公立医院合同档案管理的研究进展

余洁

摘 要：公立医院合同档案是维护医院合法权益、保障医院经营活动的重要凭证和依据。随着公立医院改革的不断推进，医疗市场竞争的加大，医院面对的风险日益增加，公立医院对合同的管理要求更加规范，医院合同档案也逐渐受到重视。本文对公立医院合同档案管理的方法、现状、合同档案信息化建设、医院不同类型合同档案的管理等进行综述。

关键词：公立医院;合同档案管理;综述

近年来，随着公立医院参与市场经济活动的增加，所形成的合同也逐渐增多。为了保障医院经营活动的顺利进行，维护医院的合法权益，对合同进行规范化管理极有必要。公立医院合同档案管理作为合同管理的重要环节，受到医院管理层越来越多的关注。许多档案工作者对公立医院合同档案管理进行了探讨与研究。本文对相关的研究进行综述。

一、公立医院合同档案概述

1.医院合同档案的定义

对医院合同档案的定义，不同的研究者有着不同的说法。邸燕、陈丽等认为，医院合同档案是医院在从事经济活动的过程中所产生的各类合同以及附属的文件材料，是医院档案的组成部分，它真实地记录了医院的各项经济活动。孙碧、胡昌松等认为，医院合同档案是医院在对外往来过程中与组织、法人或自然人为设立、变更或终止民事权利义务关系所签订的协议。陈雪姣等认为，医院合同档案是指合同从签订、履行到终止的整个过程当中所形成的体现签订方意愿的具有法律效力的文件材料以及具有保存价值的其他相关的文件材料，可以清晰地反映医院的经济活动。上述定义虽然在描述上有所不同，但归纳起来其本质是一致的，即医院合同档案是指医院在医疗保健、科研教学和对外往来过程中与对方当事人之间为设立、变更或终止民事权利义务关系所签订的合同、协议以及记录合同签订过程和履约情况的相关材料，它真实地反映了医院运行过程中的各项经济活动，是医院档案的重要组成部分。医院合同档案包括合同正本、合同附件、补充协议、授权委托书、合同事项的请示、招投标材料及发生纠纷时处理的相关文件等。

2.医院合同档案的特点

公立医院在社会功能上与其他行业不同，它所形成的合同档案也有其突出的特点，档案工作者从不同的方面对合同档案的特点进行了探讨。孙碧认为，医院合同档案具有多样性、分散性和实用性等特点。公立医院合同种类多样，包括医疗合作合同、医疗设备采购合同、药品及卫生材料等物资采购合同、基建工程合同、后勤服务管理合同、信息化建设合同、贷款合同、科研课题开发和协作合同、定点医疗机构医疗保险服务合同、人员进修培训合同、人员聘用合同等，形成了合同档案多样性、广泛性的特点;医院合同从立项、合同文本拟订到审核、签订、履行等过程，涉及的部门多、流转环节多、时间跨度大、周期长，所形成的合同分散保存在不同部门，导致了合同档案的分散性。吴鹏举、唐怡风等认为，医院合同档案具有广泛性、权威性的特点;邸燕、胡昌松等在研究中发现，医院合同档案不仅具有一般档案的基本作用，还具有依据凭证性、形式和内容的规范性、时效性等独有的特点。医院合同档案是维护医院合法权益的法律凭证，还可以为医院经营决策提供依据，在医院管理中发挥着重要的作用。公立医院的合同，是按照法律建立的，必须符合相关法律规定。在法律规定的时效期内，所签订的合同对双方都有法律的约束力，合同的履行、变更、终止等都必须以合同档案为依据。因此，医院合同档案具有权威性、依据凭证性、规范性、时效性等特点。

