高校办公室管理工作探析

【摘 要】 本文阐述了高校办公室管理工作的相关内容，分析了高校办公室管理工作中存在的问题，提出了相應的对策建议。要实现管理制度化，转变工作理念，增强创新意识，提升创新水平，提升办公室队伍的整体素质，建设和完善办公自动化系统，以推进我国高等教育事业朝向健康、稳定的方向发展。

【关键词】 高校办公室;管理工作;问题;对策

高校办公室是学校的综合办事机构，担负着学校日常性行政事务的管理和服务工作，是学校行政管理体系的助推器，办公室工作水平的高低将直接影响到高校管理的运转效率与实效。因此，在一定程度而言，办公室工作水平的高低也关乎到高校教育事业的健康顺利发展。在此背景下，探讨办公室管理工作就显得十分有意义。

一、高校办公室管理工作的相关内容

21世纪，高校的地位和作用与日俱增，其与社会的联系也越来越密切。作为承担着高校综合管理工作的办公室面临着更多的工作内容。

1、紧紧围绕学校的中心开展工作

高校办公室作为直接服务学校领导和学校中心工作的综合性协调部门，其工作的全局性和中心性是学校办公室区别于其他学院、部门办公室的根本特点。学校办公室作为学校工作的中枢部门和学校领导重要的参谋助手，必须从学校工作全局的角度出发，始终服务于学校工作中心，切实做好各项协调、推进、服务、保障工作，确保学校战略发展目标的有序完成和各阶段重点工作的顺利、有序开展，努力为学校的全面发展而奋斗。

2、以服务于学校的教学、科研和广大师生为工作重心

高校办公室工作的重心是服务于学校的教学、科研，并以广大师生为服务对象，这是高校办公室工作区别于其他行政综合管理办公室的主要特点。行政管理和教学科研在当前大学中不可或缺，且有重要的地位。同时，两者也是相辅相成、互相促进的，即高水平的教学科研，为学校行政管理工作提供了基础和目标，高水平的行政管理又为教学科研水平的持续提高给予了保障和支撑。此外，学校中的教师队伍、管理队伍和学生队伍也十分重要，相互促进，共同服务于学校的整体工作。为了更好地把握服务的宗旨，更好地服务于教学科研和人才培养，为各学院、机关部的师生提供规范、便捷、高效和真诚的服务，办公室工作人员付出了辛勤的汗水和智慧。

3、与学校各院系、各部门及社会各界的联系

新时代下，大学已经不再是传统封闭、独立的机构，而是一个沟通社会各界、身兼多种功能的复合社会组织。大学与社会日益加强的联系在学校办公室工作中的突出表现极为明显。当前高校办公室不仅是学校内部沟通上下、联系左右的枢纽，而且与校外的政府、企业、地方及社会各界发生着普遍联系，这也是现代大学发展的客观趋势所致。在校内，学校的各类事务的上情下达需要通过办公室向各院系、各部门进行传递。对外与社会各界的联系也是学校办公室的重要职能，如与教育系统内的联系和教育系统外的联系，与上级相关管理部门之间的联系，与兄弟高校、地方部门之间的平行联系，与具有项目合作关系的单位的联系和校友、校董关系的联系，等等。这些联系形式多样、范围广泛、内容丰富，既为高校办公室的管理工作带来了发展机遇，也带来了挑战。因此，高校办公室也要积极探索行之有效的措施，不断加强和促进与社会各界的互动和合作。

二、高校办公室管理工作存在的问题

随着我国教育事业的不断发展，办公室管理中遗留的旧体制、旧思想已经无法适应新时代下的要求。尽管办公室管理工作在高校教育事业发展和改革中发挥了重要作用，也取得了一些良好成绩，但是也存在着很多不足之处，具体为：

