档案工作散记

宋洪亮

河北省档案馆建馆60年，我在期间工作30年，尽职尽责，继往开来，圈点业绩，分享片段。

上世纪八十年代，开放历史档案，档案馆研究整理编辑出版档案材料工作进入新阶段。我参加和主持15部书籍资料编研，有省馆独立完成的，有与相关单位合作的;有接续前人的，有新立题目的;有内部资料使用的，有公开出版发行的;有丛书，有画册，主动为社会提供档案信息服务。

省馆第一部自编出版书籍《地道战档案史料选编》。驰名中外的地道战，是冀中人民在抗日战争中的伟大创举。编研科3名工作人员分工合作，利用馆藏，第一次实践从选题、收材选材、抄写校对、文字加工、编排体例、统稿审稿，到印刷出版全程工作。后两人被抽调，我联系出版社印刷厂，连续几天加班完成终校;给亲历地道战的革命前辈发函，5位领导寄来题词。该书收录81件档案24万余字，1987年7月由河北人民出版社出版公开发行，开省馆自编成果出版先河，同年获河北省档案优秀论著一等奖，此后陆续出版了几部档案史料选编。

省馆第一部合编丛书《河北革命历史文件汇集》。丛书是中央档案馆和各省档案馆合编地方文集中河北部分，是将中央档案馆馆藏中国共产党河北党组织在第一、二次国内革命战争时期的档案，编辑印刷为馆藏本，在一定范围内部使用。中央档案馆制定《关于编辑地方文集工作的几项规定》，统一体例、版本、封面、内文设计，提供档案复印件和抄稿，省馆负责编辑印刷出版。1984年11月双方商定合编，1985年11月省馆收到第一批材料，1999年9月出版最后一册，丛书共计24册1645件600多万字。参加编辑工作先后17人，少时3人。我1989年至1995年2月主持工作，任编纂研究室主任、副主编，结合实际，制定《编辑<河北历史文件汇集>的规定》。编辑、审稿人员曾达11人。收到文件11批，根據文件作者分级分机构按时间排序分册，以册为单位，编辑、审稿、印刷校对责任到人。1991年9月第二册首先印刷出版，获河北省档案学会第二届档案学优秀成果二等奖。到1995年2月工作中断时，完成编辑21册、审稿13册、出版5册;正在印刷1册，审稿2册，编辑2册;尚未编辑2册;我文字说明情况，为后续工作备查。丛书对保护珍贵档案原件，丰富省馆档案资源，提升档案利用效益发挥重要作用。

省馆第一部合作出版档案宣传画册《中国档案精粹·河北卷》。1999年为庆祝建国50周年编研工作选题时，内蒙古自治区档案馆领导一行来省局馆交流工作，我作为征集利用编研处负责人，与对方编研处长座谈，得知他们编写《中国档案精粹·内蒙古卷》，思想解放，方法可行，当即口头汇报并书面请示局馆分管领导，几天后各位局馆长作出批示。3月22日河北省档案馆与香港零至壹出版有限公司签订合作出版协议。时间紧，要求高，难度大。集中人员，研究选材、体例、写作问题，以7名编写人员为主，一人一章，我负责第一章选材，统稿，撰写前言后记及组织联系事务，相关局馆人员和市县档案馆配合，发现挖掘一批珍贵档案，6月完成图片拍照及文字写作，7月起联系英文翻译、封面设计等，12月21日画册问世，在河北会堂举行首发式，河北电视台、河北日报、河北经济日报、中国档案报予以报道。画册精选河北省市县档案馆馆藏档案珍品127组，省馆馆藏为主，以历史时序结合主题分为六章，内容涉及政治、经济、军事、文化、教育、民俗等方面，形式多样，优选有画面感的。中英文对照文字说明力求简要。摄影、翻译、封面题字请到行家里手。省委书记署名序言。香港零至壹出版有限公司设计装帧印刷精美，大增视觉效果。画册出版得到领导、专家、同行好评。主管省领导认为“以中英文对照的形式向海内外发行，这在我省档案工作方面是个突破，为宣传河北做了贡献”。史学教授书评“精，珍品荟萃。美，文采斐然。高，具有较高的学术和社会价值。”2001年画册获河北省档案学会第六届档案学优秀成果一等奖，中国档案学会第四次档案学优秀成果二等奖。画册中明代谏臣杨继盛遗书及后人题词、清获鹿县永壁村保甲册，2002年首批入选《中国档案文献遗产名录》。

