基于PDCA模式的人力资源信息管理系统实践助推医院精细化管理

张彤　朱虹　钱玉琪

[摘要] 该文通过分析人力资源信息管理所面临的问题，以兴化市人民医院人力资源信息管理系统平台建设为依托，运用PDCA循环方法就人力资源信息管理系统在实践中反馈的问题进行持续改进，将精细化的要求逐渐贯彻在各个环节之中，促进人力资源管理规范化、信息化，从而助推医院精细化管理。

[关键词] PDCA循环;人力资源信息管理系统;精细化管理

[中图分类号] R197.34 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2019）03（a）-0089-04

Human Resource Information Management System Practice Based on PDCA Mode Promoting Hospital Refined Management

ZHANG Tong， ZHU Hong， QIAN Yu-qi

Xinghua People's Hospital， Xinghua， Jiangsu Province， 225700 China

[Abstract] This paper analyzes the problems faced by human resources information management， and relies on the construction of human resources information management system platform of Xinghua People's Hospital. The PDCA circulation method is used to continuously improve the feedback of human resources information management system in practice. The requirements of refinement will be gradually implemented in all links to promote the standardization and informationization of human resources management， thus promoting the refined management of hospitals.

[Key words] PDCA cycle; Human resource information management system; Refined management

随着医疗体制再造，医院管理由过去粗放型管理模式逐步向精细化管理迈进。人力是医院实现可持续发展的重要因素，是医院管理的核心内容，该院现行的人力资源管理流程已经初步规范，但仍留有传统人事的管理痕迹。从医院总体发展战略规划来看，信息化程度正是人力资源管理工作进一步开展的薄弱环节，面对当前现状医院管理者以此为契机，将信息技术引入到人力资源管理中，构建人力资源信息管理系统平台，以信息技术作为驱动力探索人力资源精细化管理，逐步实现医院的精细化管理[1]。

1  PDCA循环方法

①美国质量管理学家戴明（W.EdwardsDeming）根据管理工作中的客观规律总结出来的PDCA循环，由计划（P）、实施（D）、检查（C）、处理（A）组成的管理周期反复循环，是对持续改进、阶梯式上升的科学总结[2]。

②人力资源信息管理系统PDCA循环模型，如图1 所示。

2  制定人力资信息管理系统实施计划（P阶段）

2.1  医院人力资源信息管理存在的主要问题

2.1.1 医院人员基础数据不准确  医务工作人员不断扩招，不同科室、部门人员流动较大。人员分类却没有统一划分标准，员工个人信息错录、漏录情况较多，这些都增加了医院人力资源数据信息管理的难度，导致人员基础数据不准确。

2.1.2 人员数据处理以静态为主  人员数据信息主要以Excel形式储存，其他部门对数据修改更新，人力资源部的数据不却能联动变化。静态处理数据无法及时准确反映人员变动情况，不能有效地对人力资源各项数据进行分析，管理工作缺乏科学性和准确性。

2.1.3 科室人员流动、考勤上报问题  近年来医院新进人员、进修实习人员不断增多，其中多数人员都需要轮转科室，人力资源部不能及时掌握医院人员动态，不能对科室人员做出合理的调动及配置。

医院考勤模式是各部门于每个月月底填报考勤数据通过OA系统发送到人力资源管理部门，再由人力资源管理专员汇总，结合工资、奖金标准核发待遇，这种考勤方式降低了工作效率也易出错。

2.1.4 人力资源管理子模块功能未整合  目前关于人力资源部的相关信息系统，如工资核算系统、职称岗位系统、绩效考核模块都是相互独立、系统分离。各子系统相互不兼容，统计数据口径多样化，经常重复手工录入，导出数据格式不一致，信息化效率低下严重影响了人力资源管理整体功能的发挥。

