信息化视角下的档案管理研究

周俐娜

定襄县人民医院 山西 忻州 035400

在步入小康社会的当今时代,处于不断进步的发展阶段,人民的生活水平逐渐提高,所需要的信息也就越来越复杂,这就需要有一定的管理来整理档案。在现今我国的信息管理向专业化转变,传统的信息输入模式已经逐渐被取代,信息技术已相对普及应用,起着不容小视的重要作用,已深入到人们的生产生活中,辅助我们更好的生活,保证我们每日工作顺利进行,为社会提供有意义的价值,因此当今信息化视角下的档案管理研究的进行是十分必要的[1]。本文主要叙述了当今信息化视角中的档案管理的工作进展,发现其不足并进行改进。

1 信息化档案管理基本状况

若想改进信息化中档案管理工作,首先应先了解信息化档案,并了解其涉及的相关领域,进行发现其不足,并将其弥补。

1.1 信息化档案工作的基本内涵 在现代化的信息时代中,将所用信息进行整合,并将其所利用,在有关部门的指导下将其融入到管理操作中,并提供快捷搜索框功能,使操作更为便捷。从某种意义上讲,所谓现代化信息时代的档案管理技术是由传统纸质、内容杂乱的档案转变为综合性较强的信息化档案,实现档案便捷查找、资源共享等管理的便捷模式化,为管理提供了整体化的服务,提高了工作效率。

1.2 档案信息化的基本内容 档案实现信息化,其主要研究目的即服务宗旨是为专业化的档案管理人员和社会人员提供档案整理,以信息技术为时代背景,通过进一步的实践来逐渐完善档案管理工作,并形成其特有的理论体系及相关信息化管理模式。简单来说就是由以前以档案实体为中心,转变为档案信息为中心,此转变过程需要以时间为沉淀,信息化为基础,从而完成历史性的转变,并不断地吸取现代化信息技术新装备优点,进而提高档案管理的利用率。

在信息化的档案管理资源技术之下,需全程中的输送、分类、储存、搜索等完全应用信息化技术,利用不同的载体将档案转化为所用的信息资源,并通过相关技术来将其进行分类,以便更精准、有效的进行查阅,使得查找更为迅速。现代化信息技术为其提供了重要的促进作用,来为其建立便捷查阅,来有效的促进信息化档案管理技术的前进发展[2]。

在现代化的信息时代,离不开科学的档案管理方式,将管理信息以客观实际输入信息化档案当中,进行科学化的管理,使实际数据能够有效的结合现代科学技术进行应用管理,使得顺利完成工作,为其提供价值。另外一些行政、经济等手段也是管理中必不可少的措施,合理的利用行政以及经济手段可以从侧面提高信息化档案管理的利用率,使管理档案得到进一步保障,加速信息化建设的前进,更好的为人类提供帮助。

具备信息化的档案管理人才也是至关重要的,它关系到信息化的能否将其的作用发挥到极致,现代技术需要现代人才所开发应用,若没有相关人才的对其利用,那么再先进的技术也只能是徒有其表。因此,我国需要不断的进行人才的培养,不断地让员工进行新知识的学习,提高业务能力,更好的利用现代技术为人民谋福利,让新技术有用武之地,充分发挥其优点,服务于人类。利用当今的信息化时代来提高档案管理的利用率,来提高工作效率,实现资源共享,更好的发挥档案管理的积极作用,同时也是现代信息化时代的重要标志。

2 我国现阶段信息化档案管理工作中存在的弊端

即使我国现代信息化处于一个飞速发展状态,也是未来的一种发展趋势,但就实际而言,信息化时代的到来,虽然为人们带来了巨大的收益,但其属于一种新兴技术,将其利用到档案管理工作当中也是一种新方式,故称为我国档案管理工作中面临的新型挑战。

2.1 档案管理人员素质问题 一些人认为档案管理工作人员的任务简单,不需要过高的专业知识做铺垫,现今的工作人员也都大多如此,他们并没有特定的工作目标,其专业素质也达不到相关标准,而当今的信息化管理若没有优秀的人员将其运用,那么也不足以被应用。

2.2 档案信息的利用率较低 之前所使用的传统档案管理工作效率低,员工的管理知识已经老化,思想认知较低,其工作的主动性较差,故造成档案利用率较低[3]。档案部分所用的档案信息并没有进行第二次整理,并且查阅时速度较慢,不能快速的进行信息查询,进而效率较低,现在音信信息化档案管理技术,虽提高了查阅效率,但还是不能准确进行搜寻。

2.3 档案管理缺乏资金引流 当今社会对档案管理还引起重视,资金不到位,不能及时改进设备,档案信息无法完成更新。若档案硬件管理跟不上当代的发展,不能进行及时跟进,则会导致信息化落后,无法第一时间获取信息。其设备的改进是档案管理进步的一个重要环节,这时就需提供资金支持来完成硬件设备的跟进。

2.4 档案管理的网络安全问题严重 当今计算机互联网技术已经普及到各地,其网络安全问题也较为突出,尤其是对于信息化档案管理,使用载体页呈现多样化趋势,开放型网络环境是当今网络信息的重大隐患,出现信息泄露是极其严重的事故,故网络安全问题成为当今信息化时代的首要问题。

3 改进信息化档案管理的措施

3.1 加强档案管理人员的专业素质 档案管理人员拥有专业的知识储备是实施信息化档案管理的重要条件,其相关人员具备专业素养,可以极大的发挥档案管理的作用,相关人员只有提高自身的工作能力,才能使档案管理系统逐渐步入正轨。

3.2 完善管理工作,提升其利用率 使管理工作有序进行的关键是建立科学的数据资源库,并将形成独立的数据库,使得档案管理能够快速解决工作中的难题,提高其利用率。引进先进的技术,结合优秀管理人员的工作能力来实现质的飞越。

3.3 加大档案管理的资金投入 在逐渐进步的信息化档案管理之中,需要硬件设置的更新,才能适应现代化需求,而更新硬件设施需要资金进行铺垫,因此对档案管理的加大资金投入,可提升档案管理的水平,满足现代化人们工作需要。

3.4 提高管理网络安全的安全管理 为了相关人员能够顺利的管理档案,避免不法分子盗取档案信息,则必须加强档案管理的安全度,增加监控设施装置,提高档案管理的保密性,一旦出现泄露信息等不良情况,应立即制止,并及时进行解决,主动积极维护信息化的档案管理资料安全。

4 结语

综上所述,伴随着现代技术的发展,当今信息化档案管理已经普及,同时需要加大对其重视,从各个角度改进其中存在的不足之处,提升信息化档案管理水平,加快其发展,从而更好的为人民进行服务。