机关文秘人员的工作意识与文档管理分析

范国华

摘要：随着我国经济建设步伐的加快，机关部门都开始设立属于自己的档案管理库，并且建立对应的管理机制。档案管理不仅可以保证机关单位档案和资料得到安全保管，同时也能使机关单位制度趋于完善。通过调查研究可知，大部分机关单位的文秘人员同时也担任着档案管理者的工作，这项工作虽然看起来没有太大难度，但是因为文档管理内容复杂且具有较大作用，因此作为文秘人员，必须重视档案管理工作。

关键词：机关单位;文秘人员;工作态度;管理分析

党的十九大以来，随着我国经济由高速发展逐步转为高质量发展，改革开放程度进一步扩大，市场竞争环境和机关发展形势发生了巨大变化，文秘人员作为国有机关办公室的重要组成部分，为适应残酷的市场竞争环境，必须具备良好的思想政治素养和职业能力素质，提升自身各项综合素养，提高服务质量和水平，才能更好地为国有机关服务。此外，搞好办公室文秘工作不仅是一个机关的外在形象展现，还关系到机关整体发展情况，可以为现代国有机关领导决策提供参考和依据，确保机关领导决策的科学性和系统性。

一、作为文秘人员必须具备的工作意识

（一）德才兼备

首先，领导需要将自己起草的核心内容转交给文秘人员，随后由文秘人员对领导所起草的核心内容进行润色和丰富，完成起草;其次，领导可以采用口述的方式，文秘人员则需要在旁将其记录下来，完成起草工作;最后，领导可以直接将题目告知文秘人员，文秘人员根据领导所给出的题目进行起草。通过上述几点可知，文秘人员无论是掌握题目撰写稿件，还是根据领导口述内容进行编辑等，都需要快速领悟到领导的想法与指导，将该想法与指导更好地落实在文稿中，只有通过这种方式形成的文档，才能真实、全面、生动反映出领导的想法与决策，才能帮助普通百姓了解发展方针。

（二）提高学习意识

文字编辑并非文秘人员在工作中的主要任务，还需要招待外来人员和帮助领导安排各项工作等。由此可知，文秘人员是部门与领导相互沟通的重要桥梁。文秘人员应不断提高自身学习意识，时时刻刻用高标准来要求自己，在工作中积极上进，对自身工作职能进行完善，保证在完成文秘工作的同时，更好地完成档案管理工作。通过专业技能学习，提高自身知识水平和专业素养，这样才能更好地完成这项工作。

二、机关文秘人员档案管理主要措施

（一）收集信息的能力

国有机关办公室文秘工作要增强信息收集能力，通過网络、报纸、期刊、书籍等渠道掌握熟悉党的理论、政治经济、管理等专业知识，了解收集国际政治经济形势、国内政治经济形势和行业发展态势，熟悉本单位的战略部署、制度和决策，熟练掌握管理、技术、政治经济等相关知识，为机关决策做好知识储备;要站在对机关发展有利的角度对各类信息进行收集整理，充分分析考虑机关领导层的决策需求，多方面收集有利于改善机关发展的信息;要在工作实践中提升对有用信息和关键信息的敏感度和判断能力，强化国有机关办公室文秘人员的信息处理能力。

（二）运用设备的能力

随着科学技术的不断进步，当今社会已经进入了信息化时代，这对国有机关文秘工作人员熟练掌握运用信息设备的能力提出更高的要求。在这个高度信息化时代，国有机关文秘工作人员必须要紧跟时代发展，熟练掌握各种先进的信息设备和技术，如Office操作系统、办公专业软件、信息检索软件等，提高收集对国企发展有利信息的能力，为国企领导层科学决策提供参考和依据。要积极学习计算机、多媒体技术及网络理论知识，提高计算机操作能力、办公自动化设备运用等能力;要能熟练地操作各类信息系统，包括办公协同系统、绩效管理系统等信息化系统，从而能够快速、准确地检索、使用和利用各类信息。

（三）提升信息处理能力

在现代机关市场竞争中，国有机关的任何一项决策，都离不开具体的信息，要使决策符合市场变化，必须根据各方面的信息进行科学决策。这就需要相关文秘人员密切关注机关内外相关情况，具有一定的信息整合能力、收集能力、创新能力等，尽可能全面、准确、及时地收集和处理领导决策所需信息。

（四）建立完善的考核激励制度

机关抓好文秘工作人员自身工作的积极性，要从制度建设出发。第一，建立定期交流制度。机关应加强文秘岗位之间的沟通，通过交流产生碰撞，通过碰撞产生智慧，激发文秘工作人员的爱岗热情和工作激情。第二，建立全面考核制度。机关应对文秘岗位各项工作进行全面考核，并将考核结果与薪酬挂钩，激发文秘工作人员干好工作的内生动力。第三，建立相应奖惩制度。机关应对表现优秀的文秘工作人员，给予其升职加薪等奖励，反之，进行必要处罚，激励其好上更好、持续提升。

三、结语

综上所述，文秘人员个人素质能够决定档案管理水平，而秘书的工作态度也决定了档案管理质量，因此为了保证机关单位中的档案管理质量，必须对文秘人员进行定期的专业培训与工作教育，使他们参与各项培训，不断提高其职业专业水平，以此才能保证文档工作发展更加顺利，并且发挥出其应有的效果。

参考文献

[1]廖志川.浅论机关文秘人员的工作意识与文档管理[J].机关技术开发，2015，34（11）：157，167.

[2]陶雪.转变思想改进方法提升服务——浅谈在新常态下如何做好办公室工作[J].品牌，2015（2）：104.