浅析信息化档案管理安全防范之策略

齐永真 王建英

摘 要：随着社会不断发展，各个企事业单位内部产生的档案数量也有很大的提升，在这种情况下，要想保证档案信息管理的便利性，就要在其中结合一定信息化技术，减少在進行档案整理和归纳过程中投入的时间，对于提升档案管理的准确性和完整性都起到非常重要的作用。信息化档案管理提升了行政工作的效率，同时其安全防范管理也成为了企事业单位需要重视的工作。本文对当前信息化档案管理安全防范中的问题和重要性做了探究，提出了加强实施信息化档案管理安全防范相关策略。

关键词：信息化；档案管理；安全防范

信息化档案管理如今在各大企事业单位和县级以上的事业单位中逐渐得到了普及，并为单位付出着独一无二的贡献和作用。企事业单位的档案文件与企事业单位的运营机密息息相关，档案管理的安全防范是企事业单位维护自身利益的重要措施。目前信息化档案管理的方式为企事业单位的档案管理工作提供了诸多的便利，而随之而来的安全问题是企事业单位亟待解决的。在当今社会，妥善解决信息化档案管理的安全防范问题，对于单位工作流程的正常运行而言，定然是至关重要。

一、当前信息化档案管理安全防范中存在的问题

1.企事业单位自身的执行力比较弱

信息化档案管理和安全防范工作需要靠档案管理人员专业的工作能力和高尚的职业道德才能得到全面的落实。但是企事业单位在进行信息化档案管理和安全防范的实际工作中，对档案管理相关人员的专业和素质要求并不够重视，导致工作人员对档案管理的安全意识没有加强，责任心不够，对领导的要求有应付心理，所以管理工作中很容易出现散漫、懈怠的情况。企事业单位的各项档案信息就无法进行全面的分析，加大了档案被窃取的风险。其实主要是单位内部在档案管理工作上以口号和形式为主，而没有提高档案权利人员对档案内部的信息因素和内容引起高度重视，更没有利用相关法律规范和按照法律的基本要求来对财务管理中的各类档案进行归档和保存，所以就会导致在进行档案信息化管理的工作中频频出现问题。

2.制度比较陈旧

企事业单位在信息化档案管理中普遍存在制度比较陈旧以及制度不完善的问题，很多企事业单位的管理者对内部信息化档案管理的方针仍然以自身的主导观念为主，依据自身的一些所谓的经验和想法来进行管理。实际上，这种管理思想可能会违背法律和制度方面的管理原则，也无法适应时代的发展和要求。比如许多企事业单位在信息化档案管理上没有设置专门的管理部门，很多都是以财务部门来代替的，这就严重违反了法律的规定。另外，近年来，我国很多独立型的企事业单位在体制和经济上都实行了改革，而有的管理者仍然秉承着比较守旧的管理理念，无法适应信息化时代的发展和要求。此时，信息化档案管理的制度陈旧化就体现的比较清晰，企业不能利用信息技术来进行档案管理，虽然公司制度进行了改革，但是企业内部仍然需要体制创新，才能规范的、有效的对信息化档案进行管理。

3.存在较大的安全风险

通常，企事业单位是通过对信息化档案的层层审批，同时加强对法律法规的遵循，从而来保证信息化档案的安全性和合理性。根据当前的法律规定，信息化档案不能被企事业单位部门随便的调用，需要通过具有法律程序和法律效应的层层审批才能实现，当然，除了一些经济监督部门可以调用信息化档案之外，这对于信息化档案的安全是一项重要的保障。但是在实际的执行情况中，有些单位在管理环节上因为人情因素的干扰和忽视了制度的执行，许多体制内的工作人员都具备直接查阅档案的机会，有些信息化档案资料还具有可以被复制粘贴和外借的机会，这大大的提高了档案保密的风险程度。再加上有些中小企业在风险预测和防备上的功能比较差，一旦遇到什么因素，会大大降低对客户和社会人员的服务程度。所以信息档案管理的安全风险系统增加使得信息化档案的价值无法真正的发挥出来。

二、信息化档案管理安全防范的重要意义

1.有利于提高管理者的决策效率

信息化档案管理安全防范能够为企事业单位的领导者进行相关的决策提供重要的信息依据，特别是一些经济活动和经济开销都要在信息化档案中体现出来。信息化档案能够真实有效的反映企事业单位的财务信息，并对相关信息进行分析、整合和归类，并且可以根据原来的财务信息来对现今的财务状况进行对比和反馈，以此能够清晰的反映单位的财务变化，方便管理者可以有效的对单位的经营情况进行分析，找出问题所在，从而及时的改善单位的管理。因此，信息化档案的安全管理不但可以为管理层提供进行经营决策的重要依据，还具有非常大的借鉴意义。

