浅论如何以项目管理视角有效提高教务工作效率

李安琪

摘 要：随着高等教育的不断发展，高等院校的规模也在持续扩大，相应的高校教务工作也越来越重要。面对教务工作中不断出现的新挑战，教务人员应以新的视角来分析问题解决问题。本文以项目管理的视角出发，借鉴项目管理中处理项目的方法就如何提高教务工作效率进行探讨。

关键词：教务工作;项目管理;工作效率

高校教务管理工作是高校教学工作的核心，是保证整个办学机构正常运转的后备力量，也是保证学校能正常培养各方面人才工作的基本前提， 总结来说是一个多因素、循环的动态过程。科学规范的教务管理系统，不仅能维持正常的教学秩序、也能提高人才培养质量以及保证办学效益。教务员是完成教务工作的主要执行者，教务员的工作成效直接对高校人才培养工作产生重要的影响。因此，在面对如何提高教务工作效率的问题上要以创新视角多方面考虑。

一、教务人员的工作内容及作用

作为一名教务人员，主要工作包括工作内容主要有：常规教学排课、日常停调课、各阶段教学检查、考试管理（包括期初补考、期末考试、各项等级考试等）、学籍管理、档案管理、毕业班工作管理等。在实际工作中教务人员主要发挥以下三方面的作用：

（一）桥梁作用。

教务管理工作的干系人包括校方各级领导、教师和学生，在这三大类服务对象中，教务人员起着桥梁作用，通过教务人员在工作中的不断沟通交流，使校方、教师和学生之间能沟通顺利;

（二）协调组织作用。

学校的教学资源有限，包括人力资源、教室资源等，教务人员则需要总体把握学校现有资源的数量，在教学管理中进行合理协调，最大效用的调动各方资源来保证教学活动正常进行;

（三）反馈作用。

在学校组织的各项教学检查、听课评课、教学评估标准要求等活动中，教务处、督导办等管理部门会针对检查中发现的问题向教务人员进行反馈，教务人员则需及时收集反馈意见，将各方面的意见和建议反馈给学院领导，方便为领导决策提供客观有效的依据。

二、教务人员在工作中面临的问题

在目前的工作过程中教务人员证面临着一些困境：首先是“保姆式”服务，超量工作。教务人员不仅要承担教学管理的职能，一般还要承担院系的一般事务，在众多繁杂事务待处理的情境下，教务人员通常都是超负荷工作。其次，教务人员在入职后，一般都没有专业培训，全靠老教务人员传授经验，未形成一系列工作流程。再次，目前的激励机制和竞争机制不完善，无论做得好坏，没有实际的奖励或者惩罚机制，工作的积极性和热情必然被极大地挫伤。最后，教务人员待遇低、学习机会少、晋升无望。

三、以項目管理视角提高工作效率的方法

如何有效的提高教务人员的工作效率，笔者认为可以借鉴项目管理中的一些方法。项目管理就是综合知识、技能、工具与技术，集中应用于各项项目活动，以满足总项目的要求。可以根据其逻辑关系，将其过程归类成五大过程组：启动→规划→执行→监控→收尾。在项目的组织中，大部分的工作都可以被当成项目来做，并按项目的方式来进行管理。同样，繁杂的教务工作也可以被当成一个大项目，其中的各项具体事务则可被看作是一个个的子项目。具体可借鉴方法可分为以下 5方面：

（一）选择适用的过程来实现项目目标。

目前教务工作的处理大多是通过教务员之间口耳相传，以过往经验来传递给新人，并未有明确的文字流程。教务处可出台各项教务工作处理的具体流程，加强在岗人员培训，使教务员能明确处理工作的过程，减少不必要的摸索。对新进的教务人员，提供专业的岗前培训，而不单只是与教学人员一样参加教育学、心理学的培训;充分利用老带青，在迅速提高教务人员工作能力得同时，避免因人员变动导致岗位工作无人接手。

（二）使用经定义的方法来满足要求。

在处理教务工作后，可总结经验，方便在之后的工作中利用经验，提高效率。识别和制定教务工作中的管理方法、最佳实践和标准要求。

（三）建立并维系与干系人的适当沟通与互动。

在处理教务工作中，会与很多人打交道，这些人都是属于干系人，包括学生、教师、学院及学校领导、教务处人员等。与之保持良好的沟通有利于教务工作的开展。领导层面需提高对教务工作的认同度。二级学院应多宣传，让老师们理解并支持教务工作，使教务人员的自身价值得到体现;作为领导应为教务人员争取超工作量的薪酬待遇。

（四）遵守要求以满足干系人的需要和期望。

在与众多干系人的联系中，要明确他们期望的结果是什么，并在遵守学校规章制度的前提下达到其期望及完成工作。学校也应平等提供学习机会和晋升机会。建立合理的有吸引力的教务人员职业晋升机制，使教务人员有多种选择机会;平等提供学习机会。对教务人员而言，也能进一步提升自我，突破岗位的限制。

（五）在范围、进度、预算、质量、资源和风险等相互竞争的制约因素之间寻求平衡，已完成特定的产品、服务或成果。

教务员需要处理的事务多且杂，在多项工作同时进行时，可按照紧急程度划分顺序来处理。另外一套科学适用的教务管理软件对于教务人员来说非常重要，可以使其在处理教务工作中事半功倍。校方应根据学校的教学特点以及学生规模引进教务管理软件。

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