浅谈机关、事业单位档案管理信息化系统建设

摘 要：机关、事业单位的档案管理信息化程度关系到社会信息管理水平。现阶段，加强机关、事业单位档案管理的信息化建设具有重大现实意义。电子档案易于保存、统计、调取有效信息等优点，使其可以快速传递、有效利用，机关、事业单位的档案管理及利用率得到很大的提高。本文主要对档案管理中如何具体建设信息化系统进行探讨。

关键词：机关、事业单位；信息化系统建设；档案系统管理员

1 信息化系统对于档案管理的作用

新时期各行业信息化呈现出迅猛之势，也是社会经济发展的必然选择，档案管理工作亦是如此。传统的档案管理主要以实体保管为重点，信息的调取复杂，繁琐。信息化系统的出现，为档案管理提供了高效的信息处理方式。为达到档案信息高效利用的目的，前期对档案信息加工、分析、分类进行归整工作十分重要。经过前期整理工作，为后期调取有效信息和统计分析数据打下坚实的基础。对于各单位、部门间数据交换打下基础。

2 探讨机关、事业单位档案管理信息化系统如何高效利用

2.1 机关、事业单位档案管理信息化系统中档案系统管理员的概念

一般机关、事业单位是不具备专业的系统开发人员，而是向软件公司购买服务，让软件公司开发信息化系统。但软件公司的程序员并不了解业务单位的需求，而业务单位亦不了解软件开发的原理及流程。这就导致很多系统不能达到理想的作用。在机关、事业单位中派遣既熟悉档案管理业务又熟悉软件技术的人员参与系统开发与维护，担任档案系统管理员（以下简称管理员）。系统技术问题主要由软件公司解决，而业务流程、统计数据项设计、统计数据逻辑等业务方面问题在不影响管理员的本职工作的前提下，由管理员负责。系统交付后，管理员的工作包括：日常系统管理、系统数据整理、系统数据统计、系统维护升级等。

2.2 机关、事业单位档案管理信息化系统需管理员参与软件设计环节

2.2.1 需求分析

1）需求分析的定义。深入归纳信息化系统的功能和性能，准确理解信息系统的功能、性能、可靠性等具体要求，将用户非形式的需求表述转化为完整的需求定义，从而确定系统必须做什么的过程。

2）需求分析的重要性。需求分析对于机关、事业单位档案管理信息化系统开发中是最重要的一步，系统开发首先需要确定信息化系统在档案管理中“做什么”。此阶段直接影响信息化系统运行后的实际功能与作用，可极大减少系统后期维护成本及时间。

3）机关、事业单位的档案系统管理员在需求分析时期的具体工作。机关、事业单位遇到系统问题，统一由管理员收集问题与软件公司进行协商沟通。将极大提高人员利用效率及系统需求定位的准确性。管理员的工作除了对需求问题的收集以外，还需运用对软件开发的了解，针对问题向软件公司提出可行性方案，或对软件公司提出的方案进行确认和优化。

2.2.2 系统维护

1）系统维护的定义。为了清除系统运行中发生的故障和错误，软件维护人员要对系统进行必要的修改与完善；为了使系统适应用户环境的变化，满足新提出的需要，也要对原系统做些局部的更新，这些工作称为系统维护。

2）系统数据维护的重要性。系统维护在机关、事业单位信息化档案管理系统运行中是一项长期的工作。在系统运行过程中出现各种类型的问题，均需要通过系统维护解决。

3）机关、事业单位在数據维护中常见问题。软件公司在系统交付使用后，系统维护过程中常会遇到软件公司技术人员表示对业务单位新的需求无能为力的情况。这是因为信息系统有严密的逻辑架构，当新的需求破坏了系统的逻辑架构，系统则会无法正常使用。通俗来讲，就像一般住房都有承重墙，承重墙是不能打掉的。而且系统维护是需要成本的。解决相同的问题，方法不一样，成本也不一样。管理员因参与系统需求分析，对系统架构有了基本了解。在解决新需求的前提下，设计出绕开“承重墙”解决问题并尽可能节约成本的设计方案。另外，新需求对系统造成的风险管理员有基本的了解，并可对此提出评估意见。

2.3 机关、事业单位档案管理信息化系统中管理员的实际应用

2.3.1 档案信息前期处理

根据业务需要，通过信息化系统对档案信息进行前期信息处理。在信息系统需求分析阶段需要做以下点：

1）设计标准化的数据。设计关键数据项，将后期需要查询统计时所需要的数据项设立为关键数据项，再将关键数据项整合为标准化数据。最终完成将复杂的原始信息数据整合为标准化数据。

2）设计复合查询条件，可以通过或并和、包含与被包含等逻辑关系对多项关键数据项进行查询，最终获取目标数据。

3）设计数据输出方式，可将查询出的目标数据通过电子文档和打印纸质文件的方式将数据输出，方便数据快速传递、有效利用。

2.3.2 管理员系统数据统计中的应用

当档案信息前期处理完整，成为标准化数据后，统计数据已变得简单规范，管理员可以指导各部门同事自行统计。而管理员需要收集各部门有需求的统计项目进行整合，在需求分析阶段设计出规范性模板，在系统维护阶段进行修改、优化模板。

2.3.3 工作日志

管理员应设立工作日志。从需求分析开始，一直持续到离职或调岗为止所有的系统设计变更内容进行记录。方便接手工作的安排。

2.4 建立信息化平台对接模式

为了更好的服务于各部门、社会各企事业单位搭建的档案信息管理信息平台。一是相关宣传部门要对信息平台进行推广和宣传，让信息需求者可通过信息平台更好的了解想要的相关信息；二是，应在社会各部门之间将政策允许范围的数据进行信息共享。从根本上提升信息化平台的工作效率和服务质量。

3 加强档案信息化系统安全

在信息化工作的进程中，安全问题尤为严峻，档案信息安全更是重中之重。档案信息需要进行分类，将社会公开的信息与保密、非公开信息严格划分，涉及个人隐私、保密文件等重要信息，应采取物理“防火墙”的形式，与外网分离，以局域网（内部网络）的方式存放及管理。彻底切断信息泄漏的问题，增加档案信息的安全性。对于外部网络中的恶意攻击，需由专业的信息技术部门与软件公司共同进行监控及防护。

4 结束语

档案管理信息化系统建设是档案管理工作的发展的必然趋势。机关、事业单位要把握好信息飞速发展的契机，加大对信息化管理的投入，提高档案管理人员的素质和工作效率。实现信息提取准确、快速，信息共享普及、安全。从而更好的提高机关、事业单位的工作效率和服务质量。

作者简介

洪雁鸣（1984-），男，汉族，广东东莞人，本科，档案助理馆员，档案管理信息化建设。