浅谈企业档案安全保障体系建设

高华

【摘 要】 加强档案安全保障体系建设，是保证档案安全、有效提升档案管理水平的重要途径之一。本文以档案安全保障体系建设为主线，以创新的思维和科学的方法，探索和研究档案安全保障体系构建的路径与措施，实现档案资源价值最大化，为企业档案管理规范化、科学化提供参考。

随着网络技术、数据存储和档案数字化等信息化进程的加快，数字档案的数量越来越多，应用越来越普及，数字档案的实体安全和信息安全就显得越来越重要。工程建设企业从档案安全现状入手，分析原因，查找不安全因素，探索数字档案的安全防护措施，使其更好的为建设国际一流企业服务。

一、存在的问题

1.人们对数字档案的安全意识淡薄。档案人员安全意识淡薄，一些基层单位表现得尤为明显，他们认为数字档案在安全方面是不会出现什么重大事故的。无论是在工作计划还是工作总结中，很少提及甚至不提及数字档案安全方面的内容。少数单位只顾及一般纸质档案的安全，对数字档案安全不甚关注。

2. 档案管理相关制度或流程缺乏明确规定，使得档案管理工作随意性较大，部分归档的资料因原件遗失而归档复印件，可能影响资料的后期使用。

3.管理数字档案的人员素质不够高。档案人员的素质与当前数字档案信息安全工作发展有相当大的差距，与大量应用计算机工作实际情况极不协调。

4.安全基础设施配备不够先进。大部分单位计算机安装了防火墙，但在入侵检测、信息加密方面设施不足。大部分单位没有专门保存数字档案的库房和设备。

5.应急预案缺位或应急预案不切实际。没有针对数字档案制定应急措施和应急预案，或者应急预案不切合实际，难以有效施行，面对突发事件时不知所措。有些单位出台了应急预案，其中没有包含数字档案信息安全内容。

6.档案实体转移的风险

工程建设企业在海外的经营管理中，产生了一些关系海外项目（公司）财务、管理、合同、建设项目等的重要档案。由于资源国法律的限制和项目所在国的海关查处，将这些重要档案运回国内困难重重，给档案的转移增加了风险和难度。

二、保障档案安全的防范措施

1.增強档案人员的安全防护意识。对所有档案人员加强数字档案安全教育和宣传，既要管理好实体档案的安全又要确保档案信息内容的完整、真实、有效。因为每个人都有可能在不经意之间、以不同的方式泄露档案信息内容。要做到安全教育经常化，特别要增强那些管理带有密级数字档案信息内容的档案员的安全防护意识。

2.加大力度，狠抓档案安全管理制度的落地执行

制度建设是前提，制度执行是关键。要学习增强对档案安全制度的主动执行意识。从工作机制上抓实安全防范措施，发挥制度的作用。把档案安全的要求贯穿于档案接收、保管和利用的各个环节。

3.应用数字档案信息安全保障技术

及时将前卫的信息技术应用到数字档案信息的安全管理中，就可以确保数字档案信息在存储、传输过程中的安全，防范非法访问和随意删改信息内容，它还可以有效的对抗计算机病毒和黑客的攻击，保证档案信息内容的真实、可靠。

4. 健全档案安全防范体系。牢固树立档案安全保密底线意识，始终绷紧安全保密这根弦。加强标准化档案馆库建设和设施设备配备，坚决消除历史欠账与安全隐患，加大对档案的综合性保护，健全人防、物防、技防三位一体的档案安全保密防范体系，从人防、物防、技防各个方面把档案安全保密防范体系落在实处。坚持“以防为主、防治结合”的基本原则，完善档案安全保密制度，强化安全保密教育和检查。

5. 保障实体档案安全。加强标准化档案馆库建设和设施设备配备，加大对档案的综合性保护，确保档案保护“八防”到位，坚决消除历史欠账与安全隐患。坚持保护与开发并重的原则，加大对破损档案的抢救修复和保护力度。

6.加强档案信息保密安全管理工作，推进档案数据备份中心建设。档案馆要建立档案信息管理系统安全保密防护体系，推进系统安全等级保护和分级保护工作。加强安全技术研究与防范工作，加紧建立档案信息容灾系统和灾难恢复机制。要按照《电子档案移交与接收办法》的要求和收的进、管得住、用得上、交得出的原则，加强电子档案管理，确保电子文件和档案的长期安全。各级档案部门要加强档案安全保密教育，建立健全保密检查常态机制，会同有关部门加强对档案馆（室）的安全保密检查。各档案馆（室）要严格执行安全保密规章制度，经常开展自查，做好档案移交与接收进馆、数字化外包、档案利用中的安全保密审查，依法依规开展涉密档案管理，严防档案失泄密事故发生。档案馆要全面开展档案安全备份工作，实行异地备份保管，对重要电子档案实行异地异质备份保管，确保公司档案绝对安全。

7. 完善档案安全应急预案。 针对可能发生的突发事件、自然灾害和紧急情况，各单位特别是海外企业要制定保护及抢救档案的应急预案，对应急管理机构与职责、人员、技术、装备、物资、救援行动及保障等作出明确具体的安排，要考虑应急预案的完整性、科学性、针对性和操作性 ，所建立起来的应急预案要能覆盖各种类型的突发事件，确保重要档案在受到危害时得到优先抢救和妥善处置。

【参考文献】

[1] 《认真贯彻“三个体系”建设要求 扎实推进档案事业科学发展》刘英  《档案学研究》2010.10.28

[2] 《在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话》杨冬权  《档案学研究》2010.6.15

[3] 《对建设档案安全保障体系的几点认识》张照余  《浙江档案》2011.1.25