2.有利于企事业单位的稳定发展

无论是企业单位还是事业单位，能够推进财务工作进行深入开展的一定是信息化档案管理工作的有效实施，它是财务工作系统的重要组成部分，也是事业单位进行和开展一些活动的有效基础。特别是在新时代的发展之下，在信息化时代的驱动下，信息资源成为了社会以及各企事业单位的重要财富，信息化档案自然就成为了反应企事业单位经济信息的重要媒介，对企事业单位的发展具有重要的作用。信息化档案能够客观的反应企事业单位的社会经济活动，能够对企事业单位的原财务资料进行记录、归纳和整合，成为企事业单位后续发展的重要信息资料。所以有效的进行信息化档案的管理，是为企事业单位的财务和经济发展奠定良好的基础，也是推动企事业单位稳定发展的重要条件。

3.有效推进企事业单位的预算工作

信息化档案是企事业单位进行预算制定的重要基础和依据。企事业单位在进行财务管理时，都要对单位的成本效益进行预算，以达到可以开源节流的目的，而信息化档案能够为财务管理工作提供有效的财务信息，真实的反应经济效益。企事业单位的任何经济活动包括收入、开支、费用、支出等都需要记录在财务档案中，这些都是企事业进行预算工作的重要信息基础。所以有效的进行信息化档案安全管理有利于企事业单位的优化升级，也有利于单位内部的管理改善工作，对提高事业单位的工作效率、提高企业单位的经济效益都具有重要的作用。

三、企业秘书的素质培养

1.完善管理机制

完善的管理机制是加强信息化檔案管理安全防范工作的重要条件，要健全制度和机制，可以从以下几个方面来进行：第一，要大胆的对现有的机制进行改革，以国家对企事业单位制度的改革为原则，对制度进行创新，对思想进行解放，积极的借鉴国外企业的管理制度，结合单位的实际情况来进行制度的改革；第二，细化和规范档案信息化管理的工作流程，包括信息的记录、整合和保存以及借阅工作等，都要按照相关的法律规范来制定相应的单位内部的硬性规定。同时加强对工作人员的技术培训，提高管理人员对现代技术的掌握程度，利用现代化的技术手段来进行档案管理工作。同时要加强档案管理工作人员的法律培训，包括一些《会计法》、《档案法》等，强化管理人员的法律意识；第三，管理人员要积极的对档案部门的工作进行定期不定期的检查和询问，积极听取档案部工作人员的意见，不断的对管理制度进行创新和统筹，推进档案管理严格程序的有效实行。比如可以通过单位内部反馈平台、匿名邮件等形式来鼓励档案管理人员对当前工作中的问题向上级反映，领导者再通过调查和核实来确认问题所在，从而有效的对档案管理工作的机制进行调整。

2.加强管理人员的责任意识

信息化档案管理工作的不足是执行力度不够的主要原因，加强工作人员的责任意识是推进信息化档案管理安全防范工作的必然措施。首先要加强对档案管理工作内的一些重要因素和意义的培训，对工作人员进行责任意识的灌输，可以播放一些由于档案信息泄露或者管理不善给公司和个人带来的损失等新闻和短片，来加强工作人员对档案工作的重视程度，只有增强了责任意识，才能提高执行力度，为工作人员提供更强大的精神动力，从而提高工作效率和质量，为档案工作赋予更多的乐趣；其次，在管理机制中加入科学的绩效考核机制，对工作人员要实行必要的奖惩措施，才能从根本上来加强管理的力度，提高管理的效率；然后，要完善信息化档案管理的监督机制，加强对管理人员的监督力度，提高工作责任的明确度、公开度和透明化，促进工作人员之间的良性竞争。

3.提高管理程序的规范化

对管理程序进行规范化是安全风险抵制和缓解的最后一项工作，也是加强保密措施的重要环节，不仅有利于保证财务信息内容的完整性，还有利于合理的利用信息化档案来进行单位经营的管理工作。管理程序的规范化就是要改变单位中人情的影响，提高制度的重要地位，以制度为首要的实施原则，以加强对档案的保密工作。而最有效的做法就是要对潜在的泄密行为实行轻其重罪的理念，对有损单位机密的行为绝不饶恕，才能加强保密机制的有效性。另一方面要加强档案的归类整理工作，遵循不同类型文件归纳的不同方式，有效的实施档案管理。

综上所述，要促进信息化档案管理工作的良性发展，就要加强信息化档案管理的安全防范，从管理机制的创新、工作人员的责任意识和管理程序的规范化等方面，结合本单位的实际情况来强化档案管理工作。积极的引进信息化档案管理的创新理念，提高档案的保密性，积极的分析本单位的内部管理问题，进行逐层突破和解决，为信息化档案管理工作创造良好的环境，从而加强档案管理的安全防范，促进单位的稳定发展。

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