档案整理是基础业务工作。1995年省馆清理积存文件，开始不久，我作为历史档案管理处副处长，分管商震信件整理工作。商震是近现代历史人物，民国时期首任河北省政府主席。信件来源，未查到文字记载，据老领导说，1959年中国科学院搬家准备将这部分东西处理掉，国家档案局捎信给河北省档案馆，省馆认为这些档案与河北省历史有关，派人从天津托运回保定，当时装在两个柳条箱内，1963年保定发大水被淹后装入木箱，以后随旧政权档案往返于省公安厅和省馆，始终未得整理。名人信件立卷归档未见先例，关键是撰写标题。设计印制《商震档案信件提示表》相当文件标签，一封信作为一份文件，逐件审视，破损的抢救裱糊，信瓤和信封脱离的尽量找齐，使其完整。信件通讯者多，内容庞杂，文笔、格式、书法讲究，阅读有难度。工作人员边整理边学习，借助商震传记、民国人物大辞典、书法字典等工具书，为近2000封信件撰写出标题。组件基本完成，我拟就《关于商震信件档案整理进度及立卷归档方案》，以科学保管利用为原则，突出信件特点，按通讯者姓名笔划排序确定档号。整理结果565卷1976件档案，归入民国河北省政府秘书处全宗，单列目录号，采用文件级目录计算机检索，设计大尺寸专用档案盒，入库上架。这些信件是1928年至1929年，商震任民国河北省政府主席期间，党政军要人、社会名流、部下故旧给商震的信，见于《民国人物大辞典》的有160余人，商震署名4件。内容多为推荐人才或求职的，也有提治理河北意见的，报告军阀间窃取情报的，还有往来应酬的。商震信件档案拓展商震等民国人物和历史，以及书信、书法研究视野，整理方法和史料价值独树一帜。

随着信息技术发展，省馆档案信息化建设提上工作日程。1996年局馆“横下一条心，大干一年半，实现981”，即到1998年省馆晋升为国家一级档案馆，其中革命历史档案管理质量提升，查档实现计算机检索，是一项主要工作。局馆分管领导协调保障，历史档案管理处、科技处配合，1996年3月组成4人准备小组。历史档案管理处承担10万余件档案著录，和档案实体调整，我作为副处长主持工作，拟定《省馆晋升国家一级档案馆中革命历史档案治理工作方案》，确定文件级著录，计算机调整档号，调整档案实体，实现计算机检索的工作程序。科技处为主制定《革命历史档案文件级著录标引工作方案》《河北省档案馆革命历史档案著录工作单》。每个阶段工作先行先试，估计难易程度，所需时间、人力、物资。1996年4月经过培训7人开始著录，日工作定额30件，后增加为40件，任务到人，抽查质量。因时间所限，经局馆分管领导同意，处内外先后20多人加班加点著录，1997年8月完成。利用科技处计算机录入著录工作单数据调整档号，尊重档案管理基础，纠正错立全宗21个，减少目录号123个，取消1号多卷，补齐空卷号空件号，形成336个全宗12848卷107376件档案。专用库房更新装具，两名工作人员把关，和实习学生一起，用两个月时间，变按行政区划与组织机构混合排列，为按全宗号顺序排列，更换统一新卷盒，随即上架，一目了然。建立数据库，查档实现计算机检索，手工检索成为历史。革命历史档案治理1997年12月圆满完成，科学化、系统化、信息化迈上新台阶，为省馆晋升国家一级档案馆作出贡献。1997年度我被授予三等功，这是对我工作的认可，更是对集体智慧和力量的褒奖。

（注：作者系原河北省档案局（馆）处长）