新常态下医院档案管理规范化、标准化若干问题研究

魏晓英

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）1-113-02

摘 要 档案可以对事物的发展轨迹进行客观真实地记录，并反映出发展过程中所沉淀下来的思想与文化内涵，所以医院能够更好了解自己在一个时间段表现的重要方式。随着医院体制改革的深入进行，档案管理需要跟上发展的步伐进行全新的改革来适应全新的发展。新常态下档案通过体系建设调整管理方向，首先就要强化基础设施建设包括软硬件等各项设施建设，促进档案管理向着标准化的方向发展。其次，建立的档案管理体系要符合医院发展需求并配套合理的制度。再次，充分挖掘并培养属于自己的人才队伍。本文从以上三个方面具体阐述了新常态下档案利用体系建设的新举措，旨在完善档案利用体系，更好地服务人民和社会。

关键词 新常态 档案管理 规范化 标准化

网络技术快速发展，新媒体技术也得到了广泛应用，各种以“大数据”和“互联网+”为基础的新技术不断出现，医院发展也遇到了全新的挑战。我国档案管理工作以两办下发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》为标志迈向新常态，档案管理工作人员应该具备全新的思维、理念、视觉并运用新举措促进医院档案管理工作的发展，凸显档案的地位与作用，并提高人们对管理工作的认识程度，不断加快档案管理工作的现代化建设。全新的档案管理技术对医院档案管理的发展提出了新的要求，档案管理一定要紧密结合时代的发展，这样才能够创新工作方式，提高工作效率，合理控制成本。对档案资源进行整合与开发，这样才能够更好的实现医院的良性循环发展。

一、新常态下医院档案管理工作存在的问题

（一）管理随意性和主观性过强

很多医院在档案工作这一块，往往都不够重视，停留在嘴上而没有真正落实到实际中。很多医院特别是乡镇基层卫生院一旦业务繁忙就会将档案管理工作抛之脑后，甚至将本应该属于档案管理工作岗位的人员调离到其他岗位之中，导致了“档案无人管理”的现象，或者档案管理人员身兼数职，医院领导不重视档案管理工作。在深化医药卫生体制改革中，档案管理人员一般都成为了最先精简的对象，认为这类人员无足轻重，可有可无，对档案管理工作缺少必要的人员保障，管理随意性太强。

（二）管理人员工作能力不足

一些医院档案管理工作者普遍存在年龄比较大，能力不足，仍然按照传统的方式管理档案，无法适应当前的新技术管理档案，工作效率低下。在新常态下，医院档案管理工作人员不仅要深入了解档案内容，还要能够运用数字化设备管理档案信息。由于医院实行绩效工资，而档案管理工作不能为医院创收益，因此档案管理者的工资相对不高，造成工作积极性不高，人员队伍的稳定性较低。加之管理培训制度也不够完善，严重阻碍了医院档案管理工作的规范化进程。

（三）管理流程缺乏统筹安排

很多医院并没有重视其档案管理工作队伍的人才建设，没有专业化的管理团队，并且不断弱化档案管理职能，这样就导致了档案管理工作没有规范法进行。制度化管理方案是提高档案管理工作质量的重要基础，然而在实践中并没有认真落实，往往出现了管理不够严格、思想无法转变等问题。一些医院的档案管理工作仅仅以收集、归档、保存为主要工作内容。

二、新常态下档案管理规范化、标准化的内涵

档案标准化指的是，档案管理有关行政机关主导的，为了获得最高的社会效益与工作效率而开展的档案标准制定、修订、宣贯、实施及监管等不断循环、持续改进和不断发展的活动。新常态下医院工作面临着比较大的转型与改革压力，而档案管理工作的质量决定了医院的发展前景。按照醫院档案管理标准体系制度进行档案管理，能够更好的进行分工，并且调整工作重心，实现科学化、标准化的档案管理控制工作，帮助医院提供科学、准确的发展依据。

三、新常态下推动档案管理规范化、标准化发展的意义

（一）档案工作的规范化、标准化是时代发展的要求

伴随着现代信息技术的发展，档案管理工作在现代化建设方面已经取得了一定的成绩。想让更多的人了解档案的作用，就需要进一步深度挖掘档案资源，让档案资源产生应有的社会效益。通过计算机系统可以更加方便快捷地查询档案资源，将标准化作为档案管理工作的基本目标。最近几年，随着人们对档案资源的认识加深，我国档案使用程度得到了提升，而且很多大型医院的档案馆已经实现了网上查询功能，并且随着档案开放程度的提高，对档案的查阅与利用也变得更加普遍。在目前已有的档案管理成绩上，不断推进标准化与现代化建设是新常态下的必然需求，能够更好地推动档案管理工作实现利益最大化，为我国的社会与经济发展提供支撑。

（二）严格落实现有的档案管理标准

尽管目前档案局已经在档案管理评审之中加入了档案标准化的内容，但是在实际的管理中并没有真正发挥应有的作用。一些档案信息在没有标注的情况下，考评也不会扣分，考核过程中只要具备了计算机设备就视作拥有了信息化管理水平，而根本没有真正去落实计算机网络的使用情况。针对一些硬件在真正的工作和使用中，基本上处于无人问津的状态，没有重视标准化管理，这样就导致了标准化与现代化管理之间的不对等情况。我国正在全面建设依法治国体系，并通过多年的发展具备了这一能力，从人力、物力、财力和制度等方面，强化落实目前的档案管理工作向着标准化的方向迈进。这样就能够强化档案管理标准化工作，并建立符合社会主义现代化建设的档案管理工作体系，完善各种细则，针对违法违纪行为加以惩处，培养良好的工作作风。

