运用信息技术优化在建工程项目管理

李智慧

背景

邯钢公司是一家具有60年发展历程的国有大型钢铁制造企业，固定资产建设投资在每年的公司支出中占据重要的比重，邯钢公司每年固定资产投资项目立项预算至少十几亿，近几年随着国家对企业环保要求愈加严格，邯钢公司积极响应国家要求，为达到企业与城市和谐共融的目的，邯钢公司加大了环保设备的投资力度，相继投产了脱硫脱硝、粉尘治理、污水处理等环保设备，年投资多至上百亿，同时，企业想要长久稳定的发展，并在钢铁行业中持续保持市场竞争力，产品结构优化调整、设备升级改造必不可少，因此就制造企业而言，对固定资产投资项目进行科学合理的会计核算，准确反映在建工程项目状况，对企业的经营管理和投资决策至关重要。

邯钢公司固定资产建设投资项目建设涉及部门众多、情况复杂，财务核算过程中有账外资产不清晰、转固不及时等问题，以前对在建工程核算管理的方式为手工登记台账，其弊端在于：核算信息人为性遗漏或者信息更新不及时。而借助信息化强大的数据处理功能及其实时性能够较好的解决在工程核算中存在的问题。邯钢公司于2018年对邯钢公司为达到企业标准化管理的目的，对邯钢信息化进行整体升级改造，借此良机，在系统需求调研中对工程项目的管理提出详细而具体功能开发需求，对以往的工程项目管理方式进行了改善，提升了邯钢公司在建工程管理水平。

一、邯钢公司在建工程管理流程及其问题

邯钢公司工程项目管理流程可以简单描述为：下达项目立项文件——业务部门签订合同——财务部门挂账——业务部门制定资金计划——财务部门按照资金计划付款——项目转固，在这个流程中涉及的部门有规划部、设备部、技改部、物资采购部、设计院、审计部、财务部等等，每个部门负责不同的业务环节，其中规划部门负责下达投资立项；设备部、技改部负责签订合同；物资采购部门负责采购工程物资；审计部负责出具工程项目预决算书；财务部门负责对工程项目进行核算和支付工程款。

在邯钢公司在建工程项目管理中存在一些问题导致公司工程管理不完善，其中有一个最突出的问题是没有部门总体管控项目情况：技改部门签订建筑安装合同，只了解某一投资项目建筑安装合同发生情况；设备部签订设备合同，只了解项目设备合同签订情况；物资采购部门只是了解工程物资采购情况；而财务部门只了解进入财务核算的项目支出情况，而没有进入财务核算的支出并不能了解；还有一个问题是，以往的系统中对每一个项目只有一个总体预算金额的控制数，并没有区分合同部分和物料部分，因此在实际业务中，有时会出现合同费用和物料费用之间互相挤占的问题，造成部门之间不必要的矛盾。

于是对于某一个工程项目而言：一方面，想要了解这个项目的总体支出情况或进展程度，需要好几个部门的数据汇总起来，还可能由于忽略了某一部分而产生数据缺失，造成在建工程项目信息失真；另一方面，邯钢公司规定固定资产建设支出要严格控制在项目立项范围以内，不允许超投资现象出现，但在实际管理中由于没有对工程项目整体管理的功能，很容易造成已经超出投资才能被发现，再去做调整，进而导致工程项目管理滞后，这种事后管理的方式往往造成效率低下和管理效果差。

二、工程项目管理流程改善

针对工程项目管理中的这个问题，在邯钢信息化改造过程中对项目管理模块进行定制性开发，开发出具有邯钢特色的项目管理系统程序改善工程项目管理流程，提高了对项目支出的控制管理能力。项目管理模块分为“项目控制维护”和“合同控制维护”两部分，“项目控制维护”部分主要有生成项目立项、维护立项信息、控制项目投资数以及产生投资项目汇总信息等功能；“合同控制维护”部分主要有新增合同、维护合同信息以及生成项目台账等功能。

（一）优化立项阶段项目信息管理

邯钢公司的工程项目建设主要采用直接承包的模式，其支出主要包括建筑安装支出、设备采购支出、设计费用支出、工程领料支出以及资本化利息支出、试车费用支出。其中需要进行项目预算内控制主要是上述支出中的前四项。

针对这四项支出的管控需求，在公司固定资产投资项目立项后，由公司规划部下达项目立项文件，同时在项目管理模块中“项目控制维护”界面新增一个新的项目信息。将项目立项信息包括账套、项目名称、项目编码、项目合同投资数（包括建筑安装合同和设备投资合同以及设计费用合同）、物料支出数维护到这条新的项目信息中。这些信息的维护在后续的项目管理过程中将起到控制作用。项目立项信息一旦维护到系统中，项目管理流程中每个部门均可查看，立项情况实时更新，信息透明度增高。