首先，管理机制尚未健全，规章制度不完善。俗话说：“无规矩，不成方圆”。办公室工作任务多而繁杂，如果没有健全的管理机制和完善的规章制度，全校师生员工便无章可循，处于一种松散状态，不利于凝聚力的聚集。当前，尽管很多院校建立了相关管理机制和制度，但与实际工作还不相适应，导致很多制度形同虚设，多以经验为主来开展工作，这样势必会影响办公室业务水平和带来安全隐患，所以，建立一套完善的管理机制和规章制度，并进行科学有效的管理是非常重要的。

其次，工作繁杂，压力大，突发情况频发。随着学校事业的不断扩展、各项工作要求的规范和仔细，办公室服务对象的逐渐增加，使得工作负担不仅繁杂，而且压力加大。同时新业务的不断出现，也导致了很多突发情况频发，这对做好办公室管理工作提出了新的挑战，但面对突发问题，若不能够进行及时有效的处理，则会导致办公室工作处于混乱状态，给高校管理工作带来不利影响。

再次，管理理念不明确，工作积极性不高。高校教育事业要顺利发展，进一步明确办公室管理理念至关重要。反之，在开展办公室业务工作中，没有明确的管理理念，将会导致工作人员工作积极性不高，工作态度不端正。

最后，办公室人员水平参差不齐，队伍整体素质有待提高。办公室工作事务繁杂，需要工作人员具备较强的洞察能力、扎实的文字能力、敏锐的分析能力、良好的协调能力、灵活的应变能力、丰富的礼仪知识等多方面、多学科的知识能力。由于受工作性质的影响，很多办公室工作人员是从机关干部、辅导员、教师、教辅队伍选调，或者留用本校毕业生而选来的，有的人员虽然具备了较高的专业素质，但对于办公室工作还不熟悉，难以适应岗位要求。加之一些人员还是半路出家，缺乏专业训练，更加不能适应办公室工作要求，进而影响办公室人员的人际关系及处理问题的能力。

此外，随着高校教育水平的不断提高，网络技术的广泛应用，高校也正进入一个全方位的网络环境，但是在开展办公室工作中，还过多地依靠传统的工作方法和模式，还没有建设完善的高校办公室办公自动化系统，不利于办公室工作效率的提高。

三、提升高校办公室管理工作水平的几点建议

办公室是一个既有承上启下、协调左右、联系内外的枢纽作用，又有传递信息、辅助领导决策的参谋助手作用，其职能和地位特别重要。当前，在新形势下，为了更好地发挥高校办公室的重要作用，更好地服务于教学、科研工作，服务于高校的教育发展事业，需要做好以下几点。

1、加强制度化管理

有效的办公制度是高校办公室工作开展的基础。具体来说，就要结合学校的发展要求和具体情况，建立健全相关机制和规章制度，以提高管理水平，保证工作秩序的正常运行，让办公室的每一项工作都有章可循、有规可依;强化以人为本、全心全意为师生服务的管理理念，建立既能约束又能激励的竞争机制和政策，营造人尽其才、才尽其用的工作环境，激励、调动工作人员的主观能动性和创新意识;规范办事程序，明确办事的先后次序、具体步骤和基本要求，从根本上杜绝越级、推诿、扯皮现象;明确职责分工，实现目标管理和考核，必须按照每个人的职责和任务作出明确而具体的规定，制定定量的目标和要求，实现绩效考核的公正性。同时，还要健全相应的奖惩制度，避免闲人无所事事，忙人不可开交的现象，从而促进健康的办公室竞争氛围，提升办公室工作效率。

2、转变工作理念

新时代下，因循守旧、墨守成规、思想保守、开拓创新意识不强、缩手缩脚，是做不出成绩，创不出业绩的。要生存，要发展，就必须对新事物、新问题有敏锐的意识和洞察力，有独创性的见解。对于旧问题，就必须突破瓶颈，从新的角度去思考问题、解决问题。具体到高校办公室工作人员，就要转变以往被动式服务管理理念，形成主动的服务管理理念，从而为高校教学、科研和广大师生提供更多角度、更多层次的优质服务。

