刍议提高办公室文件档案管理工作质量的有效对策

马 颖

吉林省第三地质调查所 吉林 四平 136000

一、提高办公室文件档案管理工作的意义

对于一个企业或事业单位而言，其健康发展过程中肯定少不了要做好档案管理工作，员工档案可以全面准确地了解员工每个人过去到现在工作的情况，可让领导直观地选贤举人知人善任，为单位中人力资源管理的正确选拔和使用发挥重要的参考作用。所以档案不仅仅是单位管理工作中的重要组成部分，还是加强单位工作质量和提高效率的一项必要条件。往更大的方向说，对于社会而言，档案还是整个社会建立共同的历史记忆的不可或缺的纪念碑。因此这更加是维护保存历史最原始真实面貌的一项伟大工作。

就在当今我国经济突飞猛进急速发展的时代大背景下，档案的作用无论是对于单位还是对于整个社会都是具有着重要意义的，因此作为相关从业者必须要有挑起这个重任的意识，我们需要不断地更新自身观念，勇于尝试新的手段，尽力在档案管理工作中贡献自己的光和热。不过尽管如此，我却发现办公室文件档案管理却在工作落实时面临着不少的问题。

二、办公室文件档案管理工作目前出现的问题

(一)工作意识易欠缺。由于目前许多从业者对档案管理工作认识的欠缺，认为自己的工作不重要，因此自己也不在乎档案工作，工作中态度随意散漫，没有做到爱岗敬业，忠于职守，更没有强烈地责任感和认同感，为档案工作带来许多负面影响。意识欠缺加上库房设施条件薄弱，更难以做到减少对档案的不可逆损害。

(二)档案管理易杂乱。工作人员在面对海量档案时出现诸多困难，陈旧落后的管理方法面对这些难题此时就显得非常无力，如果不实现档案管理的现代化，很难解决相应问题，并且，在面对海量的档案材料处理工作上没有相关的制度化管理，就会容易杂乱无章，出现重要档案丢失等情况。

(三)档案管理易出错。档案记录着海量的信息，是相当重要的信息资源。可是档案的整理事无巨细非常累人，重复工作过多，工作强度也大。在之前档案文件材料在从文件的草稿、修正、校对到定稿输出、整理、归档等一直以来全都是由人工操作用手抄为主，人力实在无法避免出现粗心大意的情况，在大量档案文件中这些错误将随着数量的累积而越来越多，后果的严重性将不可估量。

三、提高办公室文件档案管理工作质量的对策

对于上述提到的新时期的档案管理工作当今出现的现状及其引发的相关问题，我认为解决问题的方式有以下几项:

(一)完善档案管理的法制化。首先，法制化是做好这项工作的基础，法是一切行规的根本，所有行业都必须有法可依，档案管理也应该要以依法治档，实现其制度化管理。唯有落实了档案工作的制度化管理，那么档案管理工作才能够起到作用，展现出它自身的光彩。

(二)建立档案管理标准体系。术业有专攻，所以档案管理工作要求相关工作人员不仅要掌握必备的专业管理意识，更加应该要掌握科技化更智能的管理手段。除此以外还要更深层次的提高和加强工作人员对档案管理工作的更进一步的认识，应用多种形式与方法，按照岗位和区分层次的对他们进行国家档案工作相关法律法规的充分教育，建立起一个良性的运行机制，使相关工作人员认识到这是自己必须维护的法律责任和义务，加强自身警觉性，更有动力提高工作效率。把材料积累纳入管理人员责任制，实行适当的工作考核，完善奖惩机制，就能促使从业者主动地定期地继续去参加学习，更新专业知识，并且能够学以致用，将学习到的新专业知识用于工作中，加强提升自身业务水平。要建立完善的奖惩机制，对考核要求规范细化，对工作结果奖罚分明，加强从业者的积极性，为持续提高从业者档案管理工作水平注入强大动力。

(三)档案管理实现智能化。在过去，档案材料多是人工操作，错误很多。但现代化的办公室文件档案管理却因科技的到来而变得便捷多了，从业者可利用电脑整理档案，能够系统地、规律地完成档案文件从起草到归档的一整套完善的工作，大大减轻了过去很多本不用的重复工作。将档案按文件时间顺序排队一一打印，既降低了人工难以避免的犯错机率，又能够充分地发挥计算机现代化科技的优势，这是一个卓越的进步。档案管理的数字信息化都是新时期科技现代化社会对档案工作的最显著要求，当然，这也是相关从业者的未来工作要面对的必然方向。

在使用计算机进行管理的时候应该要留心对档案信息的存放要系统，是有计划的存放，要设置重点索引词，这样所查出的档案文件就是我们要找的。这样查找档案资料不像过去那样麻烦和错误齐飞，可以做到精准查找并且不浪费过多工作时间，只有这样有效率的工作方式，丰富的库藏资源才不至于浪费，可以充分发挥它的作用。另外有几个重点:我们要对最常用的口令进行规范的、严格的管理，并且要设置电子文档工作日志的开机自启，这样一来可以在将来进行相关工作考察或者在鉴定档案真实性时作为凭证，以制度科学规范化管理来进一步提高档案管理工作的有效质量。

四、办公室文件档案管理工作的发展目标

档案管理这项工作最根本的目标就是档案利用，这是当今现代化企业发展的基础工作。如果要把握经济活动规律或者是未来发展方向，档案管理工作都具有很强的借鉴意义。为什么提高办公室文件档案管理工作，就是要充分发挥好档案的作用，为实现企事业效益最大化的目标做好服务。这一目标也是对于档案自身价值可以得到价值最大化实现的最好最直接的方式，档案已经成为不可或缺的原始信息资源。若是想要加强档案信息的利用，实现其资源共享，那么就必须做好档案信息化管理基础工作。所以这要求了档案员要学会利用适当的检索工具和方式，完整实时地提供以满足档案查找管理等工作的需要。在此强大的查阅基础上也同时应当加强对档案文件的保管，要做到可以随时为使用者提供出其所急需的档案。达到以上目标后，档案管理工作也应随着社会不同发展时期企事业单位不同需求的变化而适应，发现并走向更为人性化的新途径，提高档案管理工作质量和水平，更好地发挥其作用，做到不仅创造单位效益，还能促进档案事业的更好发展。

结束语

综上所述，加强提高办公室文件档案管理工作是非常重要的，也是非常有意义的工作，所以我们相关档案从业工作人员要不断提升自身专业能力水平，学习现代信息技术的规范化档案管理知识，学以致用的做好档案的开发和管理工作，不仅可以实现档案管理工作凸显出自身不菲价值，还能够使档案事业继续稳健维持可持续发展的道路，同时我们从业者必须要有与时俱进的意识，不断改革创新，适应新时代，打开新局面，才能够迎来档案管理工作的新气象、新风貌。