（二）优化合同签订阶段合同信息管理

投资项目立项下达后，合同管理部门包括设备部、技改部签订项目合同，合同生效的同时将合同信息维护进项目管理系统“合同控制维护”界面。在这个阶段会有2个约束条件来限制合同信息的录入：1.严格控制合同的录入范围必须是已经在系统中增加的项目中的合同，系统中不存在的项目不能新增合同。2.严格控制合同不含税金额合计数不能超过项目合同投资数，一旦超过设定的限额，合同录入将不成功。

合同信息在系统中维护的信息包括：账套、项目编号、合同编号，供应商代码、合同总金额、合同税率、合同费用金额、采购方式、合同内容、合同执行状态、合同签订日期等信息，基本涵盖了工程合同的全部内容。其中项目编号只能在系统已经存在的项目中选择，避免了合同签订早于项目立项情况的发生；合同费用合计数小于项目立项投资额，避免了项目签订合同超投资；合同执行状态有“录入、预付、报量、完工、决算”，状态会随着合同执行阶段实时更新，避免产生项目合同信息滞后情况。

“合同控制维护”界面具有生成项目台账功能，项目台账反映每个工程项目的详细情况，包括签订合同信息、物料领用信息、资本化费用信息以及试车费用信息，其中合同信息包含了合同签订时间、名称、编号、单位、金额、已付金额以及合同状态等信息。信息使用者通过“合同控制维护”界面的查询功能，可以及时详细的了解项目支出情况。

（三）优化报支录入审核阶段合同信息管理

项目管理系统中在建工程费用核算主要是通过报支完成的，通过对报支单的不同处理阶段，来完成工程项目合同挂账付款的会计核算。此过程的第一步是由合同管理部门录入报支单进而才能进行后续业务流程。

在报支单录入时，需要填入的内容有报支大类、报支细类、供应商、项目编号、合同编号以及合同金额税率等信息，报支大类细类选定为在建工程时，项目编号和合同编号为必输项，同时项目编号和合同编号只能在“合同控制维护”里维护过的合同中进行选择，不能手动生成。

报支单生成后，财务人员收到合同发票等相关手续后进行报支单审核操作，审核的过程也是对合同信息的再一次确认，确认无误后财务挂账凭证生成。此时，“合同控制维护”界面中此合同的状态变更为“预付、报量、完工或决算”，具体要取决于是何种类型合同。

这样的系统设计方式，保证了所有进行报支以及财务核算的合同都是系统中已经维护过的，避免出现未立项项目合同或合同信息错误等问题。

（四）优化合同付款阶段信息管理

按照合同约定对工程项目应付款进行支付时，财务人员在报支系统对报支单进行支付，报支单付款数额超过报支总金额时，系统不能完成付款。一旦支付完成后，系统自动将付款数填写到“合同控制维护”界面里合同已付款金额处，多次付款会合计金额填入此处，使合同信息中的已付款数实时更新，合同付款信息完整准确同时避免了财务付款超合同现象发生。

（五）优化工程领料过程管理

以往，在工程项目发生物资领用时，财务系统并不能实时反映，只有在期末进行工程项目台账核对时才能发现，但在财务人员发现问题时，实际领用已经发生，解决的办法只有两种：一是将超出的物料退回，这种方式需要项目管理部门和物资采购部门共同完成，而且同时增加了两个部门的额外工作；二是追加项目投资预算，这种方式需要项目管理部门提出追加需求报送规划部门，经公司领导批准才能完成，不但增加工作量还大大延长了业务流程时间。这两种解决方式都使得物料的管理非常被动，大大降低了项目管理效率。

为解决工程物资领用中存在的问题，在“项目控制维护”界面的项目信息中单独维护项目物料支出数信息，用以控制项目物料领用支出，当物料领用金额超出既定好的数额后，在系统中操作物资领用将不会成功，项目管理部门进而会立即知道项目物料领用方面存在的问题进而能够更快的对问题进行处理。当物料领用没有超出限额领用成功后，系统会自动将领用金额在项目台账中显示出来，项目台账信息更加完整。

三、项目管理系统提升在建工程项目管理水平

在邯钢公司信息化改造中对项目管理模块进行开发和完善，使得工程项目管理流程中对初始信息进行维护后可以对项目后续费用的发生起到制约作用，并能够对合同和物料分别控制，将控制点设计在业务发生初期，实现事前事中控制目标，避免重复工作和不必要的环节。设计开发项目情况统计表和项目台账，并将系统中合同状态和付款数实时统计进入台账信息，使项目情况做到清晰、完整、及时，为工程项目管理提供更高质量的财务信息，为公司的经营管理和决策提供必要的保障，同时将项目管理的模式由以往的人为约束推进为系统约束，释放劳动力的同时也提高了管理的效率，使企业的工程项目管理水平上了一个新台阶。