（三）全面体现利用价值和服务功能

社会不断发展，人民法制意识提高，对于档案的需求也不断增加。这就要求档案管理者能够做到以人为本的管理思路，时刻为档案使用者提供便利的服务。通过对档案管理制度进行完善，不断获取使用者的反馈意见，这样就有助于档案管理工作按照使用者的需求，贴合实际情况及时调整服务方式。并且，医院档案管理工作人员可以通过计算机系统，统计对档案有需求的人员利用档案的特点，分析医院档案的架构组成，这样才能够改善档案使用环境，更好的让档案发挥出积极的作用。

四、新常态下实现档案管理规范化、标准化举措

（一）注重现代信息技术的应用

信息技术的发展能够很好的满足新常态下档案管理工作的发展需求，将其运用到档案管理工作之中，能够有效提高工作效率并合理节约管理成本。所以，一定要提高对信息工作的重视程度，学会使用计算机技术对档案扫描以及数字化存档，针对一些复杂程度较高的档案，要进行扫描处理的同时还需要分类并加以有效保存，防止有档案出现遗漏的情况。数字化档案资料之后，要及时建立属于医院自身的数据库，做好编码工作，进行妥善保存，方便保管的同时也要方便大家调用，提高档案使用效率。

档案信息化建设属于比较长期而且复杂的工程，需要从大局入手整合档案资源，统筹分配，全面调整。按照档案信息数字化所需要的人才和资金保障需求，可以通过业务外包或者自主开发建设。经费充裕的医院可以在确保档案信息以及数据资料安全可靠的情况下，选择经验丰富，具备资质的公司，以外包的方式实现高效率、大数量的数字化转换，但是一定要避免数字化过程中对档案信息的外泄和为追求数量而忽略了档案的质量。对于经费紧张的医院，可以充分发挥医院自身的数字化力量，尝试医院自主建设，按照稳步推进的方式开展档案管理数字化管理工作。

（二）建立符合医院实况的标准体系

医院的档案管理工作要实现有效的统一，即领导、管理、制度以及标准都要实现统一，突出档案管理工作的重要性。档案管理工作的标准体系以及管理流程的合理性决定了档案管理工作的有效性，所以医院在发展过程中一定要结合自身发展目标加强档案管理工作，建立健全科学完善的档案管理工作体系，按照自身实力与发展状况合理地指导档案管理工作。在归档的过程中一定要分清楚工作的中心，了解重点所在，一定要合理把关卷宗的门槛，没有满足要求的文件不应该归档，同时对于归档的文件要合理保存。具体的立卷过程中要充分分析文件之间的关联性，对于类别相同有紧密联系的文件要放入相同的卷宗，确保一个问题的完整性。

（三）建设高水平的档案管理工作队伍

档案管理属于具有一定专业性的工作，要求管理者一定要有专业化水平。所以应该全面从实际工作展开，合理建设人才队伍。全面加强档案工作人员对相关规章制度、职业道德教育以及现代科技知识的培训，全面提高工作人员的综合素质。档案管理工作者应该学习《档案法》，要了解到依法治档的重要性，极力维护档案的完整性，保证档案数据的安全可靠。新常态下的档案从业人员面临着严峻的挑战，应认真学习计算机及相关信息知识，努力掌握云计算及大数据相关技术，为档案的广泛利用奠定坚实基础。

通过引进高素质专业性人才，提高档案管理工作人员的整体素质。医院应该做到以人为本的创新管理方案，提高管理的规范化程度。其次，医院档案管理工作中“兼职”的情况要合理避免，提高管理者工作的專业化水平，提高管理效率与质量。通过合理的人才匹配与有效的资源分配，为从业者提供丰富多彩的培训机会，提升从业者的忠诚度与责任心，降低人才流失所导致的各种损失。可以通过竞争上岗的方式激励档案管理人员在工作方面的激情，提高工作的紧迫感与压力。档案管理工作需要较为广泛的知识面，不仅需要具备专业性的档案管理知识，还需要包括建筑、会计、图书馆学、情报学、管理学以及历史学等方面的知识作为辅助。为了保证档案事业能够更好的发展，档案从业者应该合理提高自身的理论知识，强化自身的学习能力，通过不断地培训，横向的交流，提升自己的工作能力。

五、结语

档案是人们总结与认识客观规律的重要依据。伴随着时间不断前进，各种各样的档案都被保存下来，推动档案管理工作的标准化进程是档案管理工作的重要环节。怎样在档案管理工作中将档案得到充分的利用，是现阶段我们面临的重要课题。新形势下的医院档案管理工作，必须突出制度的规范性，加强从业人员队伍的专业化建设，提升档案管理业务人员的综合素质，使档案业务管理水平与经济发展、社会转型相适应，从而体现其所肩负的社会责任，以良好的社会效益实现其存在价值。

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