二、公立医院合同档案管理方法

我国公立医院在合同档案管理初期主要采取年度分类法，将同一年度形成的合同归为一类，以合同签订的时间为依据，对不同年度的合同档案进行归档管理。在合同档案数量和种类不多的情况下，按年度分类的合同档案管理方法，可以反映医院工作的变化发展，方便查找和利用。但是，随着公立医院的业务发展，合同档案数量和类别逐渐增多，按年度分类的方法不再适合合同档案的管理，查找合同档案时检索难度大、查准查全率低的缺陷逐渐凸现，不利于合同档案的查找和利用。医院档案管理工作者对合同档案管理方法進行了探索，从单一的按年度分类的归档方法转变为将组织机构和年度两种分类方法结合的复式分类法。其优势是可以根据查档要求，缩小查找范围，更快速地检索到所需合同，提高合同档案的查全查准率。近年来，在信息化时代的大环境下，一些大型公立医院开始探索创新合同档案管理模式，利用信息技术，建立电子化的合同档案管理模式。通过电子化管理，将合同名称、编号、合同拟订科室、合同对方当事人资格等相关信息、合同金额、合同履行期限、付款计划等项目进行登记，存入合同电子文档。与传统合同档案管理方法相比，其优势是能确保合同档案内容完整、齐全，能对合同档案进行全过程的动态管理。高彦兵认为，公立医院要充分利用信息技术加强合同档案管理，可以利用合同信息管理系统，对合同信息进行登记，便于统计、归档和查找，提高合同档案的利用率。

三、公立医院合同档案管理现状

对公立医院合同档案管理的现状，研究较多的是当前合同档案管理中存在的诸多问题，并提出解决的方案。陈雪姣提出公立医院合同档案管理存在四个方面的问题：一是卷内目录格式不统一，不利于检索;二是合同归档时间不统一，有的以合同签订时间、有的以合同终止的时间为依据进行归档，造成查找困难;三是档案管理系统更换，导入数据时出现数据不兼容的现象，导致检索出现错误信息;四是医院内部机构细化，职能科室增多，其产生的合同档案种类也逐渐增多。针对上述问题，她从合同档案的收集、分类和著录入手，提出了优化合同档案管理的对策。同时她认为要做好合同档案管理工作，还要提高业务部门相关工作人员的档案意识，确保合同档案基础信息的准确和完整。

孙碧、吴鹏举、邸燕等在实践中发现，公立医院合同档案管理中存在材料收集不完整、管理随意性和职责不明晰等问题。一是有些医院在归档范围里没有列入合同档案这一项，档案人员也不了解医院合同的签订情况，特别是一些小型项目容易被忽略，造成合同档案收集不齐全、不完整;二是有些医院合同档案管理制度不健全，档案管理无章可循，管理人员只根据自己的习惯归档，随意性强，缺乏系统性、规范性;三是医院对合同档案管理的职责与权限范围不明确、流程不清晰，给合同档案的收集和管理带来困难。他们认为，要改善医院合同档案管理，必须加强档案业务建设，完善合同档案管理制度，提高合同管理人员素质，档案管理人员要提前介入合同档案管理，从合同档案产生的源头抓起，对合同进行超前管理和监督;同时要严格合同材料的日常归档制度，做到合同材料及时归档，确保合同档案的完整和安全。

陈丽、任广伟等在医院合同档案管理工作中发现，医院合同档案的管理存在概念模糊、归档不全;体制不够健全、管理不够规范等问题。对合同档案的界定，存在一些误区，人们认为合同档案只包括合同文本，只将合同正本归档，而其他记录合同签订过程和履约情况的相关材料没有同时归档，造成合同档案不齐全、不完整。多数公立医院没有制订专门的合同档案管理办法，对合同档案的归档没有明确的规定，造成合同档案内容界定模糊、归档范围不统一、管理不规范。为解决上述问题，他们提出完善合同档案管理机制、制定合同档案管理制度，明确归档范围、保管年限、立卷要求、归档时间，使合同档案管理规范化。