3、增强创新意识，提升创新水平

创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达不竭的动力。随着时代的发展，各个行业都在力求创新发展，这对于高校办公室管理工作也不例外。长期以来，高校办公室工作都是琐碎事、繁杂事。工作人员经常按照领导意图办事，主动性较差，长此以往，会形成被动从属、谨小慎微的思维定势，这对办公室工作创新、办事效率提升都很不利。因此，增强创新意识、提升创新水平十分关键。具体而言：一是要与时俱进，培养具有创新意识和创新能力的人才;二是变封闭性思维、单向性思维、守成性思维为开放性思维、多向性思维和创新性思维，形成新的发展观，明确和掌握各种服务诉求，为学校领导形成决策和学校教育事业的发展发挥好参谋助手职能;三是提升创新水平，勇于实践，在具体实际工作中大胆跳出经验主义的条条框框，运用创新的思维和能力，探索解决遇到的各种问题，从而取得工作成效。

4、提升办公室队伍的整体素质

努力建设一支高素质的工作队伍，是做好办公室工作强有力的保障。一是要树立终身学习的进取意识，加强理论学习。坚持用马克思中国化的最新研究成果武装头脑，坚定政治信仰，自觉用科学发展观来指导实践工作，将科学理论作为强大精神的支柱和动力源泉;勤于积累和总结。因为有了雄厚的知识积累，才能做到厚积薄发;要学会思考。学而不思则罔，思而不学则殆，只有学会思考，才能将感性的东西理性化，将零散的东西系统化;要勇于实践。理论指导实践，实践又对理论起着决定作用，在工作实践中增长知识，锻炼才能，用实践来检验学习的效果，从而实现学以致用、学用相长、不断进步的工作目标。二是培养无私奉献的精神。没有吃苦耐劳、无私奉献的精神是很难做好办公室工作的。高校办公室工作包罗万象、承担了大量繁杂的事务和政务，这就需要培养办公室人员穷且益坚、不失青云之志的任劳任怨、忘我奉献精神。同时，办公室人员还要严于律己，保持清正廉洁，不以权谋私，以良好的形象和出色的工作业绩来实现自身的价值。三是增强办公室人员的心理承受力。一个人的素质如何，往往决定着业务素质的发挥。办公室人员应该具备良好的心理素质，学会在各种复杂的事物面前始终保持理智、清醒的本领。努力做到遇大事而不乱、遇急事而不慌张、遇难事而不回避、办理琐事而不心烦、压力再大而不烦躁、打扰再多而不埋怨，始终保持良好的心理状态，并以积极、饱满的工作热情和姿态面对领导、广大师生和各种办公室事务。四是重视对办公室工作人员的培训工作，加强对校办业务部门培训信息的掌握，建立相关人员外出培训、交流学习的工作机制，通过外出培训、交流学习不断开拓工作人员的视野，提升素质，增强办公能力。

5、建设和完善高校办公室办公自动化系统

随着计算机、通信技术的不断发展和有效融合，以及网络的普及应用和发展，信息的处理和传递突破了时间和地域的局限，这不仅改变着人们的生活方式和思维，还影响着高校的管理模式。为了适应这一趋势，建设和完善高校办公室办公自动化系统尤为重要。如：借助计算机网络，实施办公室網络化管理，实现办公要素数字化和全程跟踪、记录、归纳，这样既能很好地提高办公效率，又能缓解办公室工作的繁重和管理人员不足的问题。同时，建设和完善办公自动化也有助于各部门的协同一致、加强合作，从而为办公室管理工作走向定性管理和定量管理相结合的科学管理轨道提供更加科学的依据。同时需要注意，在建设和完善高校办公室办公自动化系统中，要加强领导、责任分工明确，准确定位、有序推进，软硬结合、全力保障，加强防范措施，确保网络运行安全。

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【作者简介】

张新娅（1969—）女，汉族，陕西商州人，陕西学前师范学院幼儿教育学院助理研究员，主要研究方向：教育管理.