电子表格在办公室工作中的应用

王慧娟

随时日益发展的信息化时代的到来，办公室工作也要充分运用信息技术手段来实现高效的工作。电子表格是一个很好的办公软件，能够快速准确地完成数据整理、数据筛选、数据提取等工作，下面笔者列出四条在办公室工作中常用的电子表格函数运用方法。

一、生日的提取

生日信息在人事档案中非常重要，收集了身份证信息后如何从中提取生日信息用一个一个手动录入的方式即耗时耗力又容易出错，电子表格函数中有既快捷又准确的方法。

函数名称：MID，主要功能：从一个文本字符串的指导位置开始，截取指定数目的字符，使用格式：MID（text，start_num，num_chars），参数说明：text代表一个文本字符串;start_num表示指定的起始位置;num_chars表示截取的数目。下面把A2中填上身份证号，在B2中输入公式= MID（A2，7，8），就表示在身份证18位数字中从第7个数字开始提取，提取8位数，确认后既显示出“19820505”字符。提示：公式中的逗号要用英文状态下的“，”。得到了“19820505”，生日提取数值的单元格格式设置成“日期”即可。

如果我们要将身份证号提取的格式改成“1982-5-5”，我们将用到下面一个函数：TEXT函数，主要功能：根据指定的数值格式将相应的数字转换为文本形式。使用格式：TEXT（value，format_text）。参数说明：value代表需要转换的数值或应用的单元格;format_text表示指定文字形式的数字格式。下面把A2列填上身份证号，我们在B2中输入公式=TEXT（MID（A2，7，8），"#-00-00"）就是TEXT函数中嵌套MID函数，就是从A2身份证号中提取的8位生日数字转换成1982-5-5这个文本格式。确认后显示如下表：

二、年龄的计算

掌握了MID函数就可以把提取生日年月日信息变成提取年信息来计算年龄。用了这个函数，每天这个工作表里面的数据就会根据办公电脑里面的年月日来更新数据，那么就给繁杂的统计工作提供了一个好帮手，在每年統计关于年龄方面的信息时就会得心应手。关于这个年龄的公式，需要用到3个函数：IF函数、TODAY函数、DATEDIF函数。

函数名称：IF，主要功能：根据对指定条件的逻辑判断真假结果，返回相对的内容。使用格式：=IF（logical，value_if_true，value_if_false），参数说明：logical代表逻辑判断表达式;value_if_true表示当判断条件正确时显示的内容，value_if_false表示当判断条件错误时显示的内容。

函数名称：TODAY，主要功能：显示电脑里今天的年月日，使用格式：=TODAY（）

函数名称：DATEDIF，主要功能：返回两个日期之间的年＼月＼日间隔数，使用格式：=DATEDIF（start_date，end_date，unit），参数说明：Start_date为一个日期，它代表时间段内的第一个日期或起始日期。End_date为一个日期，它代表时间段内的最后一个日期或结束日期。Unit为所需信息的返回类型。结合这三个函数的说明，再来看看=IF（A2<>0，DATEDIF（A2，TODAY（），"Y"），0）这个公式解读为A2数值不为0是，就返A2数值中年份与电脑年份的间隔数，否则显示0。输入以上公式后即可得到以下显示。

三、性别提取

性别提取的基础数据来源于身份证号倒数第二位，奇数为男，偶数为女，下面用到IFERROR函数、IF函数、MOD函数、MID函数;IF函数和MID函数上面已经介绍了，下面介绍一下MOD函数和IFERROR函数。

函数名称：MOD，主要功能：MOD函数是一个求余函数，使用格式： MOD （nExp1，nExp2），即是两个数值表达式作除法运算后的余数。MID（A2，17，1）为提取A2中身份证号第17位数，那么MOD（MID（A2，17，1），2）解读为：求提取A2身份证号第17位数除以2求余。得到的结果是1或者0。函数名称：IFERROR，主要功能：表示判断value的正确性，如果value正确则返回正确结果，否则返回value_if_error。使用格式：IFERROR（value， value_if_error），表示判断value的正确性，如果value正确则返回正确结果，否则返回value_if_error。

那么=IFERROR（IF（MOD（MID（A2，17，1），2），"男"，"女"），""），解读为：如果提取A2身份证第17位除以2得到1就显示“男”，得到0显示“女”。

以上是对身份证信息的提取和判断，这些函数能够应用在人事工作的信息数据中，还可以拓展到工龄计算、职称年限计算等，MID函数和MOD函数还可以应用于生肖的提取，公式如下=MID（"鼠牛虎兔龙蛇马羊猴鸡狗猪"，

MOD（MID（A2，7，4）-4，12）+1，1）。

四、匹配插入

在办公室人事工作中时常会来自各种渠道的表要匹配数据，如A表和B表中的姓名顺序不一致，又要往A表中插入B表中的相关对应信息时，那么就要用到LOOKUP函数，函数名称：LOOKUP，主要功能：可返回一行或一列区域中或者数组中的某个值。使用格式：=LOOKUP（lookup_value，lookup_vector，result_vector）式中lookup_value-函数LOOKUP在第一个向量中所要查找的数值，它可以为数字、文本、逻辑值或包含数值的名称或引用;lookup_vector-只包含一行或一列的区域lookup_vector的数值可以为文本、数字或逻辑值;result_vector-只包含一行或一列的区域其大小必须与lookup_vector相同。下面举一个例子：A列是需要的姓名顺序，现在要把C列对应名字的D列信息填入B列，在B列中输入=LOOKUP（1，0/（A1=$C$1：$C$8），$D$1：$D$8）公式，A1=$C$1：$C$8表示把A列1行这个格子中的数据跟C列1行到C列8行这个区间内的数据比较，$D$1：$D$8表示返回D列1行到D列8行中与A1名字对应的数据，B1格回车后就会得到33。

电子表格中的函数奥秘无穷，以上只是电子表格函数运用中的凤毛麟角，但是在办公室工作中会经常用到，我们只有在平时的工作多运用多研究才能更好地利用信息技术手段来实现高效工作和轻松工作。