2.2  总体实施计划

根据以上人力资源信息管理存在的问题，兴化市人民医院自主研發并构建了具有针对性和操作性的人力资源信息管理系统。

①从长远发展视角将人力资源管理信息系统建立分为4个阶段，如图2所示。

②因人力资源信息管理系统目前还处于试用、探索、完善阶段，在实践过程中将系统建设的着力点放于前3个阶段：资料库阶段、独立功能阶段、功能整合阶段。以实现人力资源管理系统的功能整合为基础，逐步实现系统整合[3]。

③人力资源信息管理系统平台初步计划构建框架，如图3所示。

3  人力资源信息管理系统运行现状（D阶段）

3.1  建立精细化的数据信息库

3.1.1 收集人员基本信息  从粗放型数据收集向精细型数据收集转变，不再局限于人事管理事务中某一方面的信息收集，而是从学历、工作经历、职称情况、继续教育、论文、获奖情况、科研项目、年度考核、个人薪资等多个方面收集整理信息。

3.1.2 建立标准信息数据库  由于人员基数过大、标准不统一，造成信息零乱现象。各部门有独立的数据库，同一个名称有不同的叫法，如南京医科大学又叫南医大。我们将所有的信息数据进行汇总筛选，参照通用标准建立对应的数据字典，形成规范的人员信息库。这全面提高基础性信准确率，缩短信息传递链条。

3.2  人员信息更新维护

系统初次录入原始数据，按照规范格式统一导入，在保证数据准确的同时，亦可省去大量信息录入的工作量。后期信息数据的维护，主要以个人填写信息、人力资源部统一审核方式为主。开通员工自助登录平台，设置员工权限自助修改更新信息，相比于传统单向的人员信息管理模式保证数据的准确性与及时性。

后期将在人员基础信息中加入上传相关证明材料扫描件的窗口，逐渐将纸质化材料转为电子档材料备案。

3.3  科室人员调转模块

通过分配账号与设置权限，将科室人员轮转调配权限分配给各部门，部门根据当月人员流动情况在系统中进行科室的人员调转，这种方式打破了以往信息静态管理的弊端，实现人员动态管理[4]。

3.4  人员考勤模块

对各部门考勤员开放权限，可以通过网络终端直接登录人力资源信息管理系统，填报科室内部人员出勤情况。人力资源管理部当月月底在系统上直接审批，系统自动汇总考勤报告用于工资奖金发放、员工出勤率考核等工作。

计划在人力资源信息管理系统开发第二阶段扩展考勤模块功能，添加值班、休假、事假等信息的登记统计模块，建立自动销假报警功能[5]。

3.5  绩效考核模块

在绩效考核标准中将定量指标与定性指标相结合，兼顾员工的行为表现、工作成果，再根据工作重点、难度，设置不同的权重[6]。系统从以下5个方面进行上报考核：手术、工作质量、工作量、工作强度、行为规范，如图4所示。在考虑了工作量、工作强度、工作质量等硬性指标的同时，又将医务工作人员医德行为纳入核心指标，每季度由人力资源部与院党委办公室联合进行考察。

通过信息系统上报方式，缩短了绩效考核的周期，由过去的季度考核变为月度考核。科室负责人也逐步转换观念，变被动考核为主動考核，主动对照考核标准纠偏改错，让绩效考核真正帮助员工改进工作。

3.6  人员统计查询、图表模块

登入人力资源信息管理系统可以进行个人信息数据的整体浏览，也可根据需要信息筛选导出。系统可以根据性别、学历、职称、科室等基础数据生成简单的数据统计、图表分析。

4  人力资源信息管理系统运行的反馈意见（C阶段）

人力资源信息系统试运行一段时间后，该院对平时接触系统较多的128名工作人员进行了使用访问，系统运行反馈表现如下。

4.1  人力资源信息录入评分机制缺失

信息数据的录入更新是人力资源信息系统良好运行的基础。在建立信息数据库阶段，频繁出现不报、延迟上报的情况，在后期数据维护阶段此类现象依然严重，加大人力资源管理系统建立的工作难度严重拖后工作进度。缺乏机制对不报、迟报、漏报人员进行约束。

