸质文件时就会出现诸多困难，陈旧落后的管理方法面对这些难题此时就显得非常无力，如果不实现文件管理的现代化，很难解决相应问题。

(三)没有专门资料室。在过去的资料管理工作中，只有一些大型的企事业单位会建立单位专项资料室对资料进行储存，但除此以外其他单位基本很少重视资料管理，管理非常散漫杂乱，如此一来资料安全根本无法保障，若是出现重要文件丢失的情况根本无从补救，直接威胁到单位信息安全，后果非常严重。

在面对海量的资料管理在空间资源上根本不可能做到节省，那么对部分身处寸土寸金的绝佳位置的单位而言建立专项资料室去储存文件的成本就太高了。因此，利用信息化的科技手段去对文件资料进行管理升级非常必要，不仅节省了资料库房本应占据的位置，还能有效提升办公室文件资料的工作效率和信息安全。

二、办公室文件资料信息化管理的有效措施

使用信息化管理手段可有效提升文件管理工作效率和保证资料信息安全的必经之路，同样也是代表着新时期的单位有着与时俱进的新管理观念，跟随现代化进程实行现代化办公手段非常必要，所以，各项单位应当积极应对信息化时代的转型，针对问题采取有效措施。

(一)采购信息化工作设备。一直在说文件资料要采用信息化进行管理，那么信息化是什么呢?信息化管理通俗的说就是利用现代科技设备进行资料文件的管理，因此办公室若是要做到文件资料的信息化管理，第一步措施就是应加大采购资金，为办公室工作采购数量充足的现代化设备，比如电脑以及相应的装在电脑里的电子管理软件、打复印机、传真机等等，为信息化的文件管理供应优秀的设备基础，俗话说工欲善其事必先利其器，那么采购高效科技办公设备是非常必要的一项前期准备工作。与此同时，加强相关工作人员对于现代信息化的技术手段进行专业的的训练和培养，共同达成提高办公室信息化管理的首要条件。

(二)加强信息化管理手段。在过去，文件材料多是人工操作，错误很多。但现代化的办公室文件管理却因科技的到来而变得便捷多了，从业者可利用电脑整理文件，能够系统地、规律地完成文件资料从起草到归档的一整套完善的工作，很大程度减轻了过去很多本不用的重复工作。将资料按文件时间顺序排队一份一份打印，既降低了人工难以避免的犯错机率，又能够充分地发挥计算机现代化科技的优势，这是一个卓越的进步。文件管理的数字信息化都是新时期科技现代化社会对文件工作的最显著要求，当然，这也是相关从业者的未来工作要面对的必然方向。

办公室文件资料应采用比如机器扫描等现代化手段转变为数字化信息资料，以增长文件寿命，以便于现在存储以及日后使用，更加可以避免人工本身难以避免的犯错。对现有资料加强管理，对不同材质的资料要分门别类的建立不同的范围进行管理，编目要科学并且合理，按照相应的格式分类存放，设置精准索引词并做到文件备份以防不时之需，就可利用适当的检索工具和方式，完整实时地提供以满足文件查找管理等工作的需要。在此强大的查阅基础上也同时应当加强对文件资料的保管，要做到可以随时为使用者提供出其所急需的文件。与此同时在有人调用文件时做好相关登记，以此加强资料安全。达到以上目标后，文件管理工作也应随着社会不同发展时期企事业单位不同需求的变化而适应，发现并走向更为人性化的新途径，提高文件管理工作质量和水平，更好地发挥其作用，做到不仅创造单位效益，还能促进文件事业的更好发展。

(三)提高管理工作人员的综合素质。俗话说术业有专攻，所以文件资料管理工作就要求相关工作人员在术业上也得有专攻，不仅要掌握必备的专业管理意识，更加应该要掌握科技化更智能的管理手段。除此以外还要更深层次的提高和加强工作人员对办公室文件管理工作的更进一步的认识，应用多种形式与方法，按照岗位和区分层次的对他们进行企业信息安全相关法律法规的充分教育，建立起一个良性的运行机制，使相关工作人员认识到这是自己必须维护的工作义务，加强自身警觉性，更有动力提高工作效率。把材料积累纳入管理人员责任制，实行适当的工作考核，就能促使从业者主动地定期地继续去参加学习，更新专业知识，并且能够学以致用，将学习到的新专业知识用于工作中，加强提升自身业务水平。要建立完善的奖惩机制，对考核要求规范细化，对工作结果奖罚分明，加强从业者的积极性，为持续提高从业者办公室文件资料管理工作水平注入强大动力。

结束语

综上所述，办公室文件资料是单位的重要信息财产和办公基础，所以对文件资料加大管理力度和优化管理方式是非常必要的。上述我们讨论了在过去办公室的文件资料管理工作中存在着许多问题，比如人为错误多、纸质难保存还没有专用库房进行存放等，这些问题中暴露了许多缺点和不足之处，同时也不符合现如今信息化时代发展中的文件管理的工作需要，因此唯有利用现代化信息技术进行对办公室文件资料的管理进行转型升级，才能够有效提升文件管理的工作效率与保证信息安全。本文从对文件管理的软硬件设备进行采购、加强工作人员的信息化管理手段到提高工作人员的专业度和素质培养等，以上三点措施对优化办公室文件资料信息化管理进行了讨论，提出了建议，期望能为办公室文件管理工作起到一点启示，促进文件管理工作更好更快的发展。