金银善、林桦等认为，目前医院在合同档案管理工作中存在五个方面的问题：一是医院管理层对合同档案管理工作不够重视，对合同档案管理方面的投入不足，现代化管理水平不高;二是医院合同档案相关的管理制度不完善，制约了医院合同档案管理工作的开展;三是合同档案管理信息化程度较低，合同档案管理方式落后;四是合同档案管理队伍的人员素质不高，缺乏业务水平高的合同档案管理人员;五是合同档案信息不完整，影响合同档案的利用，致使合同档案的利用率低下。针对上述问题，他们对医院合同档案管理工作提出了创新的策略，一是要创新合同档案的管理意识，提高管理质量，确保医院合同档案信息的准确、可靠和完整;二是要创新合同档案的管理机制，制定规范的合同档案管理制度，提升合同档案管理水平;三是要加强合同档案管理人员的培养，提高档案管理队伍的整体素质和综合能力;四是要创新合同档案的管理模式，提高信息化管理程度，提高合同档案管理水平。

四、公立医院合同档案管理信息化建设

随着信息技术的发展，大多数公立医院都建立了医院管理信息系统，并逐渐应用于医疗、管理等方面，对合同档案信息化建设的研究也逐渐增多。金银善在研究中提出，为了提高医院合同档案管理效率和质量，要创新管理模式，加强信息技术在合同档案管理中的应用，将传统的纸质档案管理方式转化为电子化档案管理方式。周琦荟认为，公立医院凭借现代化的信息手段，建立规范的电子化合同档案管理模式，可以确保合同档案的齐全，增加合同档案的可追溯性，提高管理效率。高彦兵在探讨中指出，公立医院应建立独立的合同信息管理系统，充分利用信息化手段对医院合同档案进行管理。陆燕、陈芳洲等建议公立医院可运用信息化手段科学地管理医院设备合同档案，以解决合同档案管理手段落后、收集不完整、归档不及时的问题，实现合同档案管理规范化、流程化。

五、公立医院医疗设备采购合同档案管理

对医院合同档案的研究，涉及不同的合同档案类型，比如医疗设备采购合同档案管理的研究。韦双莉在研究中对医疗设备采购合同档案管理中较为常见的问题及其原因进行了分析，并提出了对医院医疗设备采购合同档案规范化管理的思路。陆燕、陈芳洲等对公立医院医疗设备合同档案的重要性进行了探讨，认为合同档案具有现实凭证作用、转化参考作用和潜在预备作用;分析了合同档案管理工作中存在的风险，并提出将医疗设备采购合同档案纳入医院档案管理范畴规范管理、合同档案的收集要准确齐全以及运用信息化手段管理医院医疗设备采购合同档案的建议。

通过分析可以看出，我国公立医院合同档案管理的研究起步较晚，研究成果不多。从研究现状来看，大多聚焦于医院合同档案管理存在的问题以及如何完善管理的研究，极少关注合同档案管理质量的控制以及合同档案的开发利用。如何构建公立医院合同档案管理质量评价指标体系，对公立医院合同档案管理质量进行科学评价，使公立医院合同档案管理质量和利用效率不断提升，还有待于进一步研究。

参考文献

1.邸燕.医院合同档案管理探析.赤子，2017（14）.

2.孙碧.浅谈医院合同档案的建立与管理.兰台世界，2011（S1）.

3.吴鹏举.医院合同档案的建立与管理探析.管理观察，2014（31）.

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5.胡昌松.医院合同档案的特点与管理措施分析.办公室业务，2014（13）.

6.陈雪姣.医院合同档案管理工作的实践研究与新思路.办公室业务，2016（9）.

7.周琦荟.合同电子化在优化医院经济合同管理流程中的作用.财经界，2015（6）.

8.高彦兵.公立医院合同管理内部控制探讨.财经界，2016（11）.

9.陈丽，任广伟 .浅谈医院合同档案的规范化管理.吉林医学，2008（11）.

10.金银善.关于医院合同档案管理工作创新的探讨.中国社区医师，2015（17）.

11.林桦.医院合同档案标准化管理应用浅析.卷宗，2016，6（2）.

12.韦双莉.论医疗设备采购合同档案的规范化管理.法制与社会，2016（36）.

13.陆燕，陳芳洲等.浅谈医疗设备合同档案管理.管理观察，2016（35）.

（责任编辑：兰卡）