4.2  数据信息没有形成结构化

目前医院人力资源信息共享是通过分配账号与设置权限，医务部、科教科、护理部、财务部等部门均可自行登陆系统管理相应模块人员信息，暂时解决信息共享问题。但在实际工作中把某个工作人员的所有数据进行完整挖掘和展现，需要多个界面整合分散在不同的系统中的数据，各系统间缺乏有机整合，不利于从战略高度进行人力资源的全面管理。

4.3  人力资源信息分析决策功能薄弱

分析决策功能可以充分利用大量的数据仓库进行在线分析处理，有效帮助决策者提高决策水平和质量。目前的人力资源部信息管理系统可以根据简单的人员数据信息，形成条形图、饼图表，但这离完成系统信息分析决策功能还有很大差距。

4.4  数据输出功能单一

人力资源部每年有大量的数据统计报表需要上报，但人力资源信息系统中只能导出简单的人员信息电子表，还需通过逐项统计汇总才能上报，耗费人力时间。信息数据利用率不高，降低了工作效率。

5  人力资源信息管理系统持续改进（A阶段）

结合医院实际情况，将使用人力资源信息系统的反馈意见与信息科对接，根据系统可操作性进行模块调整与功能添加，做好人力资源信息管理系统持续改进工作，同时将未解决的问题或者新出现的问题转入下一循环。

5.1  建立人力资源信息录入评分机制

计划建立人力资源信息录入评分系统，按照个人填写信息得分标准分为“填写是否为正常值域”和“填写是否审核通过”两个部分，并将员工填写信息的考评得分作为个人考核的一部分，激励员工按时完成基础信息的录入工作。

5.2  打造信息集成平台，实现数据共享与交换

信息集成平台的建立可以解决数据结构化问题。如财务部门需要对医院成本进行分析，需要人员薪资、人力成本等数据;人力资源部在薪酬管理方面需要与财务科、审计科配合。信息集成平台的建立可以使人力资源信息管理系统与多部门管理系统部分模块相互关联，通过局域网以实现有关数据的共享与交换[7]。

5.3  扩展人力资源信息分析决策功能

能够根据往年退休人员、可控因素离职人员，预测医院未来人员流失数据。依据科室人员流动情况及各部门工作强度、工作质量的变化趋势等情况分析，为人力资源需求预测提供数据支持。自动生成科室人员配置合理性数据报表，为管理者分析决策提供有效依据。

5.4  提高数据输出功能

加强数据输出功能模块建设，形成多途径多式样输出功能。系统能够根据数据库自动生成报表，满足上级主管部门不同形式的报表要求。从数据库提炼生成的数据统计、图形分析可导出再次利用，只有加强数据的输出功能才能充分发挥出人力资源数据信息库的作用。

6  结语

通过该院自主研发人力资源信息管理系统的建设和运用，不仅提高了医院人力资源管理日常工作的效率，也实现了医院信息化与精细化的同步运行。医院精细化管理不是一蹴而就的事情，也不是通过某一部门的精细化管理就能完成的，它必然是依靠多部门联合协作形成完整的精细化管理体系，应遵循PDCA循环的理念，“苦练内功，持续改进”，才是医院赢得发展的有效途径，也才能真正将医院精细化管理落到实处。

[参考文献]

[1]  陈美萍.信息化推进企业管理精细化[J].科技创新导报，2011（27）：200.

[2]  张幸国，王临润，刘勇.医院品管圈辅导手册[M].北京：人民卫生出版，2012：8-9.

[3]  陶蓉.医院人力资源管理信息系统的研究[D].上海：上海交通大学，2007.

[4]  陈燕.医院人力资源信息管理系统的发展和应用探讨[J].中国医院管理，2010，30（6）：34-35.

[5]  周典，吴丹，张勤.新形势下医院人力资源管理探讨[J].中国医院管理，2009，29（5）：55-56.

[6]  張彤，张敏敏，王玉芳.PDCA循环在公立医院绩效管理中的应用[J].现代医院，2017，17（2）：180-183.

[7]  张永敏，赵霞，李杨.现代医院精细化管理浅谈[J].南京医科大学学报：社会科学版，2012，12（5）：362-364.