对基于信息化手段的高校政府采购管理模式的研究

袁玉芬

根据我国《政府采购法》，高校的物资采购已被纳入政府采购范畴，因此具有采购数量大、种类多、专业性强等特点。随着信息技术的发展，建立信息化的高校政府采购管理模式势在必行。本文结合现阶段高校政府采购情况和信息化管理特点，探讨和研究高校采购业务流程及管理工作。

随着政府对教育科研的投入提高，高校政府采购工作任务变得繁重。虽然信息化技术大力提升了高校采购管理工作的效率，确保了高校教学与科研工作的稳步进行，但当前我国高校在采购方面的信息化建设程度，仍旧存在各个地区发展的不均衡，信息化建設重视不到位，相关法律条规滞后等问题。怎样在高校政府采购管理工作中保证效率的同时，能够公平、公正、公开，最大化投资效益，进一步推动高等教育的提升，一个设计科学合理完整的信息化采购流程尤为重要。

一、高校政府采购信息化现状分析

（一）地区发展不均衡

最近几年，国家坚持加大对教育的投入，财政教育投入的增加使高校在教学和科研上的经费得到强力保证，高校采购业务变得频繁，需要结合信息化进行有效管理。但从目前的实际情况来看，全国各个地区的高校在建设采购信息化上，仍旧具有地区发展不平衡的特点，发达地区的高校在信息化方面已经先人一步，建立了较为科学系统的信息化程序，而中西部落后地区的高校，其采购信息化管理过于落后。有的高校已经搭建采购电子化平台，实现采购招标一体化，并逐步完善相关配套管理机制，而有的高校信息化程度十分落后，互联网+，大数据的运用几乎为零，有些高校甚至还在使用传统的采购流程。这种极大的发展不平衡给高校和政府均带来重大挑战。

（二）相关性法律滞后

高校采购在政府采购法中被纳入政府采购范围，但在该法律颁布之后，高校政府采购改革的落脚地集中在根据法规完善相关制度，而对于制度的执行与监管，略显轻视。而信息化管理在此大批量制度改革中间，更是无法成为重心。但顺应互联网+的高速发展，高校采购信息化过程中出现的诸多与法律制度上相抵触的问题。相关性法律法规不单涉及采购主体管理制度问题，更涵盖交易结算等问题。即便国家鼓励高校采购信息化，但由于我国目前缺少专门针对高校采购信息化的相关条例，高校在进行采购信息化管理时只能摸着石头过河

（三）建设流于形式

一些高校缺乏长期的战略性眼光，对信息化建设不够重视，仅仅只是为了迎合互联网+数字化的潮流，跟风建立了相应的采购信息化网络平台或系统。比如专门开设一个网站公开发布招标信息，建立简单的采购申报网络系统，开发网上在线评标平台。虽然这类信息化管理确实在一定程度上优化了高校政府采购过程，但相应的配套措施得不到及时有效的更新，同样会对高校信息化管理造成阻碍。例如公开信息不及时，网络安全防范措施不够，只有硬件没有软件支持，缺少真正懂得信息化技术及管理的人等等。这些都会使高校采购信息化管理流于表面，仅仅只是走个过场，没有真正将信息化运用到采购管理中去。

二、高校政府采购业务流程及系统操作步骤

（一）申报模块

采购流程的第一步是申报，系统使用者通过浏览器登录申报系统，在申报界面上按照系统提供的表格录入计划申请采购的物资的相关信息，确认无误后进行提交。使用者所在的院级单位审核人员在使用者提交后，即可查看该申报单。

（二）审批模块

采购申报被提交之后，就转入审批环节。审批过程中，审核人员能查阅申报人的所有申报信息。审核人员对申报信息进行核对核对，特别是转账卡号。如果存在填报不规范或者错误，审核人有权不予通过，退回该申报单并给出修改意见；如果审批通过，系统将对申报单进行自动编号，采购计划单也随之自动生成。

