新媒体环境下高校档案管理的创新

田镇源 河南省中医院（河南中医药大学第二附属医院、河南中医药大学第二临床医学院）

一、高校档案管理之重要作用

在高校管理过程中，档案管理扮演者十分重要的角色。其目的首先是在学校日常管理中能够采集信息，对学员进行详细记录，为今后的发展提供历史档案。其次是为了更好地推进科学管理工作，在档案采集过程中，学校掌握该生的一手资料，进行科学总结和分析，是档案的原始积累，增强学生的归属感，规范学生行为，记录着学生曾经取得的成就或者一些错误，为学生保驾护航。

二、关于新媒体环境下高校档案管理之现状

（一）重视程度有待提升

现阶段仍然有许多院校存在着对档案管理不重视的思想，认为档案管理保持现状没有什么不妥，不愿意积极适应新媒体环境，思想落后守旧，不理解信息技术的重要性，不了解也不愿意去了解高速发展的信息技术，忽略其重要性，导致在档案管理中人力资源浪费、物质资源浪费。管理员缺乏创新意识，无法处理技术层面的难题，阻碍了档案管理的效率。

（二）管理手段停滞不前

面对全球信息化的普及，高校并没有重视起来档案管理在新媒体环境下的发展前景，忽略了我国倡导的“无纸办公”，不愿意投入资金进行技术的引入和设备的引入，电脑配置落后，网络速度跟不上，管理软件没有适时进行更新，导致档案管理质量停滞不前，达不到新时代要求。

（三）管理人员普遍专业素质偏低，技术不到位

面对新时代新媒体技术，要求管理人员能够掌握熟练的软件操作技术，对于管理员来说，这无疑是一项艰巨的挑战，思维无法跟上时代的发展，学校也没有进行相关业务培训，没有及时更新教学内容，导致管理人员无法进行完整的培训学习，因此无法跟上时代的发展。

三、运用好新媒体对高校档案管理几点策略

（一）重视新媒体对高校档案管理的帮助作用，加大投入力度

随着信息时代的高速发展，信息技术的应用出现在生活中的点滴细节，对于高校档案管理来说更是一次新的创新，现阶段许多高校领导已开始注重新媒体技术，开始将新媒体技术带到档案管理层面，投入大量资金，购置电脑、打印机等新媒体机器，购置相应的管理软件系统，在设备完善的前提下更好的实践新媒体管理高校档案办法，使愿望成为可能，将系统引入共享平台，确保档案的准确和安全，大大提高了新媒体技术利用效率，优化档案管理。

（二）注重相应人才的培养和纳入，扩充信息化人才队伍

由于新媒体技术是新兴领域，涉及到许多有难度的操作，这就要求高校领导培养引入新技术人才，对数字管理有研究，有充足的了解，熟练操作软件系统。在以往的管理办法中，并不需要对高新技术的掌握，技术人员少之又少，要适应新媒体环境，还是需要重视对电子管理人才引入，在进行档案管理建设时，可以熟练操作软件，具备扎实的基本功，在实践时有强大的学习应用能力。因此在引入新技术人员的同时，还应当注意对其进行专项的培训工作，加强其能力建设，提高实践能力和服务水平。

（三）建立专业团队，素质化要求

在纳入新媒体技术人员的同时，还应当打造一个专校的专业团队，由优先接触档案人员、整理人员、纳入系统人员等专业人士组成，分工明确，环环相扣，形成档案管理体系。在接触档案的同时，专业人员仅仅有正确档案管理知识是不够的，同时更重要的是素质要求。高校在建立团队时应当切实对档案管理人员进行考核，分别是能力考核和素质考核，缺一不可。应设立严格的考核制度，综合素质不达标的档案管理人员一定不能选择，档案关乎着高校的地基，是每一个校内人员的保障，一旦出现披露，后果不堪设想。

（四）实行标准化管理制度

面对仍然没有妥善进行新媒体档案管理的院校，政府应当出台相关政策，鉴于新媒体带来的改变是重要的也是以往的旧模式无法匹及的，应当硬性要求高校院校进行新媒体管理系统，响应时代的号召，与时俱进，对国家政策和时事动向可以进行实时更新追踪，满足高速发展的时代，鼓励档案的新媒体化，制定相关法律法规，在整体上形成一套完善的管理系统，学习优秀的档案管理模式，结合院校自身的情况，具有针对性的开展新媒体引领的档案管理之路。

（五）实时更新，进行数字化建设

针对档案管理中的数字化建设会是一个很好的切入点。在人才和制度的基础上，对专业设备进行配置，实时更新管理软件，发展管理策略，设计创新出新的查询模式，便利高校师生的日常使用，在数字化建设过程中，把握好需要注意和调整的关键点，将档案管理新媒体建设迭代更新，日趋完善，将信息化管理贯彻到底，引用先进技术和软件，提高信息保密程度，分类项目细化，便于查找和评估。