我院医用耗材采购精细化管理探讨

毕占岁

山东省威海市中心医院 招投标管理办公室，山东 威海 264400

引言

随着国家各项政策的相继颁布，医用耗材的采购管理在医院管理中的重要性越来越高[1]。但是，医用耗材的种类繁多、使用量较大、流动性强，自采购至出库，涉及的科室与管理人员繁多，医用耗材的采购管理一直是医院面临的难题[2-4]。医用耗材可以粗略地分为常规医用耗材与高值医用耗材，高值医用耗材一般指对安全至关重要、生产使用必须严格控制、限于某些专科使用且价格相对较高的消耗性医疗器械，医院在对高值耗材管理时，通常采用手工管理，该方法容易造成账目不清、账物不符、资源闲置的情况[5-6]。同时，有些高值耗材未经准入程序，直接进入临床科室，医院只能被动付款，而在追溯责任时，却无据可查。以上这些情况，使耗材管理人员的工作量大大增加，工作效率下降，为了摆脱这一困境，我院耗材主管部门（物流管理中心）人员根据我院的实际情况，自2017年7月起，对我院医用耗材采购进行了精细化管理，统计分析2017年7月至2018年6月的相关数据，与2017年7月之前相比，取得一定的成效。本文将以高值耗材采购为例，进行说明。

1 医用耗材采购精细化管理的实现

为了适应信息化管理的大形势，我院设计了一套医用耗材管理程序，该程序的管理流程，见图1。但是该程序中的采购流程只能简单记录查看医用耗材数据，当耗材数量变化、价格调整时，需要进行手动更改。同时，在医用耗材的全流程管理中，涉及的科室较多，包括使用科室、耗材主管科室、招投标管理办公室、供应商、财务科等，耗材管理人员的沟通成本很高。为了应对这一局面，我们优化了整个耗材采购流程新的管理流程规范了耗材采购程序与耗材流转过程，并实现了高值耗材全流程跟踪追溯，信息自动录入，过期提醒等，真正实现了医用耗材采购的精细化管理。下面将以高值耗材采购流程的精细化管理为例进行说明。

高值医用耗材的采购在整个医用耗材的管理中占有重要地位，制度化的采购流程是必不可少的[7-8]。我院实行精细化管理以前的采购流程图，见图1。在进行高值耗材采购时，首先由临床科室提出申请，由相关领导审批以后，由耗材主管科室专人负责采购，这时耗材管理人员需要查看已经中标的供货商信息，还要进行多方比较，耗费时间较长[9-11]。而在采购后，采购人员与库房管理人员进行耗材的验收以后，对于验收合格的医用耗材，还需要进行手动录入耗材编号，在这一过程中，为了避免出错，需要2～3名相关人员进行反复核对，大大增加了工作量，在这一情况下，仍不能完全避免编码输入错误的情况。同时，对于那些不合格的产品，还需与供货商进行沟通，进行退换货。在此情况下，耗材主管科室采购人员与临床科室人员的均对此程序提出不满。

图1 实行精细化管理前我院高值耗材的采购流程

在了解这一情况以后，通过与医院信息科进行协商，优化了医用耗材采购流程，并在医院HIS系统的基础上，新增了医院高值耗材监控系统，对我院高值耗材的采购实行精细化管理，该采购流程，见图2。我院开发的高值耗材监控系统中已经导入中标耗材厂家与供应商的信息，以及现有高值耗材的数量。使用该系统以后，耗材主管科室只需委派两人定期查看高值耗材监控系统，根据医院以往的使用量数据，为每类高值耗材的预库存数设定最低量，当耗材数量低于该设定值时，系统会自动生成一份采购计划，并提醒管理人员查看采购计划，当管理人员进行查看时，系统弹出对话框，询问是否通知供货商配送耗材，当操作人员点击“是”时，可选择供货商（这些供货商均已经过资质审核，并被系统记录了合同到期时间），被选中的供货商信息会弹出，操作人员可自由选择通知方式。

