实施档案异质异地备份的研究与思考

张海华

吕梁市城市管理服务中心 山西 吕梁 033000

一、实施档案异质异地备份所应注意的问题和具体方法

(一)注意事项

1.针对实际情况选用最合适的方法。各个档案管理部门所收藏的档案由于档案的生成时间不同、记录方法不同、保存环境不同和保存完整度不同等因素,就要求档案异质异地的备份工作一定要充分结合实际,变通性的进行实施,在面对不同状况时,要坚持采用最合适的方法,最大限度上保证档案的完整度,坚决不能“一刀切”。

2.优秀的存放环境。安全性,是档案异质异地备份工作当中最为重要的一环。该项工作绝对不是换个地方存放档案那么简单,而是在充分考虑到所有可能出现的风险状况进行的预备方法。异质异地备份档案的管理模式应该适当借鉴档案馆馆藏档案的管理办法,在此基础上,还要为档案保存环境创造足以应对各种不利因素的能力,比如霉变、火灾等等,时刻让档案处在高度监管之下。

3.有计划的完成档案数字化工作。异质备份是异地备份的前提。一个稍具规模的档案馆所管理的档案数量成千上万,想要把这么多的档案在短时间内全都记录在计算机当中,这显然是不可能实现的。所以,要有计划和目的的去完成,按照档案的重要性、历史性和使用率等情况进行排序。

(二)具体方法。当前,真正能使档案异质备份实现的办法大致有以下一种：第一,复制。就目前的专业手段来说,复制主要分为静电复制和高仿真复制。静电复制俗称复印机复制,省时省力、操作简便是其主要优势,可纸张上面的文字具体能保存多久,暂时还无法保证;高仿真复制的还原度较高,但必须得依靠专业操作人员才能办得到,而且复制的成本不低,所以此种方法更多的应用于比较珍稀的档案备份。

第二,数字化。它本身带有高效、复制方便、查阅方便和占用空间较小等优势。可同时其局限性也是很明显的：对技术水平要求较高,需要特定的设备才能实现,容易被篡改等。第三,缩微。该种方法的优势主要体现在：可容纳的空间大,数以万卷的档案在进行缩微之后,只需要两个甚至一个档案柜就可以保存;有效保存期很长,如果采用聚脂片当缩微载体的话,则档案至少可以被完整的保存五百年;查阅方法简单,靠随处可见的放大镜就可以完成。但缩微方法的不足之处就是载体材料所需要花费的成本较高,且缩微过程需要大量的时间。

通过对以上几种异质方法的总结,虽说每种方法都有利有弊,但真要进行异质工作的话,笔者会首先选择缩微,然后在缩微的基础上再进行数字化。如果条件允许,并且档案本身的重要性极高时,可以选择高仿真复制。不将档案的原件和备份件存放在一个库房,这是目前大部分档案馆所采用的方法。

二、实施档案异质异地备份工作需要解决主要问题

档案异质异地备份工作本身带有一定的复杂性,但尽管如此,该项工作无论如何都要定期开展,笔者认为在具体工作当中,要努力解决好下面的几个问题：

(一)树立正确意识。意识决定实践。相关工作人员在思想上的不重视和意识上的懈怠,这些都会成为造成工作出现失误的原因,自然也是档案安全方面的隐患。要想做好档案异质异地备份工作,首先就要端正态度,树立正确的思想意识。“千里之堤,毁于蚁穴”,这是无数先辈经过反复实践教给我们的道理。因此,相关工作人员要充分吸取先人的教训,时刻本着忧患思想和风险意识,摒弃侥幸心理,将档案异质异地备份工作真正做好,为我国的档案安全做出卓越贡献。

(二)建立相关指导部门,完善档案备份体系。要从根本上杜绝档案异质异地备份工作当中的随意性,在进行相关工作之前,一定要做好详细计划,要在充分调研的基础上,秉承科学的思想,做好工作当中的每一个环节。这不仅能够极大的影响异质异地备份工作的质量,甚至对档案安全建设方面都产生着巨大的作用。从国家和有关部门角度出发,应该建立相关的监督和管理机构,对档案异质异地备份工作进行系统的指导;以各行政区域进行划分,建立相应的档案异质异地备份中心,进一步完善备份体系,争取减少甚至杜绝人力和物力资源浪费的现象。

(三)科学论证。因为是异地备份的缘故,各种各样不同的不稳定因素都可能会出现,所以,在进行具体工作之前,一定要对所有可能出现的情况提前进行考虑,要对所有计划和多方面状况进行科学论证,比如天气状况、基础设施等等。而且在有关于科学论证的问题当中,笔者认为有两方面是极为重要的：

第一,方案论证,即对所有关于异质异地备份工作的方案都要仔细推敲,万一方案出现疏忽,都很有可能造成巨大损失;第二,技术论证,它涵盖了保管方面、存储方面和安全方面等技术的正常使用,在开展工作之前,相关工作人员一定要在充分结合实际情况的基础上,快速且准确的对工作流程和环境做出分析,并采用最合适的技术手段完成档案异质异地备份工作。

结语：综上所述,我国在档案异质异地备份工作方面尚且还存在一定的问题,但是通过树立正确意识、并建立相关指导部门,完善档案备份体系和科学论证等方法,还是能得到较好应对和解决的。希望各有关部门引起足够的重视,为我国的档案安全建设工作添砖加瓦。