电子政务环境下数字档案资源整合与共享的研究

卢艾平

吉林省机构编制电子政务中心 吉林 长春 130028

1 电子政务环境下数字档案资源整合与共享概述

1.1 的必要性 一套完整的电子政务系统实际上包括了3类系统,电子政务管理就实现了这3类系统的有机结合:其一是政府部门内部的电子化与网络化办公系统；其二是政府部门之间通过计算机网络进行信息共享与实时通讯的通信系统；其三是政府部门通过网络与外界公众取得联系、实施双向信息交流的公开互动系统。电子政务系统环境下政府部门必须积极整合档案资源数据内容,与政府各部门包括外界公众进行全方位的信息共享操作,不过由于在电子政务环境下数字档案资源整合与共享工作涉及诸多复杂环节,难免出现系统重复建设情况,这就会造成档案信息资源的过度浪费。为了确保政府部门档案资源配置的最优化与经济效益最大化,国家必须建设打造良好的电子政务环境,建设一套全面到位的电子政务系统,在全面数字化发展背景下做到对数字档案资源的合理整合与多方位共享。而在具体工作中,我国必须积极思考并有效克服国家档案资源结构不合理、配置欠缺优化性、服务共享机制缺乏宏观指导规划等等问题,避免电子政务工作中出现“信息数据孤岛效应”这一尴尬局面。

1.2 数字档案资源整合与共享的主体 数字档案资源整合与共享要围绕电子政务系统环境展开整体规划。它涉及各个层面、各个部门,是一项庞大的系统性工程,需要构建一套档案资源整合与共享结构框架,并由系统机构统一协调调配,制定由国家统一领导、地方政府分级管理的档案管理机制,建立各个层级的电子政务数字档案资源整合与共享主体。

首先,要创新电子政务环境背景下的档案管理体制。客观讲近年来我国综合档案馆功能是呈现弱化发展趋势的,特别是对档案资源的集聚整合与辐射作用发挥不明显,因此需要从体制上调整档案管理机制、督促政府各级部门积极融入到电子政务系统环境中,思考数字档案资源整合与共享机制弱化的原因,优化提升档案管理工作的核心地位,实现档案行政管理与相关专业主管部门的相互协调。

其次,要完善档案法规内容,强化普法教育机制,强调电子政务环境下数字档案资源整合与共享的法律主体建设过程。即要完善档案法规,加强普法教育,凸显国家档案资源的集聚与辐射效应。就目前来看,现行电子政务环境下的数字档案资源管理已经建立了目录中心,实现了档案法规与档案管理工作内容的有效衔接,这确保了数字档案资源整合与共享工作的与时俱进,为创造有利于国家档案资源有效整合的社会环境打下坚实基础。

1.3 数字档案资源整合与共享的内容 在当前的大数据信息化电子政务环境中,数字档案的资源整合与共享关键目标还在于建立一套体系化的知识系统,其目的是为用户提供一个具有知识化、智能化与个性化内涵的知识服务系统体系。它主要围绕档案资源基础展开,强调用户服务中心构建,充分利用现代化技术手段创造相对良性且有组织管理内涵档案资源整合与共享机制。在具体的服务整合与共享过程中,它首先会建立一套数据与系统整合的基础框架,然后通过接入适配器接收容纳来自各个层面的数据信息内容,实现基于不同应用系统之间的数据信息资源整合与共享操作。总体来讲,服务整合层次中是包含两点目标内容的,它们分别为访问界面整合目标内容以及应用服务整合目标内容。

2 数字档案资源整合与共享的未来发展途径

2.1 数字档案资源整合的未来发展途径 制度建设优化首先应该重视制度建设与思想优化,这是解决当前档案资源整合问题的重要关键,要为数字档案资源整合管理建立一套良好的约束机制,通过国家法律和行业管理规范来约束制度,例如可建立一套督查制度,做到定时、按专题构建数字档案资源的移交接收制度,随时随地掌握档案信息的产生与流转过程,保证档案信息资源被有效调整。另外就是实施目录备案制度,按时段对档案进行异地精细化管理,同时统一异地档案目标内容,并实现最终的档案资源集中整合与统一管理。档案资源管理系统优化档案资源管理系统优化是对数字档案资源从低级到高级的有效整合过程,它通过电子政务系统所构建的公共信息网络平台构建一系列的高质量分支系统,为电子政务工作提供高品质的公共信息服务内容,不容忽视。

2.2 数字档案资源共享的未来发展途径 数字档案资源共享系统的构建与应用应该涵盖两个阶段:第一阶段为初级阶段,电子政务系统会首先参考政府公众信息网络内容,实现社会信息机构互联,为政府及外部用户查阅各种信息数据连接提供便捷入口路径。例如在国内某些地区政府已经拥有了数字档案信息定位系统,它的智能化功能丰富,能够为用户快速查阅所有的数字档案内容,同时对政府部门的网站信息功能强化也有一定辅助作用。第二阶段为在高级阶段,数字档案资源共享所需要做到的是为局部地区的社会信息资源构建大型交流互动平台,目的就是与电子政务系统相契合,共同打造数字档案资源整合与共享交流平台,通过强大的软件支持为用户获取各方面数字化信息内容,例如在医疗、教育、就业、商业、旅游、技术等等行业领域都能通过平台实现信息互联共享。

结束语

在新时期,基于电子政务环境下的数字档案资源整合与共享工作最为关键,它希望契合当前社会发展环境与政府工作重点,结合创新技术实现档案资源管理工作优化突破,为社会快速发展构建一套全面、多功能的电子政务系统,体现数字档案资源整合与共享功能的快捷性与智能化。