除此之外，该系统具有条码识别功能，当供货商将时所需高值耗材送达后，经过检验合格的产品，只需使用扫码枪扫描条码，系统自动生成新的编码（该编码具有唯一性），并自动记录耗材信息，在后续的预出库、耗材领用等程序中，只需扫码编号条即可，这节约了大量的人力，并节约了时间，同时，出错率也大大降低。

而对于临床科室来说，当他们需要高值耗材时，只需登录医院高值耗材监控系统，即可查看高值耗材的预库存数量，并可在线提交高值耗材领用表，然后办理预出库手续[12]。除运用信息化手段之外，在高值耗材的采购中，我们还采用了先使用后付款的模式，减少了医院资金的占用。

图2 实行精细化管理后我院高值耗材的采购流程

2 管理成效

2.1 精细化管理流程对设备科的影响

对我院医用耗材采购采用精细化管理以后，明显规范了耗材采购的流程，节约人力，实现了工作流程化操作，减少了耗材主管科室人员的工作量，通过问卷调查的方法，发现耗材主管科室人员对该医用耗材采购管理系统的满意度较高，采用精细化管理前后耗材主管科室各项变化，见表1。

表1 设备科人员工作效率与满意度调查结果

从表1可以看出，新的采购流程实施以后，采购平均用时由原来的10 d以上下降为现在的5 d左右，时间节省了50%。除此之外，在2017年7月以前，我院负责采购的人员数较多，专职负责采购的人员就有5人，还有医院成立的耗材采购立项小组，小组人员众多，在每次采购前往往有较大的意见的分歧，而新的采购流程实施以后，高值耗材的采购，只需2人就可轻松完成。同时，采购人员的满意度也大幅度提升，科室人员的工作积极性明显提高。

2.2 精细化管理流程对临床科室的影响

临床科室是高值耗材的使用者，经调查发现，临床科室对于该高值耗材采购系统与采购流程给予高度评价。节约了其反复沟通的成本，同时，在系统上报的方式，降低了人工信息传递的差错率。由于在系统中可以直接查询所需耗材的剩余量，故急需耗材短缺的发生频率降为0，临床科室人员的满意度大大提升。新的采购流程实施前后，临床科室的变化情况，见表2。

表2 新的采购流程实施前后临床科室的变化情况

从表2中可以看出，采用新系统以后，2017年7月至2018年6月，我院急需耗材短缺的发生次数与采购型号差错次数均为0，临床科室人员的满意度达到99%以上。

2.3 精细化管理流程对我院的影响

在医院层面上来说，该管理流程的影响主要体现在耗材占用费用方面。该采购管理流程实施以后，高值耗材的库存占用资金大幅度降低，同时，该系统可以实现耗材信息的全流程追溯，临床科室人员对每种高值耗材的申请与使用，均被记录在系统中，一旦有意外情况发生，清账与追责过程变得简单易行。高值耗材库存资金占用情况与流程追溯情况，见表3。

表3 高值耗材库存资金占用情况与流程追溯情况

由表3可以看出，在使用最新的采购管理流程之前，我院高值耗材库存占用资金数量达到三四十万元，而该用还采购流程以后，高值耗材库存占用资金量只有两万多元，这两万多元也是有些特殊厂家的特殊耗材所占用，在数据统计时间段内，有个别月份，我院高值耗材库存占用资金数一度达到0元。除此之外，在使用该耗材采购流程以后，被记录的耗材动态信息达到18000多条，足以说明，该管理系统能详细记录高值耗材在我院的动态过程，实现了高值耗材的全流程追踪。

3 总结与讨论

本研究优化升级了我院医用耗材管理程序，优化我院医用耗材采购流程，新的采购流程简化了耗材主管部门采购人员的工作流程，减少了采购人员的工作量[13-14]。同时，该采购流程降低了我院医用耗材库存占用资金，为医院节约了大量流动资金，该管理流程的使用实现了医用耗材的实时监测，可以为每一种医用耗材自动生成动态流程信息，做到全流程追溯[15-16]。耗材主管科室人员、科室使用人员以及医院领导给予优化后的医用耗材采购流程高度评价，人员满意度达到90%以上。同时，该精细化的管理流程，能够自动提醒，帮助医院规避采购风险，值得推广。