（三）采购模块

财务处将根据生产的采购计划单中的申购金额转账至采购部门，在完成转账手续后，所有采购计划单均将在系统中报送至对应采购部门。采购部门将分配相应的采购人员对物资进行采购。采购部门根据物资种类和预算的不同，采用不同的采购方式。目前主要的采购方式有三种：网上竞价、询价和公开招标。经过三种采购方式，采购部门确认最终供应商，并与之签订相关采购合同。之后，采购人员将合同编号录入系统。

（四）结算模块

采购流程的最后是金额结算阶段。系统中将显示所有与合同相关的信息，若合同中的金额超过前期财务转账至采购部门的经费，则需要退回至申报人处追加经费，在补款的过程中，不必再经过审核人审核。财务处依据系统中显示的信息，对供应商进行支付。金额结算后， 申报者根据采购发票进行资产登记。登记完成后，再由申报人到财务处进行报账，整个采购过程到此结束。

三、信息化采购实际过程中出现的问题

在高校实施政府采购信息化的过程中，普遍存在以下问题：学校资产管理人员专业素质参差不齐；高校无法自行建立信息化采购管理系统的，外包软件公司的技术支持保障往往不够及时；自行搭建系统的，因缺乏大量相应技术人员，系统功能单一，且存在安全性问题；采购、审批、财务各个部门相关的人员配合存在问题，高校组织机构与购买的软件系统中设置的权利架构不一致等等。

四、采购管理信息化取得的效果

（一）采购流程更严谨、规范

在高校采购过程中建立信息化系统，根据信息化系统的设计特点，将采购工作过程的申报，审批，采购，结算整合一体化，能规范整个采购过程，在最初的项目审批中就插入监督工作，并贯穿整个执行过程和最后的验收反馈。通过信息化系统切实执行工作流程中的每一个步骤，工作层级，工作人员权限得到明确，所有采购项目均须通过相应的审计部门核查确认后才能得以进行。事先做好的采购计划也必须严格执行，不得省略流程或不报批就更改采购流程，将所有流程严格固化到软件系统中，坚决杜绝违规操作行为。在过往政府采购过程中出现的类似先斩后奏的违规现象，也能够得到有效解决。

（二）采购管理性得到提升

高校将信息化管理模式运用至采购工作中，其目的是为了完善采购工作流程，提升管理能效，实现采购过程一体化和提高工作效率，加强了监管能力。尤其是通过系统，对各部门的执行权和监管权进行互相制约。这要求在建立采购管理系统时，满足简洁方便的特点，让不同的高校和供应商在使用时都能满足其要求。系统操作程序类似办公软件，可将各类办公软件数据之间导入处理，降低操作难度，节省操作时间。

（三）采购效率提高，降低采购成本

作为采购信息化管理中的一环，网上询价、竞价、公开招标等多种招标方式让众多供应商能够积极参与到公平竞争中去。建立公开采购招标平台可以将物资采购的价格限定在一个合理的区间中，从而降低采购成本。采购的数字信息化也将大大拉近供应商与高校之间的时间空间距离，从而减少采购周期。明确的责任分配也使得每项工作任务都能够在第一时间找到相关责任人。

（四）采购过程公开透明，有迹可循

高校能够通过信息化管理系统将采购过程规范化，将所有环节控制在规定的范围内，建设完成的信息化采购系统在采购过程中使每一个环节都有着密切的联系，每一个环节都不能被逾越或省略。申报、审批、采购、结算等环节所涉及的部门各司其职，向前延伸至审批，向后延伸至反馈，每个人员只能根据系统的授权行使权力，无法越权办事。整个采购流程在数字化技术的辅助下能够做到采购全程公开透明化，方便监管部门基于信息的公开对高校采购行为进行监管控制，减少贪腐事件的发生。并且，相关工作人员的所有工作行为都将被记录在系统之中，留下具体化的操作痕迹证据，为日后调查追责保存了客观材料，方便查找相应采购数据。

高校采购工作管理是复杂而系统的，其过程是高度统一的信息化系统，进一步完善采购机制，结合各高校自身环境特点，不断探索实践，认真研究学习政府采购法及相关法律法规，建立一套机制科学的，且适合高校本身的政府采购信息化管理系统，对出现的问题能够迅速进行优化管理，使整个采购流程更为公平、高效，为高等教育的长期良好发展提供助力。（作者单位：徐州医科大学）