企业文书档案管理滞后性探讨

摘 要：文章首先分析了企业的文书档案管理现状，例如企业在管理过程中存在管理意识薄弱、管理制度不完善和队伍建设不足等问题，随后文章提出了促进企业加强文书档案管理的有效措施，例如提高文书档案管理重视程度、规范文书档案管理、提升管理人员综合素质、建立网络管理系统等，希望能给相关人士提供一些参考。

关键词：文书档案 管理系统 规范管理

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1003-9082（2019）06-00-01

引言

在企业发展过程中，文书档案管理的作用十分突出。因为企业日常运行过程中的行政活动会产生多种资料信息，在这种状况下，就需要对其中的各种文件进行妥善管理。文书档案管理在企业发展中的作用主要可以从下面两种层面体现出来，首先是能够将企业发展过程全面记录下来，其次是能够为企业的未来发展提供可靠的决策支持。

一、企业文书档案管理现状

1.管理意识淡薄

因为企业中的文书档案管理工作需求不高，工作效果不明显，同时日常管理又比较复杂，因此企业领导和相关管理人员也就降低了对于文书档案管理工作的重视，影响了管理人员的工作态度。此外，领导的忽视导致的另一个问题就是基础设备的配置不足，缺少专用的打印机和除湿机等设备，从而影响了文书档案管理的完整性与安全性。此外文书档案管理中的软件更新问题也会对文书档案管理和其他业务之间的衔接过程造成一定的影响。为此，应该从根源入手，提高领导重视，加强资金投入。

2.管理制度不够完善

尽管部分企业在发展过程中逐渐认识到了文书档案管理的重要性，同时还制定了文书档案管理的具体管理制度，但是相关制度文件和具体实施过程之间却存在严重的脱节问题，从而不能发挥出制度的管理作用，无法对企业中的文书档案管理进行科学指导，同时在企业进行文书档案管理时，还没有合理的反馈考核方法，导致部门之间在管理过程中存在较为严重的互相推诿问题，企业间的权责不明现象也愈加突出。为此企业应该通过制定科学的工作标准和管理准则，促进企业文书档案管理的规范化进行。

3.队伍建设不足

从外部角度对企业进行分析发现，企业中因为人员离职、干部调动、结构变更等因素的影响，导致企业中的文书档案管理人员队伍结构存在不稳定的问题。从而企业内部角度分析，发现相关文书档案管理人员存在整体素质水平不一等问题，管理人员之间的素质能力存在较大差异。部分新进的管理人员基础技能较差，同时对于业务也不够熟悉，从而对规范化的文书档案管理产生一定阻碍。

二、加强企业文书档案管理的有效措施

1.提高文书档案管理重视程度

企业在各个生产活动时期会产生具有重要价值的历史资料，而这些资料的形式也存在较大的差异，主要囊括了管理、经营和生产等活动，对于企业未来发展具有重要的借鉴价值，为此企业中的领导者也应该充分认识到文书档案管理对于企业发展的重要作用，只有领导的重视，才能促进文书档案管理的前进发展^[1]。企业也能够增加文书档案管理方面的资金投入，健全文书档案管理过程中所需的各种基础设备设施，让文书档案管理部门能够拥有充足的资金去购买档案设备，加强技术投资，组织管理人员进行集中培训等，促进管理质量的有效提高，同时加强企业各部门对于文书档案管理的重视，还能做好相关辅助工作，以更好的配合度促进文书档案管理的顺利进行。

2.规范文书档案管理

为了促进企业文书档案管理的全面优化，还应该制定合理的制度和工作标准，从而让文书档案管理能够更加规范，保证各项责任的全面落实，除此之外，企业还可以通过一体化方法进行管理，针对文书档案管理中的撰写要求、储存格式、档案用纸样式等内容进行统一的管理要求，并制定完善的工作准则^[2]。在资料管理初始阶段开始就进行全面控制，逐层深入，从而对相关文档资料的管理控制工作细化到每一工作环节当中，对于那些已经整理结束的资料应该进行及时储存，避免发生文书档案资料遗失等问题的发生。

3.提升管理人员综合素质

职员是文书档案管理的主要负责者，能够对文书档案管理质量产生直接影响，为此企业应该重视员工的培训工作，让相关管理人员能够对文书档案管理有一个更加清晰的认知，避免形式化问题发生。比如企业可以利用集中培训或是组织管理人员定期参加讲座等方法提升其管理意识。此外负责文书档案管理的工作人员还应该从自身角度出发，不断提升自己的管理能力，主动学习相关理论知识，不断提高自己。随着时代的发展，各种先进科技的出现也改变了企业中的工作形态，企业中也逐渐建立起现代化的管理模式，办公流程也不断优化，从而能够促进文书档案管理的不断优化创新。文件是档案管理的基础形式，而档案管理则是企业各种文件资料的终极形态，因此文件的内容也会对文书档案管理效果产生一定影响，需要相关负责人员提高档案意识，形成深厚的管理意识与责任感，提高专业技能，并能够熟练使用各种现代化办公软件。

4.建立网络管理系统

通过计算机网络的应用，能够进一步提高企业的文书档案管理质量，为此企业中应该建立起针对文书档案的网络管理系。以企业中的文书档案管理部门为核心，建立起综合企业各个职能部门的全覆盖、全参与、全方位的文书档案网络管理系统，其中除文书档案管理部门之外的企业职能部门属于系统中的二级机构，在这一管理系统中，是由各个业务单位中的档案管理人员和企业中的文书档案管理部门实施直接领导的，并促进文书档案管理逐级落实。文书档案作为企业运行发展中重要的无形资产，是企业自身核心竞争力的主要内容之一，同时也是企业未来发展和提高自身竞争实力的信息基础，为了促进企业文书档案管理质量、效率的全面提升，应该强化对于文书档案信息的采集整理工作。

结语

综上所述，企业中的文书档案管理水平也能够展现出一个企业的发展状况，是整个企业综合水准的直接反应。通过提高企业中文书档案管理质量，还能够促进企业实现可持续发展的目标，为此企业应该树立起现代化的管理理念，将档案管理系统有效应用于文书档案管理当中，从而顺应时代发展趋势，促进企业自身实力的全面提升。

参考文献

[1]陈晶.企业文书档案管理滞后性探讨[J].现代商贸工业，2015，36（04）：60-61.

[2]李超.企业文书档案管理滞后性探讨[J].企业改革与管理，2016（01）：29-31.

作者简介：付丽君（1988.03—），女，籍贯：湖北孝感，民族：汉，最高学历：本科，目前职称：助理政工师，研究方向：企業文书档案管理滞后。