档案管理的计算机网络化应用探析

刘露

摘 要：在经济发展的背景下，我国科学技术发展到了新的阶段，随之计算机网络化的应用已经越来越普遍，在企业的方案管理中也进行了应用。以往的管理模式早已不能满足企业发展所需，需要与时俱进，通过计算机网络化的管理方式，提高档案管理的效率，使得其能够向着系统化和科学化的方向发展。鉴于此，本文将对档案管理的计算机网路化的应用进行分析。

关键词：档案管理；计算机网络化；应用

档案管理主要涉及到文书档案和科技档案以及人事档案，还有会议记录的档案等多种，这是企业发展过程中非常重要的历史资料。在我国科技水平提高的背景下，信息化的网络技术已经得到了普遍的应用，这在企业发展过程中有很好的应用前景，进行有效地档案管理可以让资源的利用更加的充分和有效，为企业的进一步发展做好基础保障。

一、档案管理的计算机网络化的内容分析

一是，传统档案管理的扭转。档案资源具有种类多和数量多的特点，在管理流程上相对复杂，以往的档案管理不能在短时间内得到有效地数字化扫描，所以，管理过程中需要满足查阅方便的标准，根据级别或者年份对资源进行分类，有限扫描价值高和利用率比较高的档案，而不是首先扫描企业的机密文件，将其转化成网络化的信息化管理；二是，进行文书处理。计算机网络化的管理过程中，必须应用办公自动化的管理系统对工作进行开展，并且需要对传统的复杂的手续流程进行取代，日常工作的开展主要在网络和计算机中完成，收集资料文件和分类与储存等都会更加地便捷，使得文件信息更加地充分；三是，工作人员的人事档案的管理。企业在人事档案的管理上需要全面准确地提供人员的信息，能够在第一时间全面了解工作人员的简历和技术等级与职称，是对以往查阅形式的一种噶变，同时，档案信息能够获得共享，人事档案的管理会更加地简单和方便，在招聘人员的时候也会更加地具有时效性。

二、档案管理的计算机网络化应用的现状

（一）档案管理人员不能充分地认识计算机的网络化

以往档案管理过程中主要是依靠人工进行完成的，是通过工作人员的手工对档案资料进行填写的，所以，工作人员并没有在思维上进行更新，不能充分地认识网络化的档案管理，还有一些误区存在，觉得网络化的管理其实就是将手写记录转变成录入电脑，并未引起重视，使得网络化的管理总是出现很严重的形式化色彩，对于档案管理的整体水平产生直接影响。因此，需要培训力度的强化，逐渐深化相关人员在网络化管理中的认识程度，促进工作水平不断提高。

（二）不能持续性地规划档案管理的计算机网络化管理

尽管很多企业在发展的过程中已经认识到了计算机网络化档案管理的必要性，但是在具体推动的时候还是存在一些规划不足的问题，使得网络化管理的进程非常缓慢。网络化的档案管理要在一定程度上对计算机技术进行应用，当前期不能很好地规划时，势必会导致具体应用中技术更新不足和人员技术有限的问题发生。因此，必须在应用之前很好地规划，按照企业档案管理的具体情况实施针对性地方案，如此一来，能发挥一定的积极作用，为企业的不断发展做好基础保障。

（三）档案管理缺乏整合力度

档案管理不但涉及到工作人员的具体信息，还包括器企业日常管理中的各种问题，特别是分科细致，档案管理比较复杂的问题。以往的档案管理的模式只是对各个部门的系统化管理，并不能对企业得整体档案进行优化和整合，对档案进行调取的过程中还是会有资源浪费和人工浪费的显现出现。因此，就要不断推进档案管理的计算机的网络化管理模，利用计算机云端的存储功能系统化地整合各个部门的档案，不但有助于工作人员查阅调档，同时，还能对档案管理本身的安全性以及保密性不断提升，做好档案管理的规范化，促进效率不断提高。

二、档案管理的计算机网络化应用策略

（一）加强领导层的重视程度

企业发展中，需要加强领导层对于档案网络化管理的重视力度。对于档案俩来说，这是企业不断发展的一种宝贵资源，同时，还应该还受到领导层的高度重视，对档案管理进行一定的细化，促进自身在这一管理中的认识，明确充档案管理信息化的意义，可以为企業发展中制定科学化决策提供重要的依据，必须加强领导的重视，才可以带领其不断开展档案的网络化建设，同时，还要支持建设。除此之外，必须加强企业档案管理工作人员的培训力度和学习力度，促进整体素质的提高，为企业的发展做好基础准备。

（二）选择数字化的文件格式选择

以往的档案管理的模式已经不能适应时代发展所需，需要将其向数字化的网络化的管理模式中进行转变，这一过程中，还是会出现很多纸质扫描的文件选择，在格式上，主要涉及到JPEG和PDF与TIFF等，需要按照各种档案情况进行正确的选择。例如一些价值比较高的和利用率比较高的资料都需要尽可能地保存高清晰度，并对PDF格式进行有效地放大或者缩小，这对于档案管理的计算机网络化的管理来说都是非常重要的。

（三）为企业的发展建立档案网络化管理平台

现阶段，很多企业在网络技术和计算机技术以及信息技术，还有通信技术方面的人才建设都是非常不足的，所以需要在积极培养的基础上，尽可能较好地对档案的管理系统进行建立，把所有部门的档案管理都统一到系统性的平台当中，以此使得资源共享，在管理方式上，无论属于统一购进的软件，或者是系统性的开发，在还没有使用之前都要按照相关标准展开测评，主要涉及到兼容性和功能度、易错性、数据处理的合理性上，让档案管理的系统可以具备后续开发力以及升级的能力，与此同时，必须充分地对计算机的优势进行发挥，要有比较全面的检索能力。

结束语

综上所述，截止目前为止，网络已经在很多行业中得到了具体的应用，企业的发展不能脱离计算机技术的应用。档案管理对于企业的发展来说是非常重要的，要正视当中存在的问题，并对计算机技术进行引进，从以往的档案管理的模式中脱离出来，进行一定的规划，并对内容进行设计，加大人员的培训力度，有效地整合档案资源，促进档案管理效率的提升，进而推动企业的不断发展。

参考文献：

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