建筑设计单位档案管理方法和改进

孙真

摘 要：在建筑工程建设中，设计是核心环节，良好的设计能够为建筑的施工提供参考依据。在建筑设计中，涉及大量的图纸、文件、报告等，这些资料关乎建筑整体的质量安全，必须得到足够的重视。本文从建设设计单位档案管理功能出发，对其管理方法的改进策略进行了讨论，希望能够为建筑设计单位的档案管理提供一些参考。

关键词：建筑设计单位 档案管理 方法 改进

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1003-9082（2019）06-00-01

前言

建筑设计单位在经营管理的过程中，会产生大量的图纸资料、计算资料、勘查数据等档案文件，其管理工作会对企业自身的发展产生直接影响。为了确保建筑工程的设计效果，实现相应的质量控制目标，应该采用先进的档案管理方法，配合相应的管理系统来实现对于档案资料的有效管理。

一、建筑设计单位档案管理功能

1.使用功能

建筑设计单位在工程项目的规划建设中，涉及工程量巨大，加上工程建设的复杂性和长期性，为了保证整体质量，很多时候都需要用到其他建设项目的原始数据，针对实际工程资料进行验证，这样才能确保设计的可靠性。从这个角度分析，建筑设计单位的档案资料在使用功能方面，有着较高的参考价值，而且可以实现重复利用。

2.原始记录功能

建筑设计单位的档案资料设计的内容有很多，如设计图纸、设计变更文件、技术说明等，而这些资料通常都会以项目为单位，每一个项目都会涉及大量繁琐的数据资料，其本身可以說是对项目建设全过程的一种记录，也是档案管理的基础和主要对象。

二、建筑设计单位档案管理方法和改进

新时期，市场需求的持续增长，使得建筑设计单位原本的档案管理方法已经逐渐无法满足实际需求，必须做好相应的改进和创新。以信息技术为支撑，档案管理工作开始逐渐朝着信息化、服务化和人性化的方向发展，建筑设计单位的档案管理部门更是应该摒弃传统管理理念，推动档案管理的信息化和现代化。建筑设计单位在进行档案管理的过程中，应该确保所有工程项目和文件管理的统一有序，构建起相应的档案数据信息化共享平台，确保用户可以非常方便地对档案数据进行检索和分析，同时建立起能够对发图进展进行跟踪和有效渠道，把握项目进度控制的主动权，在工程项目完成后，应该做好其规范命名，建立起完善的档案资料库，对项目中所有的数据资料进行收集和整理^[1]。

1.充分应用现代化信息技术

针对当前档案管理中存在的问题，为了能够更快实现档案管理的信息化和共享化，建筑设计单位应该高度重视档案管理工作，在条件允许的情况下，做好信息管理系统的优化工作，积极引入现代化信息技术，配合专业的档案管理人员，尽可能提高档案资料的管理水平，在单位内部建立现代化档案管理平台，在对企业内部资料进行无纸化转换的同时，以电子签名代替手工签名，同时运用扫描技术，将外部纸质资料转化为电子文档，存储到档案信息网络管理平台中，做好资料的归类整理。对于接收到的重要档案，可以利用平台共享给专业人员，提升档案的利用效率。应该注意，档案的信息化和共享化必然会伴随着数据信息的准确性和安全性问题，要求档案管理人员应该采取先进的技术措施做好防范和处理工作，例如，在需要对数据库进行访问时，必须经过单位领导的审核，签订好相应的授权文件，开放对应访问权限后，才能对数据库中的档案资料进行查阅或者复制，如果需要对一些保密性文件进行下载，则必须持有具备相关权限批准权的领导签字的临时下载权限书，而如果需要对文件资料进行修改或者变更，则应该将其与修改前的数据进行一同保存，形成可供查阅的文档历史记录，确保在数据信息出现错误时能够及时对其进行恢复。

2.创建知识管理服务系统

新的档案管理模式下，建设设计单位在进行档案管理的过程中，应该充分关注档案使用者的现实需求，同时考虑在行业内推广的需要。信息的收集和检索过程可以引入知识树形式，从点线面的层次出发，针对各类设计单位的档案，运用先进信息技术进行体系化归类，确保单位管理人员以及设计人员能够非常方便地获取数据库中的信息，推动行业内部知识与信息的交流，同时加强对于单位设计人员专业素质的培训，以此来实现建筑设计行业的健康发展^[2]。

3.完善档案管理基础设施

一是应该对档案室的位置以及防护结构进行定期检查和维护工作，对存在的问题及时进行处理，避免其可能对档案管理造成的影响;二是应该依照现实需求，对档案密集架进行采购和摆放，做好档案库房、阅档室以及办公室的合理安排工作，尽可能做到三者分开，实现防尘、防光、防虫等相关要求;三是应该确保档案管理制度上墙，对各类档案进行整理后，做到上架入库管理。

4.健全档案管理制度

一是应该针对档案管理任务，做好相应的分解工作，对每个环节的责任人及相关责任进行明确，制定出切实可行的考评指标，确保在出现问题时不会出现彼此推脱的情况，这样也能够提升档案管理人员的积极性;二是应该对档案管理的硬件和软件设施进行完善，制定出更加有效的档案室管理制度，确保工作人员能够实现对于档案的资料的妥善保管，通过定期的检查与修正来保证档案的完整性和准确性;三是应该依照《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规则》等相关法律及规范的要求，对归档、保管、鉴定、销毁乃至统计等档案管理相关的规章制度进行完善，从单位的实际情况出发，制定切实可行的档案管理办法，做好不同类别档案资料的整理工作，以此来保证档案管理的效果^[3]。

三、结束语

总而言之，信息化时代背景下，档案管理工作开始朝着信息化的方向发展，管理理念和管理模式也在不断创新。完善的管理制度和先进的管理技术是保证档案管理效果的前提，也是建筑设计单位需要重点关注的内容。新时期，建筑行业飞速发展，建筑设计单位也应该顺应时代发展潮流，不断进行创新，在开展档案管理工作时，应该从档案管理中存在的问题出发，做好档案管理方法的改进和创新，及时对问题进行解决，以此来保证档案管理的效果，为建筑工程的建设提供可供参考的数据信息，在保证其质量的同时，推动建筑行业的健康发展。

参考文献

[1]康郁杰.信息化时代勘察设计单位档案管理工作探讨[J].办公室业务，2018，（12）：153.

[2]刘红艳.试论如何做好建筑设计单位档案管理工作[J].黑龙江档案，2018，（03）：41.

[3]范国萍.建筑设计单位档案管理方法及创新[J].办公室业务，2017，（19）：66-67.